Редагування текстового документу
Процедура редагування передбачає внесення змін в сам текст документу: вставка, вилучення символів, заміна, копіювання, переміщення. Основне правило редагування: спочатку виділяємо об’єкт (фимвол, фрагтент, абзац), а потім визначаємо дію.
Перемістити фрагмент тексту можна шляхом перетягування виділеного фрагменту. Якщо при перетягуванні затиснути клавішу Ctrl, то відбудеться копіювання. Але іноді попереднє місце розташування фрагмента і місце призначення знаходяться на різних аркушах, тож в таких випадках краще використати для цього буфер обміну (команди Вирізать/Копіювать та Вставить).
Якщо в тексті часто зустічається певне слово, яке довге, або вимагає перехід на іншу розкладку клавіатури, щоб зекономити час, визначте його набір більш простим сполученням символів в автозаміні: Меню Файл – Параметри – Правопис -Автозаміна. В діалоговому вікні визначаємо сполучення символів (треба обрати таке сполучення, яке в реальному тексті не зустрічається, наприклад - !!) та слово, яке повинне з’являтись замість вказаного сполучення символів.
Якщо в тексті треба замінити певне слово або буквосполучення на інше, можна скористатись командою Замінити ( вкладка Головна, група Редагування).
Користувач часто робить помилки в тексті. MS Word має вбудований редактор орфографії, який виділяє граматичні помилки в тексті червоною хвилястою лінією, а синтаксичні – зеленою. Якщо відкрити контекстне меню слова з помилкою, в ньому буде присутня команда Орфографія, що ввімкне відповідне діалогове вікно. В ньому ми можемо обрати варіанти вірного написання слів, прочитать коментарі стосовно синтаксичної помилки.
Форматування текстового документу
|
|
Верхнє поле |
|
|
Ліве поле |
Текстовий документ |
Праве поле |
|
|
Нижнє поле |
|
Тестовий документ може мати складну структуру, складатись з кількох розділів, підрозділів, містити заголовки розділів, вбудовані об’єкти. В свою чергу документ може складатись з кількох аркушів, розбитих в свою чергу на абзаци. Кожна з цих складових має певні параметри формату. Розглянемо їх.
Сторінки Параметри сторінки визначають зовнішній вигляд сторінок документу:
Розмір полів: ліве, праве, нижнє, верхнє;
Розмір аркуша;
Орієнтація тексту на аркуші: альбомна, книжкова;
Розташування сторінок на аркуші: звичайне (1 сторінка на 1 аркуші), 2 сторінки на одному аркуші, сторінки при друкуванні як в брошурі. Якщо використовуємо двосторонній друк документу, в якому внутрішнє поле повинно бути більше зовнішнього з врахуванням місця для прошивки документу, доцільно ввімкнути дзеркальне відображення полів.
Ці параметри сторінок можна визначити командами на стрічці (вкладка Розмітка сторінок – група Параметри сторінок) або в діалоговому вікні Параметри сторінок. Розмір полів можна також змінювати перетягуючи границю поля на лінійках.
При необхідності певного оформлення сторінок, на окремих сторінках є можливість визначити фон та границі (Вкладка Розмітка сторінок).
Перехід на нову сторінку відбувається автоматично, якщо використаний останній рядок. Але іноді на нову сторінку треба здійснити примусовий перехід - Ctrl + Enter.
При створенні документів з великою кількістю сторінок виникає необхідність їх нумерувати. Також іноді є потреба в наявності в документі колонтитулів верхнього чи нижнього. Іх вставка відбувається через відповідні команди на стрічці (вкладка Вставка, група Колонтитули).
Текст на сторінці розділений на абзаци (натискання Enter). Кілька абзаців, що розміщені послідовно і мають спільний формат, утворюють так звані розділи. Отже сторінка може містити кілька розділів.
Абзаци Абзаци мають такі параметри форматування:
Вирівнювання: по правому, лівому краю, по центру і по ширині:
Відступи визначають відстань до поля: правий, лівий, для першого рядка абзацу;
Інтервали: перед абзацом, після, всередині абзацу.
Також параметром абзацу є його розміщення на сторінці, наприклад, чи розривати абзац при переході на нову сторінку. Всі параметри абзацу можна визначити в діалоговому вікні Абзац, а деякі на стрічці (вкл. Головна – група Абзац). Відступи (лівий, правий) можна визначити перетягуванням нижніх маркерів на горизонтальній лінійці, також верхній маркер визначає відступ для першого рядка абзацу (червоний рядок).
