Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Лукашенко М.А. Эффективное обучение тайм-менеджменту формы и технологии

М.А.Лукашенко

Эффективное обучение тайм-менеджменту: формы и технологии

Лукашенко Марианна Анатольевна – д.э.н., профессор, проректор Московской финансово-промышленной академии, член рабочей группы РСПП по реформированию системы образования.

Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих задач в наши дни – одна из основополагающих компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя. К сожалению, в России тайм-менеджменту не учат ни в школе, ни в вузе. Один из самых важных социальных и профессиональных навыков людям приходится осваивать либо «по наитию», адаптируя свой жизненный и социальный опыт к задачам бизнес-среды, либо просто работать, не владея базовыми инструментами самоорганизации.

В последние годы ситуация значительно изменилась к лучшему благодаря широкому распространению и востребованности семинаров и тренингов по тайм-менеджменту в корпоративной среде. На рубеже ХХ-ХХI века сформировалась отечественная школа тайм-менеджмента, впитавшая лучшие классические западные подходы и предложившая ряд аутентичных российских разработок, адаптированных к современным реалиям нашей жизни. На данный момент мы можем уверенно говорить о разработанной и апробированной методологии преподавания тайм-менеджмента в рамках широко известных форматов бизнес-тренинга и/или бизнес-семинара, а также сравнительно новых, но прекрасно себя зарекомендовавших форм бизнес-консалтинга по вопросам управления временем.

В чем главная особенность обучения практическим навыкам тайм-менеджмента? В первую очередь, эта особенность заключается в том, что искусство успевать относится к наиболее медленно осваиваевым навыкам, требующих кропотливой ежедневной системной работы. В режиме реального времени, прямо на семинаре или тренинге, очень сложно, практически невозможно добиться отработки навыка в отличие от тренингов по presentation skills (умению выступать публично), negotiations skills (умению вести переговоры) и даже selling skills (умению продавать), где это частично возможно.

Другая особенность заключается в том, что у большинства взрослых людей с определенным жизненным и профессиональным опытом и образованием, существует некоторая иллюзия того, что о тайм-менеджменте они уже довольно много знают, кроме того, что еще более осложняет ситуацию, что все, что им необходимо, они уже применяют в своей практике. Иллюзия совершенно естественная, так как большинству корпоративных служащих прекрасно известны прописные истины о том, что нужно планировать свой рабочий день, вести ежедневник, структурировать различную информацию, более того, они, действительно, уже применяют те или иные приемы самоорганизации. Только профессиональному взгляду специалиста по управлению временем очевидно, что зачастую методы, приемы, инструменты тайм-менеджмента используются бессистемно, их комбинация может быть не работоспособна или просто не оптимальна, наконец, что декларация участников тренинга об использовании тех или иных тайм-менеджерских технологий и реальность далеко не всегда совпадают.

Означает ли это, что тренинг или семинар по тайм-менеджменту могут носить только общеознакомительный характер и никогда не дадут сформированного навыка? И да, и нет одновременно. Для того, чтобы тренинговые мероприятия по тайм-менеджменту были максимально эффективны, необходимо следующее:

• Четко понимать цели и задачи тренинга и руководствоваться принципом реалистичности в их постановке;

• Грамотно выбирать форму обучения тайм-менеджменту, исходя из целей и задач тренинга;

• Согласовывать с ведущим тренинга специфику и потребности группы для того, чтобы были использованы наиболее подходящие приемы преподнесения и закрепления материала.

• Не ограничиваться только одной формой обучения тайм-менеджменту, проводить обучение системно.

Рассмотрим основные формы тренингов по тайм-менеджменту. Первый выбор, который предстоит сделать ответственному за обучение в компании, это решить, что предпочесть – отправить сотрудников на открытый тренинг, где будут присутствовать представители разных компаний, или заказать корпоративный семинар, в котором будут участвовать только сотрудники вашей компании.

Если позволяет время, наиболее удобно использовать следующую схему: отобрать двух-трех наиболее мотивированных сотрудников, у которых потребность в освоении и усовершенствовании своих тайм-менеджерских навыков отчетливо выражена, и отправить их на открытый семинар хорошо зарекомендовавшей себя компании или известного тренера. Таким образом решаются сразу две задачи: первая – проводится тестирование, исследование того, насколько данный семинар и его ведущий подходят для «широкого» употребления в корпоративном формате для вас, вторая – те люди, которые прошли обучение по тайм-менеджменту первыми, являются своеобразными носителями «ТМ-бациллы» (образное определение российского тайм-менеджерского сообщества, обозначающее мягкое постепенное распространение идей и принципов эффективного использования времени в той или иной социальной или профессиональной группе). Эти люди начинают применять в своей практике те приемы, о которых они узнали на тренинге, и рассказывать о них своим коллегам. Таким образом, очень ненавязчиво, эволюционно в компании посеяно «зерно эффективности». На открытом семинаре также работает фактор «перекрестного опыления» и «смены контекста». Благодаря тому, что в интерактивном режиме представители самых разных компаний и профессиональных сфер, делятся своим опытом, возникает понимание, что не существует неразрешимых проблем, все сталкиваются с определенными трудностями при внедрении тайм-менеджмента и все способны их преодолеть.

