Определение сроков хранения документов организации

Из всего комплекса работ по составлению номенклатуры дел работа по назначению сроков хранения документов требует наибольшей квалификации от работников службы ДОУ.

Сроки хранения документов коммерческой организации устанавливаются на основании:

- Законодательства Российской Федерации.

- Нормативных документов министерств и ведомств Российской Федерации.

- Перечней документов с указанием сроков хранения, разрабатываемых и утверждаемых Федеральным архивным Агентством, другими министерствами и ведомствами.

- Сроков исковой давности.

- Международного законодательства, законодательства и нормативов зарубежных стран (приведении внешнеэкономической деятельности).

- Сроков хранения документов, общепринятых в данной отрасли.

- Собственных интересов коммерческой организации.

Сроки хранения, устанавливаемые законодательством Российской Федерации

Основной массив документов организаций составляет бухгалтерская документация и документы, подтверждающие получение доходов и уплату налогов.

Сроки хранения этих документов установлены на уровне законов, они являются обязательными для всех организаций, действующих на территории Российской Федерации, вне зависимости от формы собственности.

Сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами министерств и ведомств рф

Во многих нормативных документах министерств и ведомств РФ устанавливаются сроки хранения для документов, специфичных для подконтрольной им отрасли или направления деятельности.

Если одни нормативные документы издаются целенаправленно для установления сроков хранения уже существующих массивов документов, то другие, вводя новые правила и порядки работы в подчиненных им организациях, устанавливают одновременно и сроки хранения новых видов документов.

Перечни документов с указанием сроков хранения

Работу службы ДОУ по определению судьбы документов облегчают имеющие силу нормативных документов “Перечни документов с указанием сроков хранения”. Их наличие позволяет не разыскивать самостоятельно многочисленные законодательные акты и нормативные документы. Основные перечни разрабатывает и издает Росархив (см. Таблицу 5), а также министерства и ведомства (например, ранее МНС, после переименования – ФНС). В номенклатуре дел в графе 4 (см. Таблицы 1 и 2) нужно давать ссылку на статьи действующих перечней.

Даже отмененные перечни полезны в качестве справочных материалов, особенно если приходится иметь дело с документами, срок хранения которых устанавливался только в этих перечнях.

Нужно понимать, что некоторые Перечни разработаны уже достаточно давно, и успели значительно устареть. Они не охватывают весь объем документов, с которыми работают организации.

Кроме того, в деятельности организации могут возникнуть ситуации, которые Перечни не учитывают. Иногда документы помимо своей первичной функции используются также и для иных целей, например, для подтверждения права на налоговые льготы. В этих случаях срок хранения следует определять с учетом вторичной функции документов, и он может оказаться более длительным, чем рекомендованный Перечнем.