Поиск с автофильтром

• вызвать на экран БД,

• курсор установить в любую ячейку БД,

• Данные–Фильтр или (Автофильтр в Excel-2003). На экране в каждом имени поля справа появилась стрелка,

• установить курсор на стрелку того поля, по которому производится поиск, и щелкнуть левой кнопкой; на экране – перечень значений всех записей в этом поле, а также пункт "Все", позволяющий получить на экране все записи после неудачно выполненного поиска и повторить процедуру, и пункт "Текстовый фильтр", после щелчка на котором появляется диалоговое окно Пользовательский автофильтр (см. ниже),

• ввести значение, по которому нужно выполнить поиск; на экране – все записи, удовлетворяющие введенному критерию с пометкой в верхней строке в виде стрелки; этот символ напоминает, что записи отображены не все, а только отфильтрованные, а при нажатии на стрелку можно получить список условий поиска и выбрать "Все" для отказа от фильтрации,

• если требуется выполнить поиск по сложному логическому критерию, то в диалоговом окне Пользовательский автофильтр выбрать кнопку Условие…; на экране – диалоговое окно Пользовательский автофильтр,

• ввести для одного или двух простых критериев поиска значения полей и условия фильтрации, для их объединения использовать логическую операцию И или ИЛИ; при этом могут использоваться символы шаблона "?" и "*".

Такой поиск можно последовательно выполнять по нескольким полям, при этом результаты каждого шага немедленно отображаются на экране.

Восстановление исходной бд

В нашем распоряжении имеются разные способы восстановления всей таблицы:

1. Щелчок на стрелке любого поля,

2. Выбрать в списке "Все";

или

1. Данные – Фильтр – Показать все; на экране – БД со стрелками;

или

1. Данные – Фильтр( – Автофильтр в Excel2003); на экране – исходная БД.

3. Сформулировать и выполнить 2 запроса к БД с помощью Автофильтра  один простой, второй со сложным условием с применением операций И/ИЛИ. Результаты каждого шага задания сохранять в отдельной таблице на другом рабочем листе с заголовком, в котором указано, чтό именно выполнялось для получения таблицы.

Поиск с расширенным фильтром

Этот режим позволяет выполнять следующие действия:

• одновременный поиск по нескольким полям,

• поиск по вычисляемому критерию.

Одновременный поиск выполняется так:

• вызвать на экран БД,

• в отдельных ячейках сформировать критерий поиска; для примера назовем их D30:E32 и запишем в них критерий поиска по двум полям:

Критерий
Номер строки	Столбец D	Столбец Е
30	Дата поставки	Цена
31	>=13.09.99
32		<500

где "Дата поставки" и "Цена" это наименования полей из БД (это обязательное условие, так как поля БД Excel опознает по их именам),

• определить для себя ячейки на листе рабочей книги для представления результата поиска, так как он будет скопирован в новое место БД; курсор поместить в любую ячейку БД,

• Данные – Фильтр – Расширенный фильтр в Excel 2003 или Данныев разделе Сортировка и фильтр кнопка Дополнительно… в Excel 2007; на экране – диалоговое окно Расширенный фильтр,

• заполнить поля запроса – исходный диапазон, диапазон критериев (указать созданный критерий), диапазон результата, выбирать только уникальные записи или с повторением значений полей; ОК.

На экране – результат фильтрации БД.

При формировании критерия нужно учитывать следующее. Если каждое условие занимает отдельную строку, то считается, что условия связаны логическим ИЛИ (как в примере выше), если же они записаны в одну строку, то их соединяет операция И.

Когда мы выбираем записи с заданным диапазоном значений одного поля (например: 500<Цена<800), то в Критерии имя поля повторяется

Операция ИЛИ Операция И

Тип	Единица измерения	Цена		Тип	Тип
Кондитерские изделия		<500		Кондитерские изделия	Кондитерские изделия
Приправы		>600		>500	<800

Вычисляемый критерий вводится как обычный критерий при работе с расширенным фильтром, но он может включать формулы, в которых аргументами являются поля БД и константы. При этом формулы могут быть составлены пользователем, и могут включать также встроенные функции Excel. При использовании формул в Критерии каждая из них должна иметь собственное уникальное имя, не совпадающее ни с одним именем полей БД, а строкой ниже записывается формула (начиная со знака =), включающая поля БД как операнды. После ее вычисления для полей первой записи БД вместо нее с ячейку будет записан результат – ЛОЖЬ или ИСТИНА. Дальше работа проводится так же как для предыдущего случая.

4. Сформулировать и выполнить 2 запроса с условиями поиска с помощью расширенного фильтра. Результаты каждого шага задания сохранять в отдельной таблице на другом рабочем листе с заголовком, в котором указано, чтό именно выполнялось для получения таблицы

5. Выполнить арифметическую обработку отфильтрованных в п.п. 3 и 4 записей с применением встроенных функций Excel.

Про­верить правильность результатов. Результаты задания сохранять в отдельной таблице на другом рабочем листе с заголовком, в котором указано, чтό именно выполнялось для получения таблицы

 Контрольные вопросы для самопроверки:

1. Какие требования предъявляются к таблице при использовании операций БД?

2. Какие инструменты предусмотрены для выполнения сортировки?

3. Как выполнить сортировку по нескольким полям (признакам)? Как отсортировать по 4-м и более полям?

4. Как сортировать (размещать в другом порядке) столбцы?

5. Можно использовать Текстовый фильтр для сортировки по числовым значениям поля?

6. Как вернуть к исходному виду таблицу после фильтрации?

7. Какие параметры нужно подготовить и задать Расширенному фильтру для получения результата на новом месте в таблице?

8. Как подготовить вычисляемый критерий?

9. Что значит «фильтровать только уникальные записи»?

10. Какие встроенные функции имеются в нашем распоряжении для работы с базами данных?

11. В чем особенность обработки записей БД, полученных после фильтрации?