2. Документооборот

2.1 График документооборота

Документооборот – это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов регламентируется в бухгалтерском учете графиком документооборота.

График документооборота – это график или схема, описывающие движение первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение в архив. Любая организация составляет график самостоятельно, в зависимости от вида и особенностей деятельности. Разработка графика – должностная обязанность главного бухгалтера, а утверждает его генеральный директор. С помощью графика должен быть установлен рациональный документооборот, чтобы можно было предусматривать оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета способствуют правильное составление графика и его соблюдение, также это обеспечивает своевременность составления отчетности. Люди, создавшие и подписавшие документы, несут ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за качественную и своевременную разработку этих документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности и за достоверность данных, содержащихся в документах. Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии. Каждому работнику вручается выписка из графика, в которой перечислены документы, которые относятся к сфере его деятельности.

Каждый документ в бухгалтерском учете имеет свой путь движения (документооборот), однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, которые предъявлены к оформлению.

2. Передача документа в бухгалтерию, где осуществляется контроль за полнотой и своевременностью сдачи его для учетной обработки.

3. Проверка документов, принятых бухгалтером, по форме (полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка.

4. Обработка документа в бухгалтерии, осуществляемая в три этапа:

• таксировка (расценка) – перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка – подбор документов, однородных по экономическому содержанию.

• контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, которая вытекает из содержания документа.