Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Погорелов Юрий Хроники хронометража

Юрий Погорелов

Хроники хронометража

людям с аналитическим

складом ума и характера

посвящается

По-моему, у Зощенко есть замечательный рассказ о том, как в коммунальной квартире вкрутили лампочку, все посмотрели вокруг, ужаснулись тому, что увидели, и решили лампочку больше не включать. Примерно те же эмоции я испытал, когда в течение сравнительно короткого промежутка времени занимался учетом затрат времени с точностью до 10 минут. Я, конечно, знал, что достаточно много времени тратится непродуктивно, но никогда не подозревал, что этого времени настолько много. Однако в отличие от героев рассказа, хотелось бы не «выключать лампочку», а навести порядок.

И первый шаг в наведении порядка – идентификация существующих проблем расходования времени в контексте причинно-следственного подхода (т.е. нужно не просто идентифицировать недостатки в расходовании времени, но искать их причину и определять пути устранения). Но начнем с малого, хотя бы «вкрутим лампочку».

Целью написания этой заметки, то есть выведения моих мыслей и результатов анализа «в народ», послужило мое простое предположение, что выявленные недостатки использования времени являются повсеместными, и люди их в большинстве случаев не замечают, потому что и не стремятся замечать.

Итак, на мой взгляд, наиболее существенные идентифицируемые недостатки в использовании времени таковы:

Недостаток расходования времени

Сущность недостатка

и его проявление

Работа вне поставленных целей

В планировании использования времени совершенно не учитываются поставленные, как правило, долгосрочные цели;

Время используется, иногда даже планомерно, но в итоге получается, что все затраты времени не принесли полезного результата, так как планирование на достижение этого результата изначально не было направлено

Отсутствие акцента на приоритетных задачах

При планировании и выполнении плана совокупность задач не рассматривается в разрезе их важности;

Как следствие, текущие задачи вытесняют важные, на выполнение которых времени (или сил) может просто не оставаться. В ином проявлении все ресурсы (в том числе и время) распределяются без учета важности задач.

Неверная оценка предполагаемых затрат времени

В процессе планирование на выполнение одной или нескольких задач предполагается отвести заниженное количество времени;

В результате этого приходится впоследствии или отменять задачи в оперативном порядке или же их переносить, но в любом случае часть поставленных задач не будет выполнена;

Перерасход времени на выполнение задачи вызывает стресс из-за чувства нехватки времени, неудовольствие от некачественного планирования, невыполнение задач, угрызения совести из-за этого…

Высокая фрагментарность времени

Время под воздействием разных факторов дробится на относительно небольшие промежутки, в течение каждого из которых обеспечить прирост полезного результата не представляется возможным или же этот прирост очень мал;

Как следствие, в течение даже длительного, но фрагментированного промежутка времени обеспечить выполнение поставленной задачи достаточно сложно из-за необходимости постоянных затрат времени на ее подготовку (переключение внимания, обеспечение концентрации внимания, структурирование информации…).

Наличие избыточного количества отвлекающих факторов

Планируемый порядок использования времени с завидным постоянством деформируется под воздействием различных отвлекающих факторов – от возникающих спонтанных желаний до звонков клиентов и распоряжений руководства «выполнить на вчера»;

Как следствие, времени не хватает, оно используется для решения других задач и вопросов, и собственный список задач становится как горизонт (в плане досягаемости)

Низкая планомерность расходования времени

Факт использования времени не соответствует плану; в комментариях не нуждается, поскольку планирование выхолащивается в развлечение и самообман

Низкая выработка результата (низкая результативность использования времени)

На удивление, факт использования времени даже соответствует плану, но результата почему-то все равно нет;

И не будет до момента, когда будет достоверно планироваться не только работа по времени, но и выработка за период плановой работы (или предполагаемый результат).

Несколько более подробно о недостатках.

Люди, если и пытаются управлять временем, то часто делают это вне контекста поставленных целей. То есть, когда люди и планируют, что они будут делать, и даже если уточняют, когда именно это предполагается делать, забывают ответить на вопрос, зачем. То есть в этом случае поведение человека напоминает афоризм: «Ну, пробил Ты головой стену, и что ты будешь делать в соседней камере?»

