3.2 Сокращения

ООС – охрана окружающей среды;

Отдел ООС – отдел охраны окружающей среды;

ИТЦ – инженерно-технический центр;

СЭМ – система экологического менеджмента;

СТО – стандарт организации;

ПЭК – производственный экологический контроль;

ПЭМ – производственно – экологический мониторинг;

ОФХИ – отдел физико-химических исследований ИТЦ;

УКС – управление капитального строительства;

ЯГПУ – Ямальское газопромысловое управление.

4 Основные положения

Экологическая документация и отчетность предназначены для обеспечения высшего руководства Общества, отдела ООС, структурных подразделений ООО «Газпром добыча Надым», органов управления природоохранной деятельностью в ОАО «Газпром», государственных и ведомственных специально уполномоченных природоохранных организаций полной, комплексной и достоверной информацией в области охраны окружающей среды и использования природных ресурсов.

Основными целями данного стандарта являются:

• информационное обеспечение принятия решений в области охраны окружающей среды, в том числе разработки и реализации природоохранных программ и планов;

• совершенствование системы экологического менеджмента ООО «Газпром добыча Надым»;

• подготовка информации для государственных органов власти, ОАО «Газпром» и общественности;

• учет потребления природных ресурсов и загрязнения окружающей среды.

4.1 Экологическая документация

Настоящий стандарт определяет и поддерживает в рабочем состоянии в ООО «Газпром добыча Надым» и его структурных подразделениях процедуру управления всеми документами, связанными с природоохранной деятельностью, для того, чтобы они соответствовали установленным требованиям, их можно было найти, использовать в текущей работе, хранить в течение указанного срока.

4.1.1 Типы и форматы документов

В природоохранной деятельности ООО «Газпром добыча Надым» используются следующие типы документов:

1) Экологическая политика ООО «Газпром добыча Надым».

2) Экологические цели и задачи ООО «Газпром добыча Надым».

3) Руководство по СЭМ.

4) Стандарты СЭМ ООО «Газпром добыча Надым».

5) Документы, определяющие полномочия и ответственность в области охраны окружающей среды.

6) Организационно-распорядительная документация ООО «Газпром добыча Надым» в отношении поддержания и развития СЭМ.

7) Записи СЭМ на уровне Общества (протоколы заседаний Рабочей группы по СЭМ, журналы и другие регистрируемые данные, относящиеся к реализации СЭМ, включая результаты внутренних и внешних аудитов и оценок соответствия, мониторинга достижения целей, отчетность, переписку с внешними организациями по вопросам, относящимся к СЭМ).

8) Формы для записи данных по экологическим аспектам, программе и планам природоохранных мероприятий, другим видам природоохранной деятельности.

9) Производственная природоохранная документация и записи, ведущиеся в соответствии с законодательными и отраслевыми требованиями (журналы первичного учета, результаты проверок, данные производственного экологического мониторинга, документация по платежам т.п.).

10) Документы от внешних заинтересованных сторон (надзорных органов, органов власти, общественных организаций, клиентов, населения), содержащие требования к значимым экологическим аспектам деятельности ООО «Газпром добыча Надым», либо имеющие отношение к результативности СЭМ (запросы, письма, жалобы, претензии, предложения).

Указанные типы документов имеют определенную иерархию. В соответствии с ВРД 39-1.13-2003, к высшему уровню документов «А» системы экологического менеджмента относятся экологическая политика, экологические цели ООО «Газпром добыча Надым». Следующий высокий уровень документов «В» представлен внутренними стандартами организации (СТО). К среднему уровню документов «С» относятся инструкции, положения, программы и планы природоохранных мероприятий, перечни значимых экологических аспектов, экологические цели и задачи Общества, результаты проверок, данные экоаналитического контроля, отчеты о природоохранной деятельности. Низший уровень «D» включает документы, отражающие текущую природоохранную деятельность: приказы, распоряжения, переписку с филиалами, другими организациями и др.

Состав и содержание природоохранной документации ООО «Газпром добыча Надым» определяется самим Обществом в соответствии с законодательными и отраслевыми, требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 14001-2007, нормативными документами СЭМ ОАО «Газпром» и СЭМ ООО «Газпром добыча Надым».

Согласно инструкции по документационному обеспечению управления в ООО «Газпром добыча Надым» экологические документы, относящиеся к одному вопросу или уча­стку деятельности и имеющие единые сроки хранения, помещаются в дела (отдельная папка/обложка). Дело может состоять из одного документа, если он отражает отдельный вопрос или участок деятельности.

В последнем квартале каждого года ответственным за делопроизводство лицом отдела ООС, экологом филиала подготавливается номенклатура дел  – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, планируемых к формированию в отделе ООС/у эколога структурного подразделения Общества в предстоящем календарном году, с указанием сроков хранения дел. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об отделе ООС, номенклатурой дел за прошлый год, а также размещенными в электронном виде на Интранет сервере Общества (на странице АХО) перечнями документов с указанием сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются все дела, планируемые к заведению в предстоящем календарном году и отражающие управленческую деятельность, в том числе дела, содержащие документы ограниченного доступа, копии и проекты документов.

В номенклатуру дел не включаются документы личного происхождения, сборники правовых актов, периодические печатные издания, информационные материалы и книжная продукция.

