Прораб по техническому обслуживанию и ремонту лифтов
(анализ проводится за 1 неделю)
|
№ |
Наименование дел |
Время,час. |
Важность |
Сложность |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1. |
Составление плана подготовки лифтового оборудования к ТО |
1,5 |
4 |
3 |
|
2. |
Учет заявок за период времени и выявление проблемных лифтов |
0,5 |
5 |
3 |
|
3. |
Определение работ на проблемных лифтах для механиков |
1,5 |
5 |
5 |
|
4. |
Организация мероприятий по охране труда и охране ОС |
1,5 |
4 |
5 |
|
5. |
Работа с владельцем по эксплуатации лифта |
7 |
4 |
5 |
|
6. |
Работа с владельцем по улучшению работы оборудования |
1 |
5 |
5 |
|
7. |
Работа с жалобами на работу лифтов |
3 |
3 |
5 |
|
8. |
Ведение учета рабочего времени |
2,5 |
3 |
3 |
|
9. |
Учет проведенных рабочими работ |
0,5 |
3 |
4 |
|
10. |
Работа с арендодателем |
0,5 |
3 |
3 |
|
11. |
Работа с инспекцией |
1,5 |
4 |
5 |
|
12. |
Организация дежурств |
0,5 |
3 |
4 |
|
13. |
Выявление и направление на обучение рабочих с меньшими знаниями |
0,5 |
3 |
3 |
|
14. |
Зарплата (наряды) |
1,5 |
5 |
4 |
|
15. |
Заказ материалов |
1,5 |
3 |
3 |
|
16. |
Работа с аварийной службой |
5 |
5 |
5 |
|
17. |
Разъезды по участкам |
9,5 |
5 |
5 |
|
18. |
Заполнение документации |
8,5 |
3 |
3 |
|
19. |
Собрания |
6 |
5 |
4 |
|
|
Итого (час.) |
54,5 |
|
|
Методика функционально - стоимостного анализа в управлении временем основана на АВС – анализе (принцип Парето). Определив все свои «дела» за определенный промежуток времени, менеджер (субъективно) определяет важность и сложность каждого «дела» (по пятибалльной шкале). Категория «сложность» связана с выявлением резервов компетентности специалиста. То есть, самую высокую оценку – «5» получают те действия, которые еще не совсем освоены работником (дальнейшее «поле» для совершенствования – дополнительное обучение, консультации с коллегами и т.д.). Для выполнения данного задания необходимо дополнить таблицу двумя колонками (6 и 7). Сначала заполняется последняя колонка, как произведение важности «дела» на его сложность. Далее по значению этого произведения проводится ранжирование, что отражено в колонке «место». Самое максимальное значение произведения получает ранг – 1, затем – по убыванию, 2, 3…. (см. табл.)
Прораб по техническому обслуживанию и ремонту лифтов
|
№ |
Наименование дел |
Время,час. |
Важность |
Сложность |
Место |
Важ.*Сл. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1. |
Составление плана подготовки лифтового оборудования к ТО |
1,5 |
4 |
3 |
|
12 |
|
2. |
Учет заявок за период времени и выявление проблемных лифтов |
0,5 |
5 |
3 |
3 |
15 |
|
3. |
Определение работ на проблемных лифтах для механиков |
1,5 |
5 |
5 |
1 |
25 |
|
4. |
Организация мероприятий по охране труда и охране ОС |
1,5 |
4 |
5 |
2 |
20 |
|
5. |
Работа с владельцем по эксплуатации лифта |
7 |
4 |
5 |
2 |
20 |
|
6. |
Работа с владельцем по улучшению работы оборудования |
1 |
5 |
5 |
1 |
25 |
|
7. |
Работа с жалобами на работу лифтов |
3 |
3 |
5 |
3 |
15 |
|
8. |
Ведение учета рабочего времени |
2,5 |
3 |
3 |
|
9 |
|
9. |
Учет проведенных рабочими работ |
0,5 |
3 |
4 |
|
12 |
|
10. |
Работа с арендодателем |
0,5 |
3 |
3 |
|
9 |
|
11. |
Работа с инспекцией |
1,5 |
4 |
5 |
2 |
20 |
|
12. |
Организация дежурств |
0,5 |
3 |
4 |
|
12 |
|
13. |
Выявление и направление на обучение рабочих с меньшими знаниями |
0,5 |
3 |
3 |
|
9 |
|
14. |
Зарплата (наряды) |
1,5 |
5 |
4 |
2 |
20 |
|
15. |
Заказ материалов |
1,5 |
3 |
3 |
|
9 |
|
16. |
Работа с аварийной службой |
5 |
5 |
5 |
1 |
25 |
|
17. |
Разъезды по участкам |
9,5 |
5 |
5 |
1 |
25 |
|
18. |
Заполнение документации |
8,5 |
3 |
3 |
|
9 |
|
19. |
Собрания |
6 |
5 |
4 |
2 |
20 |
|
|
Итого (час.) |
54,5 |
|
|
|
|
На практике при проведении функционально-стоимостного анализа в управлении временем строится диаграмма визуализации важности действий и затрат времени на них. При выполнении данного задания этого делать не нужно. Необходимо проанализировать, какие действия работник должен выполнять в первую очередь, самостоятельно (задачи типа А), что можно частично или полностью делегировать (задачи В и С).
По примеру видно, что наиболее важными для конкретного менеджера являются задачи, стоящие под № 3,6,16,17, их ни в коем случае нельзя делегировать. Также достаточно важными являются задачи- 4, 5. 11,14, 19. Но при возможности (если есть заместитель или подготовленные сотрудники), их можно делегировать. Так, например, задача 5 – «работа с владельцем по эксплуатации лифта» важна, но на нее затрачивается слишком много времени – 7 часов в неделю (хотя, может быть, неэффективно проводится сама работа и нужно искать резервы по сокращению времени на нее). Полномочия по следующей группе задач – 2 и 7 теоретически могут быть переданы, но на них затрачено небольшое количество времени (0,5 и 3 часа). Анализируя задачи далее, следует в первую очередь все-таки принимать критерий «важности», так как менеджер должен в первую очередь выполнять именно важные дела, а сложные, но не слишком важные может сделать кто-то другой (может быть, даже лучше).
Таким образом, если заполнение документации (задача 18) занимает 8,5 час. при низком интегральном показателе – 9, то ясно, что данную задачу должен выполнять другой работник. Разъезды по участкам (задача 17) также весьма затратны по времени (9,5 час.), но при интегральном показателе – 25 они не могут быть делегированы (а, может быть, здесь проблема в транспорте?). Ну, и нельзя не отметить «затянувшиеся» собрания (6 часов в неделю!), тогда как по правилам эффективного менеджмента на собрания и совещания должно отводиться не более двух часов в неделю.
Проанализировать стиль управления руководителя по конкретной ситуации.