Второй недостаток непосредственно следует из первого. При планировании времени совершенно не учитывается, что задачи имеют для нас совершенно различную ценность, и желательно бы в первую очередь делать нужные задачи (и не ждать, пока они станут срочными). Так и вспоминается С. Кови « Put first things first».

В случае, когда планируется не только исполнение задачи, но даже определяется время ее реализации, достаточно часто предполагаемые затраты времени учитываются неверно (преуменьшаются). Результатом этого является искусственно (собственноручно!) созданный цейтнот. Простой пример: сколько времени требует посещение спортзала, если предполагается основная нагрузка в течение 1 часа, а идти туда 15 минут. Первый, простой и конечно же неправильный ответ 1,5 часа. Время на то, чтобы размяться перед основной нагрузкой, одеться и переодеться, «остынуть» после нагрузки, сходить в душ в расчете куда-то пропадает. Кроме того, если после спортзала планируется умственная работа, то неплохо бы добавить минут 20 на переключение внимания и небольшой отдых. В результате, как минимум 2,5 часа вместо 1,5. Разница довольно существенная. Иногда затраты времени на подготовку решения задачи и сопутствующие затраты времени занимают до 100% времени основной задачи. Если неверно рассчитать проект здания, то оно, будучи построенным, проживет недолго. То же самое справедливо и в отношении задач: неверный расчет затрат времени на них приводит к тому, что ранние задачи «вытесняют» хронологически более поздние.

Достаточно многие задачи, особенно творческого характера, а также задачи, требующие внимания и предполагающие ответственность за их исполнение, требуют не просто затрат времени, но затрат непрерывного, точнее «непрерываемого» времени. И тогда фрагментарность времени, возникающая под давлением внешних обстоятельств и внутренней неорганизованности, не позволяет выполнять такие задачи. Возникает парадокс: вроде бы и время есть, и задача не получается (а иногда и просто некогда ее выполнять). Сложность состоит в том, что фрагментарность времени полностью нельзя запланировать, поскольку она часто определяется внешними обстоятельствами – ее можно только прогнозировать с той или иной вероятностью.

Однако, следует сказать, что фрагментарность неизбежна, и, более того, иногда даже необходима: человек в большинстве случаев неспособен выполнять содержательно однородную работу вне зависимости от ее содержания в течение относительно длительного промежутка времени, и поэтому необходима смена вида деятельности, в том числе и под воздействием фрагментарности времени. Впрочем, для каждого человека оптимальная фрагментарность различна: кто-то может выполнять серьезные задачи кусками по 5 минут, а для кого-то лучше сделать за один раз, но в течение 3 часов без перерыва. Важно только чтобы фактическая фрагментарность задач соответствовала личной оптимальной.

Очень связано с предыдущим. Фрагментарность возникает в том числе вследствие избыточного количества отвлекающих факторов, которые и сами по себе препятствуют эффективному использованию времени. Когда мы вынуждены тратить время на отвлекающий фактор, во-первых, время используется непланово, и повышается вероятность невыполнения запланированных задач, во-вторых, увеличивается фрагментарность времени, следствием чего является рост затрат времени на осуществление подготовительных операций и задач. Иногда, конечно, следует отвлекаться от работы для сохранения необходимой работоспособности и своевременного отдыха, но, сознательный отдых или смена деятельности нельзя признать отвлекающим фактором.

Когда мы планируем расход времени, еще теплится надежда, что реальный расход времени (по задачам и степени их выполнения) будет хоть как-то соответствовать планируемому. И с приближением конца планируемого промежутка времени эта надежда все ближе к переходу в мир иной. Как следствие, результативность планирования (точнее необходимость) резко снижается: даже самый блестящий, продуманный... и далее по списку достоинств план совершенно бесполезен, если он не будет реализован. Низкая планомерность расходования времени в определенной мере является следствием неверной оценки предполагаемых его затрат, высокой фрагментарности и наличия большого количества отвлекающих факторов. Выражается очень просто, в комментариях не нуждается, последствия имеет самые грустные – задачи не выполнены, mission failed.

