3.2. Экранные формы для ввода и редактирования данных в бд.

База данных – ввод информации о сотрудниках, подразделениях, должностях, образовании, трудовой деятельности и т.д.

Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных.Они обеспечивают более гибкий способ ввода, просмотра и редактирования данных, позволяют вывести на экран одну или несколько записей в виде электронного бланка (шаблона). Формы могут использоваться для просмотра данных таблиц, содержащих очень большое количество полей. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для ввода и просмотра информации базы данных, изменения данных, печати, создания сообщений.

В данной БД представлены следующие формы: формы «Вакансии», «Отделы/кафедры», «Должности», «Штатное расписание», сложная форма «Сотрудники»., сложная форма «Списки по должностям».

Все формы созданы с помощью Мастера форм. Виды форм представлены в Приложении 3.

3.3. Отчеты в бд.

Для предоставления конечного документа по работе с БД данные таблиц и запросов могут быть оформлены в виде отчета.

Отчет – это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране.

Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

создания отчета, выполним В данной БД отчеты созданы на базе созданных запросов с помощью Мастера отчетов. Формы отчетов представлены в Приложении 4.

3.4 Главная кнопочная форма

Для удобства пользования созданной базой данных создана кнопочная форма.

При запуске программы автоматически открывается главная форма «База данных «Отдел кадров «Институт».

В главной форме предусмотрены пункты-кнопки: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, которые далее подразделяются по названиям.

При нажатии на соответствующую кнопку, программа совершает действие, предусмотренное ей, которое описано в макросах.

Рис.10 – Главная кнопочная форма

Результатом выполнения данной работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в отделе кадров. Разработанное приложение отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Заключение

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты: таблицы для сохранения данных, запросы для поиска и извлечения только требуемых данных, формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах, отчеты для анализа и печати данных в определенном формате. Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данной курсовой работе база данных для отдела кадров позволяет автоматизировать обработку информации личного состава института, позволяет всегда иметь под рукой необходимую оперативную информацию. При появлении новых разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

В процессе написания курсового проекта были систематизированы и закреплены теоретические и практические знания в области проектирования баз данных, приобретены навыки самостоятельной учебной и исследовательской работы со специальной литературе по теории и практике решения экономических задач.

Разработанная база данных отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.