Колонки Одним з видів розділів є розміщення тексу в кілька колонок. Щоб розмістити фрагмент тексту в кілька колонок, його треба виділити і визначити кількість колонок (вкладка Розмітка сторінки - група Параметри - список Колонки). Параметрами такого розділу є не тыльки параметри абзаців, але ще й відстань між колонками. Цю відстань найпростіше змінювати перетягуванням границь колонок на горизонтальній лінійці. Щоб здійснити примусовий перехід тексту в нову колонку треба в списку Розриви (вкладка Розмітка сторінок – група Параметри сторінок) обираємо розрив колонки.
Списки Абзаци, що утворюють список, можуть бути нумеровані та маркіровані. Щоб кілька абзаців зробити списком, треба їх виділити і натиснути кнопку Маркери або Нумерація (вкладка Головна – група Абзац). Якщо введення абзацу починається з введення числа 1, то після введення тексту і натискання Enter Word перетворить абзац в перший елемент списку і всі поточні абзаци буде нумерувати автоматично. Також перед введенням списку можна натисканням кнопок Маркери або Нумерація визначити режим введення списку. Відмінити цей режим можна натисканням тих самих кнопок.
Списки мають не тільки формат поточного абзацу, а ще додатково свої параметри формату: вигляд маркера чи номера, його розмір, відступ маркера чи номера від поля, відступ від маркера (номера) до тексту. Біля кнопок Маркери або Нумерація є елемент , що відкриває перелік параметрів списку. Також змінити параметри списку можна виділивши абзаци і визначити зміни в контекстному меню. Маркери на горизонтальній лінійці змінюють своє призначення для списків: верхній визначає положення маркера, а нижній – положення тексту.
Шрифт В текстовому документі часто виникає необхідність виділити певний фрагмент чи то іншим кольором, чи підкресленням, чи фоном. Зміни з виділеним фрагментом символів визначаються параметрами шрифту. Певні параметри змінюються командами на стрічці (вкладка Головна, група Шрифт) або в діалоговому вікні Шрифт.
Стилі
Стилем називають поєднання кількох
параметрів шрифту та абзацу. Колекція
стилів, наближених до поточного документу
присутня на стрічці в експрес-панелі.(вкладка
Головна). Клік по певному стилю визначає
формат виділеного фрагменту. Але перелік
всієї колекції стилів можна переглянути
в діалоговому вікні Стилі (Вкладка
Головна, група Стилі). В цьому вікні в
нижній частині присутні 3 кнопки:
створення стилю, інспектор стилю,
управління стилями. Розглянемо процедуру
створення власного стилю:
Кнопка Створити стиль в діалоговому вікні Стилі (Вкладка Головна, група Стилі);
В діалоговому вікні Створення стилю будуть перелічені параметри поточного абзацу. Треба визначити нові параметри стильового оформлення. Ім’я власного стилю визначає користувач на свій розсуд. Параметр Стиль обираємо зі списку. Важливо визначити параметр Стилі абзацу, списку заголовка, чи іншої складової визначаємо, також на основі якого стилю створюємо новий стиль.
Новий стиль стане доступним в експрес-панелі стилів з запропонованим користувачем іменем.
Шоб видалити стиль з колекції стилів, в вікні Стилі в контексному меню команда Видалити.
Щоб змінити парамерти певного стилю, в контексному меню стилю команда Змінити. В Вікні Створення стилю змінити параметр.
В вікні Створення стилю присутні інструменти для визначення кількож параметрів шрифту та абзацу. Якщо їх не достатньо, внизу кнопка Формат відкриє вікно форматування обраного компоненту.
Шаблони Для створення певних стандартних документів, що використовуються в більшості закладів, на підприємствах, розроблені шаблони цих документів. Шаблон документу вже містить основні складові з визначеним форматом оформлення. Достатньо замість абстрактної інформації ввести конкретну і не витрачати час на оформлення. Щоб скористатись колекцією шаблонів, що містить пакет Офіс, треба визначити команду Створити (вкладка Файл) та серед зразків шаблонів обрати потрібний. Можна скористатись посиланням на сайт Office.com, на якому зразки шаблонів оновлюються. Оформлення в шаблоні можна змінити на власний смак.