6.3 Программирование

Результаты программирования нормативно закрепляются в специальных документах, которые называются Программа.

В программе оформляется вычленение целей и средств, подчинение средств целям, обоснование целесообразности и рациональности средств. В рамках заявленной концепции деятельности организации может реализовываться несколько программ, каждая из которых связана с отдельными целями, задачами.

В России реализуется большое количество Программ федерального, регионального и муниципального уровня. Например, программа федерального значения «Одаренные дети», программа «Сельский дом» в Оренбургской области.

Программа как нормативный документ обязательно имеет следующие структурные части:

• Название программы;

• Указание разработчика программы (это крайне важно, так как по разработчику можно сразу судить об уровне программы и о возможных источниках ее финансирования);

• Сроки реализации программы;

• Цели реализации программы;

• Ожидаемые результаты реализации программы;

• Этапы реализации программы (не менее трех, с указанием целей и ожидаемых результатов на каждом этапе);

• Возможные участники программы;

• Объем финансирования в целом на программу и по каждому этапу;

• Источники финансирования программы и их долевое участие;

• Перечень основных подпрограмм (мероприятий) программы.

6.4 Проектирование

В рамках программы (или нескольких программ) выделяются различные проекты. В проекте фиксируются свойства будущего продукта. Поэтому проект может быть выделен из программы на основе «продуктного» признака (отдельный проект связан с выпуском отдельного продукта), территориального признака (отдельный проект связан с частью территории) и других признаков. Полную ответственность за проект несет руководитель проекта. Руководитель проекта, как правило, заключает соответствующий контракт или соглашение.

Структура проекта как нормативного документа имеет много общего со структурой программы. В Проекте, также как и в программе, выделяют: название проекта, сроки реализации проекта, цели реализации проекта, ожидаемые результаты, этапы реализации проекта (не менее трех, с указанием целей и ожидаемых результатов на каждом этапе), объем финансирования в целом на проект и по каждому этапу, источники финансирования проекта и их долевое участие.

В отличие от Программы, Проект не содержит указание того, кто его разрабатывал (это не важно), но обязательно содержит сведения о руководителе проекта. Реальное финансирование начинается только после того, как проект будет принят и утвержден к исполнению. Поэтому необходимо наличие лица, которое будет нести финансовую ответственность за проект. К Проекту обычно прилагается и такой документ как Смета расходов, которая служит как инструментом обоснования рациональности расходов выделенных средств, так и нормативным финансовым документом контроля целевого использования выделенных на проект средств.

6.5 Планирование. Бизнес-план

В плане отражается последовательность получения промежуточных результатов и ответственные за каждый промежуточный результат. Поэтому план является основным нормативным документом для осуществления оперативного контроля.

План как нормативный документ включает в себя следующие структурные части:

• Номер мероприятия (или вида работ) по порядку (для того, чтобы было сразу видно, сколько мероприятий планируется);

• Мероприятие (или вид работ);

• Сроки проведения мероприятий;

• Ответственные за мероприятие;

• Объем финансирования на мероприятие.

Раньше предполагалось, что именно управленцы должны были планировать работу (то есть фактически составлять планы) своих подчиненных, поскольку подчиненные в основном были неграмотны. В настоящее время рекомендуется, чтобы составляли планы по возможности сами исполнители, а руководители только утверждали планы. Целесообразность такого подхода диктуется следующими причинами. Во-первых, большинство подчиненных имеют достаточный уровень образования, чтобы самим составить такой оперативный документ как план. Во-вторых, исполнители сами лучше знают реальные сроки выполнения мероприятий и видов работ и их перечень – ведь это они сами и делают. В-третьих, руководителю необходимо больше сосредоточиться на выполнении стратегических, а не тактических функций.

При утверждении планов руководитель всегда должен учитывать следующие факторы:

• Рекомендовать исполнителям увеличить количество мероприятий путем разбиения отдельных крупных мероприятий на более мелкие (это позволит иметь руководителю больше точек для контроля и более рационально проверить запрашиваемое финансирование мероприятия);

• Рекомендовать исполнителям разумно сократить сроки выполнения мероприятий (так как исполнители всегда стараются «растянуть» сроки, чтобы обеспечить себе маневр в случае форс-мажорных обстоятельств);

• Рекомендовать исполнителям разумно сократить объемы финансирования на мероприятия (так как исполнители всегда стараются увеличить финансирование в своих интересах)

К особым видам планов можно отнести бизнес-план. Методология и практика составления бизнес-планов пришла к нам из-за рубежа. Хотя бизнес-план у нас считается одним из видов планов, на самом деле, как это будет видно из его структуры, бизнес-план объединяет в себе два документа – Проект и План.

Структура бизнес-плана не канонизирована, хотя в нем имеется определенный набор часто повторяющихся разделов и показателей, характеризующих как саму организацию, так и проект, для которого составлялся этот бизнес-план.

Бизнес-план обычно включает в себя¹:

• Введение (раскрывается, с решением каких проблем связан проект (его роль и значение в социуме), указываются тенденции и перспективы развития вида деятельности, с которым связан проект, приводятся ориентировочные сроки выполнения работ, рассчитывается ожидаемая прибыль от реализации проекта и его окупаемость, приводятся условия, гарантирующие сохранность вложений);

• Цели реализации проекта, для которого составляется бизнес-план;

• Потенциал организации (величина и состояние реального и акционерного капитала; объем, структура, возраст, степень износа зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств; величина материальных запасов; число разрешенных к выпуску и фактически выпущенных акций, их распределение по видам и держателям и т.д.);

• Имидж организации (организационные ценности; деловая репутация, общественная репутация);

• Персонал организации (принципы его подбора, оценки, продвижения; формы отношения с профсоюзной организацией; методы управления персоналом);

• Необходимые условия реализации проекта (планируемые к внедрению технологии и оборудование, источники и способы обеспечение потребности в сырье, материалах, энергии, комплектующих, затраты на них; пути повышения производительности труда и ее эффективности; способы контроля качества продукции или услуг);

• Описание продукта или услуги (технический уровень, качественные параметры, уникальные свойства, недостатки и возможности их устранения, возможность модификации продукта или услуги; результаты сопоставления с имеющимися аналогами; жизненный цикл продукта или услуги; время, необходимое для запуска и сертификации продукта или услуги; возможности использования отходов);

• Маркетинговая стратегия (характеристика рынка сбыта: объем, насыщенность, тенденции развития на ближайший период; анализ рынка по территориям, по группам потребителей; характеристика основных каналов сбыта; наиболее крупные посредники и покупатели, способы взаимодействия с ними);

• Конкурентоспособность продукта или услуги (сведения об основных конкурентах, их доли на рынке; основные параметры, по которым может вестись конкурентная борьба (технические параметры, надежность, эстетика, экологичность, эргономичность, безопасность, унифицированность, упаковка, сервис и т.п.); параметры, по которым можно превзойти конкурентов);

• Прогноз сбыта продукции или услуги;

• Риски и способы их страхования;

• Финансовая стратегия (источники формирования финансовых ресурсов (выпуск акций, облигаций, банковские ссуды, накопленная прибыль, амортизационный фонд); требования к эффективности их использования; соотношение собственных и заемных средств; основы политики инвестирования);

• Финансовый план (план доходов и расходов; прогнозный баланс; план получения целевых средств; план движения денежных средств на счетах в банке и в кассе; план прибыли и убытков, прогнозный бухгалтерский баланс).