После участия в открытых (сборных) семинарах, имеет смысл заказать корпоративное обучение для тех групп сотрудников, которые наиболее в нем нуждаются. Главное на данном этапе, если вопрос о выборе провайдера обучения уже решен с помощью участия в открытых семинарах или другим способом, тщательно и вдумчиво обговорить с бизнес-тренером внутрикорпоративную специфику и особенности участников группы, в которой будет проходить тренинг. В зависимости от того, с каким типом сотрудников будет работать тренер, он подберет наиболее эффективную методику тренинга. Зачастую необходимо менять не только приемы и упражнения работы с группой, но и визуальную презентацию.

Например, руководители высшего звена, как правило, предпочитают деловой, «аскетичный» стиль оформления слайдов, подачу материала крупными блоками, акценты на стратегические вопросы развития культуры тайм-менеджмента в компании.

В то же время для менеджеров среднего звена нередко более эффективной бывает игровая методика подачи материала. Отсюда и более «веселое» оформление презентации слайдов, и рассмотрение деталей реализации тех или иных тайм-менеджерских техник на повседневных прикладных задачах менеджеров.

Корпоративные университеты крупных компаний, включившие курс тайм-менеджмента в программу обучения не только менеджеров среднего звена, но и специалистов тех или иных подразделений компании, как правило, просят проводить тренинг в соответствии с корпоративными стандартами, принятыми в корпорации. Так, в одной из крупных западных корпораций, работающих на российском рынке, существует жесткий стандарт на проведение первых 60 минут любого тренинга, которые расписаны буквально поминутно. Умение и готовность вписаться в корпоративный стандарт – свидетельство и профессионализма и этики тренера.

В другой крупной компании обучение проводится для сотрудников подразделений, деятельность которых полностью зависит от внешних коммуникаций. Соответственно, в процессе тренинга у участников должен быть сформирован гибкий подход к планированию задач с целью оптимального и бесстрессового «встраивания» в предлагаемые обстоятельства.

При проведении тренингов в небольших компаниях , как правило, имеет место смешанный состав участников. Задача тренера в этом случае – подготовить такие задания, которые не только бы обеспечили формирование первичных тайм-менеджерских навыков на привычных бизнес-задачах, но и работали на улучшение взаимопонимания и повышение эффективности командного взаимодействия.

Для того, чтобы результаты корпоративного тренинга, что называется, «не ушли в песок», не растворились после первых дней, когда новое знание воспринимается с воодушевлением и энтузиазмом, исключительно важно позаботиться о дизайне пост-тренинга, закрепляющего полученные знания и переводящего их в реальные навыки. Например, у компании «Организация Времени» - ведущего отечественного провайдера тренинговых и консалтинговых услуг в данной сфере, есть уникальное пособие «Учебный органайзер». Краткий самоучитель, в котором в очень емкой и простой форме даются на каждый день небольшие задания, выполнение которых эффективно «прокачивает» тайм-менеджерские «мускулы» участников тренинга. Важным и необходимым аккордом в системе пост-тренинга будет закрепляющий тренинг-день, на котором прорабатываются итоги самостоятельной работы за период, прошедший со дня проведения корпоративного обучения тайм-менеджменту. Подобная система прекрасно зарекомендовала себя в системе корпоративных университетов крупных российских корпораций, впервые она была апробирована в компании «Вимм-Билль-Данн» и дала заметные результаты.

Системная, регулярная, осознанная работа по формированию и совершенствованию тайм-менеджерских навыков ведет к созданию совершенно особенного климата эффективности в компании. Людям становится работать более комфортно, снижается давление пресса жестких дедлайнов, вся деятельность сотрудников становится более осознанной и предсказуемой, заметно вырастает мотивация персонала, значительно улучшается взаимодействие людей внутри команды и между различными подразделениями.

Статья впервые опубликована в журнале «Управление персоналом», сентябрь 2006 г.

© М.А.Лукашенко, сентябрь 2006 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru

Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/lukashenko/

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

4