2. Автоматизированная активизация умственной работы с мыслями, подлежащими активной разработке

Зайцы: ускорение рождения интеллектуального продукта и прочие зайцы.

Для тех мыслей, которые подлежат активной проработке, я выполняю функцию «Вывесить» (Pin). Таким образом, эти мысли постоянно висят перед глазами при работе с МОЗГом, и, соответственно, требуют от обладателя мозгов активных действий: «Работай с нами, твори!». Важно отметить, что «большой» хаос должен быть вывешен всегда для обеспечения фиксации возникающих мыслей без задержек.

3. Ведение ограниченного хаоса

Зайцы: 1) автоматизация включения момента разгребания хаоса при скапливании критической массы необработанных мыслей; 2) прочие зайцы от применения метода ограниченного хаоса.

Когда мыслей в хаосе накапливается очень много, так что хаос превращается в «ежик», это сигнал «Не пора ли разгрести». Таким образом, автоматически регулируется уровень заполнения ограниченного хаоса.

Стоит отметить, что у меня существует несколько хаосов: «большой» хаос и много маленьких.

Я пришел к выводу, что наряду с «большим» хаосом, целесообразно вести узел маленького ограниченного хаоса при каждом основном направлении личной работы, при каждом проекте. То есть, если по какому-либо проекту у меня появляется мысль, которая так или иначе непосредственно с ним связана, в «МОЗГе» она появляется как потомок узла «Ограниченный хаос» соответствующего проекта. Мысли же, которые не относятся ни какому из текущих направлений (проектов), заносятся в общий «большой» хаос.

4. «Автоматизированное» ведение картотеки ресурсов

Ресурсы – это ссылки на веб-страницы, печатные источники, прочее. Зайцы: возможность оперативно отыскать требуемый ресурс и перейти к его использованию (если это файл или веб-страница), возможность связать ресурс с разрабатываемой мыслью, прочие зайцы от ведения картотеки ресурсов.

Очень удобно связывать прорабатываемые мысли с ресурсами, которые могут потребоваться для их проработки. Например, я разрабатываю направление «Идентификация информационных потребностей ЛПР». Если есть реальные результаты обсуждения этой темы на форуме www.cfin.ru, то я просто перетаскиваю ссылку на это обсуждение в рабочее поле TheBrain и привязываю ее к соответствующей родительской мысли. Таким же образом можно легко ассоциировать с разрабатываемой проблемой прочие www-ссылки. То же самое относится и к файлам, хранимым на жестком диске компьютера. Иконка нужного файла перетаскивается в рабочее поле TheBrain в соответствующий раздел картотеки ресурсов. Это очень экономит ВРЕМЯ.

Можно сказать, что при использовании TheBrain отпадает необходимость продумывания и ведения системы каталогов, так как все файлы могут храниться в одном месте. Впрочем, в крайности впадать не нужно, можно просто избавиться от сложной иерархии каталогов. Это очень значительная экономия ВРЕМЕНИ.

5. Разработка концепта и описание проекта

Зайцы: 1) при работе с идеей проекта, разработке его концепта все мысли, ассоциированные с ним, попадают в одно место и не теряются (ограниченный хаос при проекте); 2) всегда имею под рукой компактное описание проекта: связанные между собой деревья целей и результатов, рисков, исполнителей и прочее; 3) легко могу перейти к документам, конкретизирующим достигаемые результаты проекта (ТЗ, приложения к договору и проч.).

Так, разрабатывая проект (техническое задание проекта), я двигаюсь от основной его цели к подцелям, которые на нижнем уровне переходят в конкретные измеримые результаты, которых необходимо достигнуть. Результаты являются основой для определения необходимых работ, которые нужно выполнить для их достижения. Присвоив разные ключевые слова различным уровням иерархии дерева целей, я могу затем вывести их в режиме списка с помощью функции «Поиск» (Find) по соответствующим ключевым словам. Применительно к проектно-внедренческим работам на данный момент у меня это выглядит следующим образом. Принимаю, что ключевое слово «отчет» будет использоваться для идентификации для отчетов, которые требуются получать ЛПР с помощью внедряемой ИСУП (информационной системы управления предприятием). Таким образом, в процессе разработки проекта можно установить фильтр по ключевому слову «отчет» и TheBrain покажет все список всех отчетов, которые требуется разработать.

Кстати, многие из целей автоматизации на нижнем уровне декомпозируются именно в отчеты. Для каждого из отчетов на стадии начальной разработки ТЗ в примечаниях (Notes) к мысли-отчету делаю набросок миниспецификации. Затем в Excel-файле, привязанном к мысли-отчету разрабатываю подробное ТЗ, подлежащее включению в проект (форма и прочее). Кроме того, в отдельную ветку проекта я выношу все word-документы проекта, так что при работе с проектом они находятся всегда под рукой. Необходимость поиска таких документов по многочисленным каталогам отпадает автоматически. И экономит ВРЕМЯ.

Подход разработки проекта, изложенный выше, можно с успехом применять и для «личных» проектов. Например, одна из моих целей – защита кандидатской диссертации. Я к этому подхожу как к «личному» проекту. Выстраиваю иерархию целей, которые нужно достигнуть; перечисляю докторов и профессоров, с которых надо выкачать информацию (и которым не забыть купить бутылочку коньяка на юбилей, а то не станут делиться информацией и давать пинки в нужную сторону); формирую библиографию, к библиографическим ссылкам привязываю текстовые фрагменты источников, которые, будучи переработанными, послужат основой для написания различных частей диссертации; разрабатываю дерево периодов, к которым привязываю этапы работ (написание диссертации – это вам не календарно-сетевое планирование, система управления проектами со своим расписанием убьет весь тонко организованный ограниченный хаос).