Состав и номенклатура дел/документов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым» представлена в таблице 1.

Таблица 1. Номенклатура дел/документов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»

Уро-вень документов	Индекс дела (№ папки)	№ доку- мента	Наименование документов	Срок хранения документов
1	2	3	4	5
А	040/01	040/01/1	Экологическая политика ООО «Газпром добыча Надым»	Пост.
		040/01/2	СТО Руководство по СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	Пост.
		040/01/3	Экологические цели и задачи ООО «Газпром добыча Надым»	Пост.
В	040/02	040/02/1	СТО «Порядок составления и принятия экологической политики»	Пост.
		040/02/2	СТО «Порядок идентификации экологических аспектов»	Пост.
		040/02/3	СТО «Порядок разработки экологических целей и задач, программы и планов природоохранных мероприятий»	Пост.
		040/02/4	СТО «Полномочия и ответственность в области охраны окружающей среды»	Пост.
		040/02/5	СТО «Экологическая документация и отчетность»	Пост.
		040/02/6	СТО «Порядок информационного взаимодействия и подготовки кадров в области охраны окружающей среды»	Пост.
		040/02/7	СТО «Производственный экологический контроль»	Пост.
		040/02/8	СТО «Производственный экологический мониторинг»	Пост.
		040/02/9	СТО «Внутренний аудит системы экологического менеджмента»	Пост.
		040/02/10	СТО «Оценка экологической результативности»	Пост.
	040/03	040/03/1	Стандарты по системе экологического менеджмента ОАО «Газпром»	Пост.
		040/03/2	Стандарты и рекомендации ОАО «Газпром» в области охраны окружающей среды	Пост.
С	040/04	040/04/1	Положение об отделе охраны окружающей среды	Пост.
		040/04/2	Должностные инструкции	Пост.
		040/04/3	Инструкции по охране окружающей среды	Пост.
		040/04/4	Перечень законодательных и других требований в области охраны окружающей среды	Пост.
	040/05	040/05/1	Перечень функциональных зон ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
		040/05/2	Ранжированный перечень значимых экологических аспектов	5 л.
	040/06	040/06/1	Экологические цели и задачи ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
		040/06/2	Программа природоохранных мероприятий	5 л.
		040/06/3	Планы природоохранных мероприятий и отчеты о выполнении	5 л.
	040/07	040/07/1	Матрица распределения ответственности в СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	до замены новыми
		040/07/2	Номенклатура документов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	до замены новыми
		040/07/3	Программа экологической подготовки кадров ООО «Газпром добыча Надым»	до замены новыми
		040/07/4	Журнал учета экологической подготовки кадров ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
	040/08	040/08/1	Производственный экологический контроль, акты проверок и контроль за исполнением	5 л.
		040/08/2	Производственный экологический мониторинг, экологические изыскания	5 л.
	040/09	040/09/1	План внутренних аудитов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
		040/09/2	Реестр внутренних аудиторов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
		040/09/3	Журнал регистрации результатов внутренних аудитов СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
		040/09/4	Единый Реестр выявленных несоответствий в СЭМ ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
	040/10	040/10/1	Годовые отчеты о природоохранной деятельности	пост.
		040/10/2	Отчеты об экологической результативности, решения высшего руководства ООО «Газпром добыча Надым» по совершенствованию функционирования СЭМ	пост.
		040/10/3	Журнал регистрации запросов и жалоб заинтересованных сторон	5 л.
	040/11	040/11/1	Документация по охране атмосферного воздуха	до замены новыми
	040/12	040/12/1	Документация по охране и рациональному использованию водных ресурсов	до замены новыми
	040/13	040/13/1	Документация по обращению с отходами производства и потребления	до замены новыми
	040/14	040/14/1	Документация по общим требованиям в области охраны окружающей среды	до замены новыми
	040/15	040/15/1	Документация по радиационной безопасности	до замены новыми
	040/16	040/16/1	Документация по охране недр	до замены новыми
	040/17	040/17/1	Лицензирование природопользования	3 г. после ис течения срока
	040/18	040/18/1	Документация по охране растительного и животного мира	до замены новыми
	040/19	040/19/1	Экологическая экспертиза
D	040/20	040/20/1	Приказы, распоряжения ОАО «Газпром»	5 л.
	040/21	040/21/1	Приказы, распоряжения ООО «Газпром добыча Надым»	5 л.
	040/22	040/22/1	Переписка с ОАО «Газпром»	5 л.
	040/23	040/23/1	Переписка с контролирующими организациями	5 л.
	040/24	040/24/1	Переписка с филиалами	5 л.
	040/25	040/25/1	Внутренняя переписка по Администрации Общества	5 л.
	040/26	040/26/1	Переписка с научно-исследовательскими и проектными организациями	5 л.
	040/27	040/27/1	Договоры	3 г. после ис- течения срока
	040/28	040/28/1	Экологическая отчетность по формам госстатнаблюдения, в т.ч. по текущим и капитальным затратам, направленным на охрану окружающей среды (ф. №№ 4-ос, 18-кс)	Пост.
	040/29	040/29/1	Задания на проектирование	10 л.
	040/30	040/30/1	Программы, протоколы	10 л.
	040/31	040/31/1	Платежи за негативное воздействие на окружающую среду	5 л.