§ 2.7. Осуществление помощниками судей контроля за работой

специалистов судебных составов по формированию дела,

рассылке копий судебных актов

Легальное понятие специалистов судебных составов дано в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах - это лица, осуществляющие ведение делопроизводства в судебных составах. Исходя из общих положений этой Инструкции к ним также относятся секретари судебного заседания и специалисты иных категорий должностей государственной гражданской службы.

Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах не содержит четкого разграничения обязанностей между помощниками судей и остальными специалистами судебных составов по ведению делопроизводства. Напротив, в ней содержатся общие нормы о том, как должны быть исполнены правила делопроизводства. В частности, пункт 1.13 говорит о том, что на всех стадиях работы с судебными делами и документами помощники судей, консультанты, секретари судебных заседаний и специалисты делопроизводства соблюдают установленные правила о регистрации судебных дел и документов в день их поступления, о введении сведений обо всех производимых по поступившим судебным делам и документам регистрационных, учетных, контрольных, передаточных и иных действиях в базу данных АИС "Судопроизводство". После вынесения судом определения о принятии искового заявления (заявления) к производству секретарь судебного заседания (помощник судьи, специалист по делопроизводству судебного состава) в определенном порядке формирует судебное дело в твердой обложке. Записи на обложке и внутри обложки производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, фиолетового, черного цветов. Сокращение наименования организаций на обложке дела допускается только в пределах возможности прочтения их наименования (пункт 3.10 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах).

Поскольку основной документ по делопроизводству в арбитражных судах четкого разграничения компетенции между помощником судьи и остальными специалистами судебных составов не содержит, то в данной ситуации представляется обоснованным на уровне каждого арбитражного суда осуществлять собственное локальное регулирование разграничения обязанностей между данными лицами по формированию судебных дел. Например, в Арбитражном суде Забайкальского края Приказом от 13 ноября 2009 г. N А78-К/2-41 утверждено Положение о распределении обязанностей между помощником судьи и секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава).

Положение о распределении обязанностей между помощником судьи и секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) может содержать правило, согласно которому работа помощника судьи и секретаря судебного заседания (специалиста судебного состава) строится на основе взаимозаменяемости: в случае отсутствия на работе по уважительным причинам (командировка, временная нетрудоспособность, отпуск и т.д.) помощника судьи, его работу выполняет соответствующий секретарь судебного заседания либо специалист судебного состава. В случае отсутствия на работе по приведенным выше причинам секретаря судебного заседания (специалиста судебного состава) его обязанности исполняет помощник судьи.

Данным Положением следует четко разграничить права и обязанности всех участников "офиса судьи". Так, помощник судьи, среди прочих, выполняет следующие функции: принимает под роспись поступающие из отдела делопроизводства исковые заявления (заявления), судебные дела и другие документы; заполняет статистические карты первичного учета в АИС "Судопроизводство" по поступающим заявлениям, ходатайствам; регистрирует все судебные акты, иные процессуальные документы в АИС "Судопроизводство"; осуществляет контроль за изготовлением и своевременным направлением копий судебных актов, которыми извещаются или вызываются участники процесса. Секретарь судебного заседания (специалист судебного состава) в рамках формирования дел и рассылки копий судебных актов осуществляет регистрацию протокола судебного заседания, судебных актов и иных процессуальных документов в АИС "Судопроизводство"; формирование и подшивку судебных дел, составление описи дела; проставление на копиях заверительных штампов, сшивание копий судебных актов, состоящих из нескольких листов, и т.д.; направление копий судебных актов и других процессуальных документов лицам, участвующим в деле, а также иным лицам по указанию судьи; оформление, конвертование (упаковку) исходящей корреспонденции, осуществляет формирование и подшивку судебных дел, составление описи дела.

По смыслу Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах, помощник судьи осуществляет контроль за работой секретаря судебного заседания (специалиста судебного состава) по формированию судебных дел, рассылке судебных актов.

Формы и методы такого контроля могут быть разнообразными. Из теории права мы знаем, что под формой контроля следует понимать конкретное выражение и организацию контрольных действий. Под методами контроля понимаются приемы, способы или средства проведения контрольных мероприятий.

Основная форма контроля помощника судьи за осуществлением специалистом судебного состава формирования дел, рассылки судебных актов - проверка правильности и своевременности осуществления действий по формированию судебных дел, рассылке судебных актов.

Приемы, способы или средства проведения контрольных мероприятий со стороны помощника судьи могут быть различными, начиная от непосредственного визуального контроля за действиями секретаря судебного заседания (специалиста судебного состава), заканчивая проведением плановых проверок внутри судебного состава помощниками судей.

