4.1.2 Требования к документации системы экологического менеджмента

Документация СЭМ ООО «Газпром добыча Надым» должна удовлетворять следующим требованиям:

• являться удобной для просмотра, отвечать на вопросы: кем, что, как, когда, где необходимо выполнить;

• иметь учетные номера, легко идентифицироваться по виду производства, подразделению, функции и др.;

• указывать на соответствующие обязанности и полномочия ответственного лица;

• иметь ссылки к смежной, дополняющей или уточняющей документации;

• иметь даты оформления и пересмотра, храниться в течение установленного срока;

• периодически анализироваться, пересматриваться и модернизироваться.

Рекомендуемые требования к конкретным документам приведены в стандартах СЭМ ООО «Газпром добыча Надым».

4.1.3 Порядок управления документацией

Управление документацией обеспечивает выполнение процедур по разработке и оформлению, рассмотрению, утверждению и использованию документов, контролю их выдачи и доступности на рабочих местах, периодической проверке и анализу актуальности, внесению изменений, хранению и изъятию устаревших документов. Для управления документацией целесообразно использовать компьютерную технику и программы поиска и хранения документов в электронном виде.

В ООО «Газпром добыча Надым» установлен следующий общий порядок управления документацией:

1) Разработка и оформление документов. Осуществляется отделом ООС и/или экологом филиала в соответствии с рекомендациями данного стандарта, п. 8.1. Инструкции по документационному обеспечению управления в ООО «Газпром добыча Надым» и другими нормативными документами. При необходимости к созданию документов привлекаются специалисты производственных подразделений. В процессе создания документов определяется их название, функциональное назначение, содержание и форма, необходимые приложения, возможность использования современных информационных технологий.

2) Рассмотрение и утверждение. Документы до выпуска должны рассматриваться ответственным за СЭМ ООО «Газпром добыча Надым» (первым заместителем генерального директора – главным инженером, заместителем главного инженера - главным геологом, начальником отдела ООС, руководителями подразделений, деятельность которых связана с охраной окружающей среды), чтобы обеспечить ясность, точность и правильность их изложения и построения. Предполагаемые пользователи также должны иметь возможность ознакомиться с документацией и представить свои замечания. Выпускаемая документация утверждается ответственными за ее использование должностными лицами. На каждом экземпляре должно быть проставлено разрешение на выпуск.

3) Идентификация документов. Всем делам, включенным в номенклатуру дел/документов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым», присваивается индекс, который состоит из делопроизводственного индекса отдела ООС – 040 (согласно прил. 3 инструкции по документационному обеспечению управления в ООО «Газпром добыча Надым») и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Например: 040/12, где 040/ – делопроизводственный индекс отдела ООС, 12 – порядковый номер заголовка дела (папки с документами) по номенклатуре дел. Всем видам документов СЭМ присваиваются индивидуальные номера в числовом формате в соответствии с номенклатурой дел/документов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым». Для обозначения конкретных документов к индексу дела (номеру папки) добавляется порядковый номер документа в папке, например 040/12/1. Номер редакции для документов в стадии производства идентифицируется в числовом формате с двумя разрядами в скобках: (01), (02), (03) и т. д., где (01) – начальная редакция.

4) Рассылка. При рассылке утвержденных документов соответствующий персонал должен быть обеспечен документацией, содержащей необходимую информацию для его работы и в требуемом количестве.

5) Хранение и использование документов. Представляет собой формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска передачи, копирования и тиражирования документов. Документация хранится на бумаге или в электронном виде.

Документы в электронном виде размещают на сетевых дисках. Напри­мер, (F): папка 040/02 "Внутренние стандарты предприятия". Документы текущей редакции располагаются в папке "Текущие документы". Все документы в этой папке защищены от записи и не могут быть изменены внутри папки. Документы, изъятые из оборота, располагаются в папке "Архивные документы". Все документы в этой папке должны быть максимально защищены от записи и от изменений. Документы, находящиеся в стадии изменения, помещаются в папку "Изменяемые документы".

6) Внесение изменений. Изменения к стандартам СЭМ ООО «Газпром добыча Надым» разрабатывают при необходимости замены (модификации) или исключения отдельных их положений или фрагментов. Порядок разработки, утверждения, регистрации, учета, изменения, пересмотра и отмены стандартов ООО «Газпром добыча Надым» устанавливается с учетом положений ГОСТ Р 1.4-2004, СТО Газпром 1.1-2009 и настоящего стандарта.

Если в стандарт уже внесено три изменения, то следующее изменение не разрабатывают, а осуществляют пересмотр стандарта. Пересмотр стандарта осуществляют также, если объем вносимого изменения превышает 20% текста стандарта, а также при необходимости значительного изменения названия или области применения стандарта.

Каждому вносимому в стандарт изменению разработчик присваивает порядковый номер, а текст изменения оформляется приложением к стандарту. При пересмотре стандарта, в предисловии вместо пункта «ВВОДИТСЯ ВПЕРВЫЕ» указывается редакция «ВЗАМЕН» какого документа.

Проект изменения к стандарту допускается не согласовывать со структурными подразделениями Общества, организациями ОАО «Газпром», органами государственного контроля (надзора) и сторонними организациями, которые ранее согласовали проект данного стандарта, если вносимое изменение не затрагивает требований, относящихся к их компетенции.

Дату введения в действие изменения к стандарту устанавливают с учетом времени, необходимого для проведения соответствующих организационно-технических мероприятий.

7) Изъятие устаревших документов. В том случае, когда документы устарели (изменились требования, внесены изменения, изменился вид деятельности и др.) производится их оперативное изъятие из всех пунктов выдачи и мест использования.

Если устаревшая документация необходима для информационных, юридических или иных целей, то на первой странице документа делается отметка "УСТАРЕВШИЙ" и хранится вместе с действующими документами. Если устаревшая документация не нужна, то она передается в архив.

8) Передача документов на постоянное хранение в архив. Устаревшие документы при бумажном делопроизводстве помечают штампом "АРХИВНЫЙ" и передают в архив. Архивные документы используются при проверках контролирующими органами и для сбора данных при разработке проектов.

Конкретный порядок оформления, согласования, утверждения, внесения изменений, пересмотра, хранения, изъятия устаревших версий, архивации или уничтожения документа определяется:

• в самом документе;

• в приказе, который вводит документ в действие;

• в отдельном Порядке по разработке и актуализации документа;

• в стандартах СЭМ ООО «Газпром добыча Надым».

Документацию следует создавать и поддерживать в виде, достаточном для внедрения и функционирования СЭМ. При этом основное внимание должно быть направлено на эффективную работу СЭМ и на повышение экологической результативности, а не на создание сложной системы управления документацией.

В общем виде порядок утверждения, согласования и движения экологической документации (в том числе документации СЭМ) в ООО «Газпром добыча Надым» представлен в приложениях А-В.