Следует сделать оговорку, что возможны и положительные последствия низкой планомерности времени: особенно в случае использования непрожективного подхода, искусственного или естественного формирования кайросов, моментов озарения… Но положительные последствия от несоблюдения планомерности, скорее, исключение, нежели правило. Много ли, уважаемый читатель, у Вас в течение непланового и внепланового расходования времени было ценных мыслей или заслуживающих внимание результатов? Если и да, то Вы – счастливое исключение.

В продолжение предыдущего. Даже когда мы выполняем запланированные задачи по времени, далеко не всегда получаемый результат не соответствует плановому из-за уменьшенной выработки в единицу времени. Причем выработка может быть самой разной: от кубов заготовленных дров до страниц текста. Строго говоря, вопрос выработки не относится к планированию и распределению задач во времени, поскольку связан в большей степени с умением работать эффективно, однако имеет самое непосредственное отношение к эффективности использования времени в целом, и хотя бы поэтому заслуживает внимания. Вопрос планирования и обеспечения выработки достаточно непрост, особенно в отношении творческого труда. С физическим и даже умственным механическим трудом попроще – результаты, а часто и процессы, унифицированы, дополнительные затраты времени на обдумывание и усовершенствование (в том числе и творчество) не нужны. Для творческого же труда его природа, точнее природа возникновения интересных мыслей и оригинальных идей еще весьма и весьма не изучена. Однако эта тема для отдельного размышления. В контексте планирования времени следует отметить, что творчество нельзя запланировать, но можно создать для него все условия.

Следует сделать оговорку: при рассмотрении сущности недостатков расходования времени в настоящей заметке несколько раз отклонение факта расходования времени от плана рассматривается как недостаток. На это можно возразить, что жизнь не может полностью соответствовать плану, иногда внеплановые квазислучайные действия дают больший результат, чем плановые, использование непрожективного подхода является более эффективным, чем прожективного, хаос-пилотирование эффективнее планирования, планирование творчества практически невозможно, умелое соединение возникших ресурсов и происшедших событий в жизни может дать намного лучший результат, чем воплощение разработанного плана.… Соглашусь. Однако умение работать эффективно без планирования времени, скорее, характеризует талант в достижении целей, а не определяет его. Кроме того, перефразируя классика, отказ или ограничение в планировании времени породили значительно больше последователей безделья, бездумных и безрезультатных затрат времени, отсутствия достижения поставленных целей и выполнения поставленных задач, чем последователей, которые успешно используют творческую лень, хаос-пилотирование и непрожективный подход. Все инструменты неявной оптимизации использования времени достаточно сложны и требуют высокой внутренней самоорганизации или совершенно бешеного таланта. Для их использования необходимо, по моей оценке, вначале хорошо освоить инструментарий формального планирования… и затем от него отказаться – потому что на определенном этапе планирование и итерационная оптимизация текущей деятельности, а затем и неявный поиск лучших вариантов становятся частью психологических неидентифицируемых реакций человека на воздействие внешней среды. Впрочем, это тема тоже для отдельного, достаточно серьезного размышления.

То есть планирование расходования времени должно быть разумным: нельзя, да и не надо планировать все и полностью, но необходимо намечать что и зачем и хотя бы приблизительно определять, когда предполагается выполнять (не забывая, что в неделе всего 168 часов), оставляя, естественно резервы времени для отдыха, непредвиденных помех и резервы на «всякий случай».

В заключение позволю себе отметить, что людям, которые слишком много работают, некогда думать, а людям, которые слишком много занимаются организацией работы (планирование, учет, контроль), некогда работать.

Итак, недостатки в расходовании собственного, неповторимого и безвозвратного времени рассмотрели. Что же будем с ними делать? Как с ними жить, бороться и побеждать (хотя бы себя). Я предлагаю попытаться найти ответ на этот вопрос … самостоятельно.

© Погорелов Юрий. Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/pogorelov-plan/hroniki

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.