Особое значение имеет осуществление контроля за действиями секретаря судебного заседания в ходе передачи в дело дополнительно поступающих материалов от лиц, участвующих в деле. Согласно пункту 3.12 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах дополнительные материалы после регистрации передаются под расписку в реестре (журнале, карточке) специалисту судебного состава, который незамедлительно передает их судье, в производстве которого находится исковое заявление (заявление). По резолюции судьи "В дело" на первом листе поступивших документов они приобщаются к делу и вносятся секретарем судебного заседания в его опись с указанием исходящего номера и даты документа, его наименования и количества листов, а также порядковых номеров листов судебного дела.

Здесь необходимо отметить важность не только своевременного приобщения поступивших материалов к делу, но и незамедлительной передачи их судье, в производстве которого находится исковое заявление (заявление), поскольку от этого зависит правильность разрешения спора по существу.

В данном случае вся поступающая корреспонденция должна передаваться помощнику судьи, который контролирует действия секретаря судебного заседания (специалиста судебного состава) и в обязательном порядке проверяет, представлены ли дополнительные материалы судье для резолюции "В дело" и приобщены ли документы к делу, включены ли в опись.

Последовательность подшивки секретарем судебного заседания (специалистом судебного состава) документов в материалы дела, предусмотренная пунктом 3.27 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах, в любом случае должна быть проверена помощником судьи, и особенно когда судебный акт обжалуется в вышестоящую инстанцию и дело должно быть направлено в другой суд.

Представляется, что установленная последовательность подшивки документов в материалы дела может быть нарушена только по указанию судьи для наиболее эффективного прочтения дела и поиска необходимых документов.

Не может быть нарушено только правило о хронологическом порядке формирования дела.

Перейдем к вопросу о контроле за рассылкой судебных актов лицам, участвующим в деле. К сожалению, не всегда секретари судебного заседания (специалисты судебного состава) своевременно исполняют данную обязанность. Право на получение копии судебного акта у лица, участвующего в деле, и у иных лиц, предусмотренных АПК РФ, КоАП РФ, Федеральным законом "О несостоятельности (банкротстве)" и другими нормативными правовыми актами, является одним из основополагающих процессуальных прав, и на это указано в части 8 статьи 11, статьях 41 и 42 АПК РФ.

В развитие данных норм Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах содержит в себе несколько уточняющих правил. Так, согласно пункту 3.18 Инструкции, о времени и месте предварительного судебного заседания, судебного разбирательства стороны и другие заинтересованные лица извещаются секретарем судебного заседания путем направления копий соответствующих определений заказными почтовыми отправлениями с уведомлениями о вручении. При возвращении уведомлений о вручении они приобщаются к материалам дела. В случае, когда направленная судом копия определения не вручена адресату и в уведомлении отсутствует расписка получателя, секретарь судебного заседания немедленно докладывает об этом судье, и по указанию последнего принимаются меры, обеспечивающие своевременное вручение копии определения. На основании пункта 3.25 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах об отложении судебного разбирательства и назначении его на другой день судом выносится определение. Вызванные и явившиеся в судебное заседание лица извещаются об этом под расписку в протоколе судебного заседания. Лицам, не явившимся в судебное заседание, но явку которых суд признал необходимой, высылаются копии определения об отложении судебного разбирательства заказным почтовым отправлением с уведомлением.

Помощник судьи на данном этапе контролирует своевременность действий секретаря судебного заседания (специалиста судебного состава) по рассылке судебных актов для возможности скорейшего принятия мер, обеспечивающих своевременное вручение копии определения, поскольку от этого зависит соблюдение прав и законных интересов лиц, участвующих в деле, а также соблюдение процессуальных сроков рассмотрения дела. В условиях достаточной технической оснащенности арбитражных судов эта функция контроля значительно упрощена возможностью просмотра отправки судебных актов в АИС "Судопроизводство", где всякий раз делается отметка об отправке и формировании почтового реестра.

Особо хотелось бы остановиться на пункте 3.30 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах, предусматривающем обязанность секретаря судебного заседания по внесению необходимых данных в БД АИС "Судопроизводство". Из практики работы арбитражных судов следует, что зачастую осуществление контроля не всегда является возможным, в частности контроля по заполнению данных статистических карт, которые непременно должны блокироваться, и доступ к работе с ними есть только у лиц, их заполняющих. В ситуации, когда секретарь судебного заседания вносит данные в статистическую карту, помощник судьи не может использовать ее в работе и внести какие-либо изменения. Поскольку правильность внесения сведений в статистическую карту влияет на формирование отчета о деятельности судьи, целесообразно вопросы по внесению необходимых данных в БД АИС "Судопроизводство" отнести к компетенции помощника судьи.

В литературе высказано мнение о том, что большинство полномочий помощника судьи - это технические и контрольные по отношению к другим сотрудникам "офиса судьи" <64>. Это представляется оправданным, поскольку помощник судьи является лицом, замещающим более старшую должность государственной гражданской службы по сравнению с другими сотрудниками "офиса судьи", и именно он осуществляет текущий ежедневный контроль за их работой.

--------------------------------

<64> Прокудина Л.А. Институт помощника судьи (современный статус) // Юрист. 2009. N 10. С. 43 - 47.