Лабораторная работа №13 Тема: «Создание однотабличной базы данных в субд MicrosoftAccess»
Цель работы: Научиться работать со следующими объектами БД MS Access: таблица, форма, отчет; научиться создавать структуру БД; задавать свойства полям БД; вводить и просматривать данные в БД. Научиться производить поиск, замену, сортировку, фильтрацию данных в БД.
Информационная система – система, реализующая автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.
Банк данных - разновидность информационной системы, в которой реализованы функции централизованного хранения и обработки информации, организованной в одну или несколько баз данных.
База данных – поименованная совокупность организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.
Система управления базами данных (СУБД)- комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования баз данных.
Классификация СУБД.
К СУБД относятся следующие основные виды программ:
1. полнофункциональные СУБД;
2. серверы БД;
3. клиенты БД;
4. средства разработки программ работы с БД;
Полнофункциональные СУБД (ПСУБД) представляют собой традиционные СУБД, которые сначала появились для больших машин, затем для мини-машин и для ПЭВМ. Из числа всех СУБД современные ПСУБД являются наиболее многочисленными и мощными по своим возможностям. К ПСУБД относятся, например, такие пакеты, как Clarion Database Developer, DataEase, DataFlex, dBase IV, Microsoft Access, Microsoft FoxPro, Paradox.
Серверы БД предназначены для организации центров обработки данных в сетях ЭВМ. Эта группа БД в настоящее время менее многочисленна, но их количество постепенно растет. Серверы БД реализуют функции управления БД, запрашиваемые другими (клиентскими) программами обычно с помощью операторов SQL.Примерами серверов БД являются следующие программы: NetWare SQL (Novell), MS SQL Server (Microsoft), InterBase (Borland), SQLBase Server (Gupta), Intelligent Database (Ingress).
В роли клиентских программ для серверов БД в общем случае могут использоваться различные программы: ПСУБД, электронные таблицы, текстовые процессоры, программы электронной почты и т.д. При этом элементы пары «клиент - сервер» могут принадлежать одному или разным производителям ПО.
Средства разработки программ работы с БД могут использоваться для создания разновидностей следующих программ:
клиентских программ;
серверов БД и их отдельных компонентов;
пользовательских приложений
По характеру использования СУБД делят:
персональные
многопользовательские
Персональные СУБД обычно обеспечивают возможность создания персональных БД и недорогих приложений, работающих с ними. Персональные СУБД или разработанные с их помощью приложения зачастую могут выступать в роли клиентской части многопользовательской СУБД. К персональным СУБД, например, относятся Visual FoxPro, Paradox, Clipper, dBase, Access и др.
Многопользовательские СУБД включают в себя сервер БД и клиентскую часть и, как правило, могут работать в неоднородной вычислительной среде (с разными типами ЭВМ и ОС). К многопользовательским СУБД относятся, например, СУБД Oracle и Informix.
Microsoft Access.
Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. Основные функции:
1. Определение данных (Data definition), т.е. определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой.
2. Обработка данных (Data manipulation), включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление: обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией.
3. Управление данными (Data control), т.е. указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.
Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных - текст, числовые данные, даты. время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты/времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В Access база данных включает все объекты, связанные с хранением данных, в том числе и те, которые определены для автоматизации работы с ними, что отличает Access от других СУБД, в которых термин "база данных" относится обычно только к файлам, где хранятся данные. Назначение основных объектов:
Таблица - объект, используемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Для каждой таблицы могут быть определены: первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов в целях увеличения скорости доступа к данным.
Запрос - объект, позволяющий пользователю получать нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для формирования запроса можно использовать: или QBE (запрос по образцу), или инструкции SQL (структурированный язык запросов). С помощью запросов можно осуществлять выбор, обновление, удаление или добавление данных; кроме того, можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих.
Форма - объект, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или для управления работой приложения. С помощью форм могут быть реализованы требования пользователей к представлению данных из запросов или таблиц. Формы могут быть распечатаны.
Отчет - объект, предназначенный для создания документа. Отчет можно просмотреть на экране, отпечатать и, кроме того, при необходимости включить в документ другого приложения.
Макрос - структурированное описание одного или нескольких действий, которые выполняются в ответ на определенное событие, т.е. на любое изменение состояния объекта Microsoft Access. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. Возможно даже из одного макроса запустить другой.
Модуль - объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаруживать ошибки, которые нельзя найти при использовании макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно привязаны к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
Access имеет мощное средство - набор "Мастеров по разработке объектов". Его можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов, что значительно облегчает работу пользователя.
Задание 1. Создание базы данных.
Для создания новой базы данных:
загрузить Access, в появившемся окне выбрать пункт Новая база данных;
в окне «Файл новой базы данных» задать имя базы Преподаватели;
щелкнуть по кнопке <Создать>.
Для создания таблицы базы данных:
в окне базы данных выбрать вкладку Таблицы, а затем щелкнуть по кнопке <Создать>;
в окне «Новая таблица» выбрать пункт Конструктор и щелкнуть по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.
Для определения полей таблицы:
ввести в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;
в строке столбца «Тип данных» щелкнуть по кнопке списка и выбрать тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставить такими, как предлагает Access.
Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с таблицей выполнить действия, аналогичные указанным выше.
4. Сохраните таблицу.
Задание 2.
Заполните таблицу в соответствии с таблицей.
Задание 3. Ввод и просмотр данных с помощью форм.
Для создания формы Состав преподавателей:
открыть вкладку Формы в окне базы данных;
щелкнуть по кнопке <Создать>;
в появившемся окне выбрать пункт Мастер форм;
выбрать из появившегося списка таблицу Преподаватели;
в появившемся окне выбрать поля, которые будут присутствовать в форме (все поля);
в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкнуть по кнопке <Далее>;
в появившемся окне выбрать стиль оформления. После выбора стиля щелкнуть по кнопке <Далее>;
в появившемся окне задать имя формы Состав преподавателей;
щелкнуть по кнопке <Готово>. Откроется форма в один столбец.
2. Для поиска преподавателя Миронова:
Для поиска воспользоваться командой Правка – Найти.
3. Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 470 р. на 490 р.:
Для замены воспользоваться командой Правка – Заменить.
4. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:
Для сортировки выполнить команду Записи-Сортировка-Сортировка по убыванию.
5. Для просмотра созданной формы выполнить команду Файл -Предварительный просмотр.
Контрольное задание:
Используя мастер создания баз данных создать БД “Адресная книга” состоящую из одной таблицы с полями (Фамилия; Имя; Дата рождения; Индекс; Страна; Город; Адрес; Телефон (Дом); Электронная почта). Сохраните созданную таблицу. Создайте форму «Адресная книга» (тип - форма один столбец).
Результаты лабораторной работы оформить в отчет.