7

Новосельская Н.Ф. ЛР № 2 Работа с базами данных в Excel

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА

Работа с базами данных в Excel

Задание:

1. создать базу данных,

2. упорядочить записи по трем полям,

3. сформулировать и выполнить простой запрос к БД,

4. сформулировать и выполнить 2 запроса с условиями поиска с помощью расширенного фильтра,

5. выполнить арифметическую обработку отфильтрованных в п.п. 3 и 4 записей с применением встроенных функций над БД.

Примечание. Во время защиты ЛР надо показать последовательность ваших действий при получении результата.

Методические рекомендации по выполнению задания

Общие сведения

С электронными таблицами Excel можно выполнять целый ряд действий, характерных для работы с базами данных (БД). При этом столбцы будем называть полями, а строки – записями.

Перед построением БД несколько полезных советов:

• расположите БД так, чтобы справа и слева был хотя бы один пустой столбец, а сверху (над заголовками) и снизу – пустая строка. Это позволит легко выделять всю непоименованную БД: нужно выделить любую ячейку и нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<*>;

• формулы, важные данные, диапазон критериев не располагайте слева или справа от БД. В режиме фильтрации диапазон ячеек слева или справа может оказаться скрытым, а вместе с ним будут скрыты и нужные данные;

• разумнее всего размещать на одном листе только одну БД;

• не рекомендуется размещать информацию любого типа под неограниченным диапазоном для извлечения – извлекаемые данные могут наложиться на нее и затереть;

• заранее предусмотрите достаточно места, то есть пустых срок, для расширения БД. При добавлении записей с использованием формы записи помещаются в конец БД, но (!) ячейки под БД, возможно, непустые, не передвигаются вниз, и если не окажется места для расширения, форма данных не позволит вставлять записи;

• если БД присвоено стандартное имя База_данных или некоторое другое, следует добавлять записи внутрь диапазона или использовать для этих целей форму данных. Потому что, если добавить строку ниже диапазона базы данных вручную, необходимо будет переопределять ее имя с указанием нового диапазона.

1. Создайте базу данных (в понимании Excel) по материалам практики, из предыдущих лр или из какой-либо существующей бд (например, Борей). Записей не менее 50.

Основные работы, выполняемые с БД, следующие:

• сортировка,

• поиск записей по критерию,

• обработка записей, удовлетворяющих критерию.

Сортировка

Упорядочение записей по возрастанию или по убыванию принятого признака (или нескольких) в выбранных полях БД выполняется с помощью пункта меню Данные–Сортировка…

А) Сортировка элементов столбцов (перемещаются строки–записи) выполняется так:

• вызвать на экран БД, курсор установить в любую ячейку,

• Данные–Сортировка… на экране диалоговое окно Сортировка диапазона,

• указать имена полей и направление сортировки,

• ОК, на экране результат сортировки.

Б) Сортировка элементов строк (перемещаются в таблице столбцы) выполняется в следующем порядке:

• вызвать на экран БД,

• выделить сортируемую часть БД (все или часть строк),

• Данные–Сортировка–Параметры…

• Сортировать Столбцы (!) диапазона, ОК

• Ввести номер строки электронной таблицы (а не порядковый номер записи в БД) и направление сортировки, ОК.

На экране результат сортировки.

В) Сортировка с помощью кнопок панели инструментов

С помощью кнопок можно выполнить сортировку по элементам только одного столбца, то есть по одному полю, но процедуру можно выполнять многократно. При такой последовательной сортировке нужно помнить, что на втором, третьем и т.д. шагах сортировки упорядочиваются уже отсортированные записи, поэтому назначать ключи сортировки нужно от младшего признака к старшему. Например, если ключи сортировки факультет курсгруппа, то сортировать нужно последовательно по полям группакурсфакультет.

Возврат к первоначальному порядку записей бывает нужен, если сортировка была выполнена ошибочно, или если для печати нужна прежняя последовательность записей БД.

В таких случаях в БД нужно ввести еще один столбец – индекс. Индекс – это специальное поле, содержащее порядковый номер записи (как правило, в первом или последнем поле записи). Сортировка записей БД по этому полю приводит к первоначальной последовательности записей.

2.Упорядочить записи по трем полям; Результаты каждого шага задания сохранять в отдельной таблице на другом рабочем листе с заголовком, в котором указано, чтό именно выполнялось для получения таблицы

Поиск

Поиск в БД производится только по полям, то есть по столбцам таблицы. Если же нужно производить поиск по строкам, то предварительно таблицу нужно транспонировать, в результате чего строки станут столбцами (а столбцы – строками). В такой транспонированной таблице можно выполнить заданный поиск записей.

Транспонирование базы данных в Excel-2003

• Вызвать на экран БД,

• Выделить всю БД (или нужную часть),

• Правка–Копировать… БД копируется в Буфер Обмена,

• Установить курсор в левый верхний угол места расположения новой, транспонированной БД,

• Правка–Специальная вставка…

• В диалоговом окне выбрать Транспонировать

• ОК.

На листе на новом месте получим результат транспонирования.

Транспонирование базы данных в Excel-2007

• Вызвать на экран БД,

• Выделить на свободном месте диапазон ячеек для результата транспонирования,

• Записать формулу с использованием функции ТРАНСП(массив)  ОК  в диалоговом окне функции задать диапазон транспонируемой таблицы/диапазона  нажать одновременно CTRL+SHIFT+ВВОД (вместо ОК).

Функция ТРАНСП должна быть введена в виде формулы массива (Формула массива. Формула, выполняющая несколько вычислений над одним или несколькими наборами значений, а затем возвращающая один или несколько результатов. Формулы массива заключены в фигурные скобки { } и вводятся нажатием клавиш CTRL+SHIFT+ВВОД.) в интервал, который имеет столько же строк и столбцов, сколько столбцов и строк соответственно имеет исходный массив.

• На листе на новом месте получим результат транспонирования

Поиск в БД часто называют фильтрацией записей, поэтому средство поиска в Excel получило название фильтров. При этом записи должны удовлетворять критерию поиска (фильтрации). Для удобства использования фильтров критерий поиска формируется в отдельной части таблицы, и в диалоговом окне фильтра указываются координаты ячеек с критерием.

В Excel предусмотрено два инструмента поиска:

1. автофильтр;

2. расширенный фильтр.