Левицкая 2

1. Составьте акт о несоответствии полученных документов списку, указанному в приложении.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО УТВЕРЖДАЮ

«Север» Генеральный директор

Подпись Н.С.Подшивалова

12.03.2001

АКТ

10.03.2001 №3

Г. Тверь

О несоответствии документов

Мы, работники службы управления делами туристического агентства «Север», составили настоящий акт о том, что 9.03.2001, в полученном конверте из ТА «Дом» выявлено несоответствие документов списку, указанном в приложении. Не оказалось сметы за 3 квартал.

Начальник отдел писем Подпись Л.С.Лапинский

Секретарь Подпись П.Р.Проничкина

2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:

вх. № 980 от 02.12.2009 и вх. № 981 от 06.01.2010?

Нет

3. Можно ли приказы регистрировать следующим образом:

от 12.01.2010 № 5, от 12.01.2010 № 6, от 14.01.2010 № 7, а затем от 12.01.2010 № 5а?

Нет

4. Определите, какая информация содержится в следующих регистрационных номерах:

№ 01-17/193; № 02-04/23; № А-15/01; № 71; № ВА-07/15;№ 12-У.

№ 01-17/193

01 – индекс структурного подразделения, 17 – номер дела по номенклатуре, 193 – порядковый номер отправляемого документа.

№ 02-04/23

02 – индекс структурного подразделения, 04 – номер дела по номенклатуре, 23 – порядковый номер отправляемого документа.

№ А-15/01

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии – А, 15 – номер дела по номенклатуре, 01 – порядковый номер отправляемого документа.

№ 71

порядковый номер отправляемого документа.

№ ВА-07/15

ВА - код должностного лица, 07- номер дела по номенклатуре, 15 –порядковый номер отправляемого документа

№ 12-У.

12- порядковый номер отправляемого документа, У – указ

5. Составьте письмо для следующей ситуации: сотрудничающая с вами фирма известила вас о причинах задержки выполнения контрактных обязательств доставки товаров (в частности, по вине завода-изготовителя, который в свою очередь испытывает большие трудности с материалами, необходимыми для производства этих товаров). В связи с этим фирма предполагает, что в текущем году ей удастся поставить определенное количество товарных единиц, и просит перенести срок поставки остального количества на следующий год.

ЗАО «Здоровье»

Ул. Дружбы, д.20, оф.201, Тюмень, 345678

Тел. (678) 654-379

31.11.2008

01-20/567 №19 Генеральному директору

ЗАО «Покупай»

Милославскому Е.П.

Ул. Республики, д.34,

Тюмень, 567456

Тел. (567)789-789

М.А. Крыжовникова

Прошу спланировать сроки

поставки товара

на 2010 год к 07.02.2010

Подпись 07.08.2009

О задержке доставки товара

Уважаемый Марат Юрьевич

Сообщаем Вам о том, что в связи с трудностями на производстве у завода-изготовителя «Кедр», который, в свою очередь поставляет нам материал для изготовления продукции, Ваш заказ будет доставлен нашей фирмой с задержкой.

Так же, мы предполагаем, что в текущем году нашей фирме не удастся поставить весь товар и просим перенести поставку, оставшегося товара на 2010 г.

Генеральный Директор Подпись П.С.Выжиков

ЗАО «Здоровье»

Входящая корреспонденция

Журнальная форма

Дата получения	Рег. №	Корреспондент	Заголовок	Дата отправления	Индекс	Исполнитель
31.11.2008	19	ЗАО «Престиж» П.С.Выжиков	О задержки доставки товара	29.11.2008	345267	М.А. Крыжовникова

Карточная форма

Входящий № и дата регистрации	От кого	Количество листов и экземпляров	Исходящий № и дата отправления документа
19; 31.11.2008	Ген. Директор ЗАО «Престиж» П.С.Выжиков	1 л., в 2 экз.	№ 01-20/567 31.11.2008

Исходящая корреспонденция

Журнальная форма

№	Регистрационный №	Дата отправления	Кому адресовано	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	01-20/567	01.12.2008	Генеральному директору ЗАО «Покупай» Милославскому Е.П.	О задержке поставки товара	М.А. Крыжовникова(исполнено)

Карточная форма

Дата и номер документа	Краткое содержание	Адресат	Номер дела, в котором находится копия документа
31.11.2008 01-20/567	О задержке доставки товара	Генеральный директор ЗАО «Покупай» Милославскому Е.П.	01-20

Оформите резолюцию руководителя.

М.А. Крыжовниковой Ул. Республики, д.34, Тюмень, 567456 Тел. (567)789-789 Прошу спланировать сроки поставки товара на 2010 год к 07.02.2010 Подпись 07.08.2009

5. Поставьте документ на контроль, оформив при этом все необходимые реквизиты.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО Контроль

«Здоровье» 07.08.2009

Письмо

О задержке доставки товара

Строгой отчетности

Практическая работа по теме «Формирование дел»

1. Сформулируйте заголовки дел, которые содержат следующие документы:

1. документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов), составляемые по вопросу проведения тематических выставок;

2. письма, направляемые в архивные учреждения, по вопросу комплектования Архивного фонда РФ научно-технической документацией (и ответы на них);

3. письма, в которых обсуждаются проблемы организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности (и ответы на них);

4. письма, направляемые во Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), по вопросам научно-методической работы (и ответы на них);

5. письма, направляемые главам администраций областей, о социальной защите населения (и ответы на них);

6. отчеты ЗАО «Болшевский текстиль» о работе автотранспорта за год.

2. Оформите обложки дел, в которые вы поместите эти докумен­ты.

1. Документы ООО «Интересное рядом» о проведении тематических выставок 2014 года (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

2. Переписка ООО «Документ» с Архивным фондом РФ научно-технической документацией за 2007 год.

3. Переписка с ЗАО «Планирование» о проблемах организации семинаров и совещаний о документировании управленческой деятельности за 2011 год.

4. Переписка Библиотечного института с Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела о научно-методической работе за 2009 год.

5. Переписка Департамента социального развития с главами администраций областей о социальной защите населения за 2011 год.

6. Отчеты ЗАО «Болшевский текстиль» о работе автотранспорта за 2001-2002 гг.

ООО «Интересное рядом»

Дело №4

Документы о проведении тематических выставок 2014 года (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

2015 г.

На 49 листов

Хранить 5 лет

ООО «Документ»

Дело №5

Письма, направленные в архивные учреждения о комплектовании Архивного фонда РФ научно-технической документацией..

2007 г.

На 30 листов

Хранить 5 лет

ЗАО «Планирование»

Дело №6

Переписка о проблемах организации семинаров и совещаний о документировании управленческой деятельности.

2011 г.

На 31 листов

Хранить 5 лет

Всероссийский научно-исследовательским институт документоведения и архивного дела

Дело №7

Переписка Библиотечного института с Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела о научно-методической работе

2007 г.

На 45 листов

Хранить 5 лет

6)

Департамент социального развития

Дело №8

Переписка Департамента социального развития с главами администраций областей о социальной защите населения

2013 г.

На 30 листов

Хранить 5 лет

7)

ЗАО «Болшевский текстиль»

Дело №10

Отчеты о работе автотранспорта

2004 г.

На 56 листов

Хранить 5 лет

Практическая работа по теме «Система хранения документов. Передача дел в архив»

Документы постоянного хранения – в государственном архиве.

Документы долговременного хранения – в ведомственном архиве

Документы кратковременного хранения – в организации

2.

Дополните высказывания:

а) в состав экспертной комиссии входят лицо, ответственное за архив. Председателем экспертной комиссии должен быть один из руководителей учреждения. В состав центральной экспертной комиссии включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

б)работа экспертной комиссии заключается в работе комиссии заключается, чтобы после проведённой экспертизы ценности документов, подготовить акт о сдаче их на утилизацию.

в)экспертиза ценности документа заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их на постоянное хранение. Вторая задача экспертизы – это определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.

3.Дайте определение следующих документов:

Заверительная надпись - согласно ГОСТ – запись, содержащая указание количества и физического состояния листов дела, подлежащего постоянному или долговременному хранению.

Опись - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Акт о выделении документов к уничтожению - является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

4.Установите правильную последовательность.

Подготовка дел к сдаче в архив осуществляется в несколько этапов: 1) нумерация листов дела; 2) переплетение дела; 3) оформление заверительного листа дела; 4) расположение документов в деле в хронологическом порядке; 5) составление внутренней описи дела; 6) указание на обложке дела количества листов согласно заверительному листу, срока хранения дела, уточнение заголовка дела и крайних дат дела.

4) расположение документов в деле в хронологическом порядке

1) нумерация листов дела

5) составление внутренней описи дела

3) оформление заверительного листа дела

6) указание на обложке дела количества листов согласно заверительному листу, срока хранения дела, уточнение заголовка дела и крайних дат дела.

2) переплетение дела

5.Исключите лишнее.

При сдаче дел в архив происходит

Передача документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу. Вопрос о сдаче в архив документов временного срока хранения (до 10 лет включительно) решается руководителем учреждения с учетом существующих условий. Документы принимаются в архив после проведения экспертизы экспертной комиссией.

При приёме документов сотрудник архива тщательно проверяет каждое дело и соотносит документы с соответствующими фондами. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.

По окончании приёма дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трёх экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи. Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то оформление приёма-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел долговременного хранения с подшивкой и нумерацией листов.

Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учётных документов.

проверка правильности оформления описи;

проставление отметок в описи о наличии дел;

описание дел, содержащихся в описи;

указание количества принятых в архив дел;

описи, составление акта об уничтожении документов.