Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Рязанский агротехнологический университет

имени профессора П.А.Костычева

Экономический факультет

Кафедра информационные технологии в экономике

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ И ЗАДАНИЯ К ЛАБОРАТОРНЫМ РАБОТАМ

по дисциплине

Проектирование систем электронного документооборота

Для студентов экономического факультета – прикладная информатика

Рязань 2007 год.

Машкова Е.И.

Методические рекомендации и задания к лабораторным работам по дисциплине «Проектирование систем электронного документооборота» для студентов экономического факультета по специальности 080801 «Прикладная информатика в экономике». Рязань 2006.

Методические рекомендации содержат типовые задания для лабораторных занятий по дисциплине “Проектирование систем электронного документооборота”, пояснения по их выполнению.

Работа подготовлена на кафедре “Информационные технологии в экономике”.

Составитель: Машкова Е.И.

Рецензент: Шашкова И.Г. профессор, д.э.н., заведующий кафедрой «Информационные технологии в экономике

Утверждено на заседании методического совета экономического факультета

«_________________ 2007»

Содержание

Введение 4

Лабораторная работа № 1 8

«Анализ документооборота и бизнес-процессов предприятия» 8

Лабораторная работа 2 10

«Составление форм электронных документов для типовых ОРД 10

средствами MS Office» 10

Лабораторная работа 3 17

«Составление форм стандартных электронных документов» 17

Лабораторная работа № 4 18

«Составление формы электронного документа для серийных писем» 18

Лабораторная работа № 5 27

«Организация коллективной работы с документами» 27

Лабораторная работа № 6 33

«Автоматизация хранения, поиска документов 33

с использованием СУД и ИПС» 33

Лабораторная работа № 7 56

«Автоматизация документооборота с использованием системы Дело» 56

Литература 94

Введение

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы – от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Письменные документы являются наиболее достоверным доказательством, которое принимают инспекторы и судьи. В любом споре исследованию бумаг придают первостепенное значение. Нередко фирма, которая требует оплаты за поставленные товары, проигрывает спор в суде из-за отсутствия накладной. А если счет-фактура будет неверно оформлен, компании могут отказать в возмещении уплаченного в бюджет НДС.

Однако правильно составить юридически значимый документ – только одна сторона проблемы. Необходимо также обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Очень важно правильно его использовать. Ведь документ – это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности. В то же время он защищает компанию от ущерба в результате его возможного несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

Чтобы грамотно организовать «бумажную» систему компании, необходимо решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный для любой организации, независимо от профиля и масштаба бизнеса, минимум документов определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, которые подтвердят правоспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т. д. Эту документацию в обязательном порядке раскрывают перед акционерами компании, аудиторами и контролерами.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон о бухучете). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации. Их отсутствие грозит компании применением мер административной ответственности, а в отдельных случаях может стать причиной предъявления иска о ликвидации фирмы.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

• документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

• документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию.

Блок договорной документации состоит, как правило, из набора типовых соглашений, которые адаптируют под особенности коммерческой деятельности компании. В этот набор также входят документы, которыми оформляют конкретные операции, – накладные, акты выполненных работ, об обнаружении недостатков товара, шаблоны претензий и др.

Следует иметь в виду, что Закон о бухучете содержит обязательные требования к оформлению первичных учетных документов, которые составляют по результатам хозяйственных операций. Если для определенного вида документа нормативно предусмотрена унифицированная форма, то он должен соответствовать ей. Напомним, унифицированные формы документации разработаны Госстандартом России для различных отраслей экономики – торговли, строительства, материального производства.

Между тем правильно определить объем внутренней документации предприятия – одна из самых сложных задач на пути построения грамотной системы документооборота. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы – ненужное бюрократическое излишество. Ведь их подготовка отнимает время персонала. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. Избежать крайностей позволит правильная постановка целей составления внутренних документов.

Прежде всего внутренние документы нужны для оформления трудовых отношений с работниками. Так, с каждым сотрудником фирмы необходимо заключить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Однако оформление рабочих отношений подписанием трудового договора не исчерпывается. Документы учета рабочего времени, функциональных обязанностей сотрудников, дисциплины труда и ответственности сторон договора являются важнейшим доказательством в любом трудовом споре.

Кроме того, к необходимым предприятию документам следует отнести внутреннюю переписку. Ведь она позволяет организовать бизнес-процессы внутри фирмы и контролировать результативность труда отдельных работников.

Предположим, мы определили цели составления документов предприятия и их объем. Второй шаг: необходимо построить систему получения, учета и хранения документов. Следует обратить внимание, что на практике «бумажная» схема должна обеспечивать своевременность попадания каждого документа адресату в утвержденной форме, пригодной для работы с ним. Таким образом, сложность «бумажной» системы зависит от объема документации, с которой работает фирма.

Для маленькой компании, как правило, достаточно информировать работников о составе документов фирмы, местах их хранения, оптимальных сроках их получения. Целесообразно периодически проводить обучение сотрудников работе с документами, разъяснять юридические и бухгалтерские последствия, если определенные виды документов будут отсутствовать.

Крупному предприятию, объем бумаг в котором велик, необходимо четко регламентировать порядок документооборота специальным распоряжением. Стандартный путь, который использует большинство предприятий, – привязка документооборота к учетной политике предприятия. В этом случае руководитель предприятия своим приказом утверждает Приложение к учетной политике. Последняя, как правило, содержит перечень и формы документации предприятия, список сотрудников, ответственных за составление отдельных документов, сроки их поступления согласования и утверждения внутри предприятия. Предусмотренные учетной политикой обязанности по составлению и учету документов, следует продублировать в должностных инструкциях соответствующих работников. Более прогрессивным решением системы документооборота является ее автоматизация.

Завершающая стадия строительства «бумажной» системы – разработка режима использования документов. В этом вопросе компании могут ориентироваться на способы защиты информации, которые установлены Федеральным законом от 29 июля 2004 г. (ред. от 24.07.2007)№ 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – Закон о коммерческой тайне).

Для защиты документов компании используют режим коммерческой тайны. Последний обязывает работников фирмы хранить конфиденциальность информации. Перечень сведений, которые подлежат защите, устанавливает своим приказом руководитель компании. Этот же документ вводит, а также определяет содержание режима коммерческой тайны.

На практике предприятия нередко предусматривают режим охраны и внутренний трудовой распорядок. Эти меры позволяют исключить несанкционированный доступ на предприятие посторонних. Возможно, придется обеспечить обособленные места хранения договоров, внутренней и бухгалтерской документации. Не исключено, что потребуется составить перечень работников, которые в силу должностных обязанностей будут иметь доступ к «секретным» документам фирмы. В то же время руководитель компании может ввести запрет на ксерокопирование документов и их вынос с территории предприятия.

Информацию в электронном виде защищает система паролей допуска, бухгалтерские и управленческие программы и базы данных, а также ограничения в пользовании электронными системами.

При строительстве системы защиты документов необходимо:

• определить перечень конфиденциальной информации;

• ограничить доступ к защищаемой информации;

• вести учет сотрудников, которые получили доступ к конфиденциальным сведениям, и работников, которым такая информация была предоставлена или передана;

• установить меры материальной, дисциплинарной и другой ответственности в отношении сотрудников, которые имеют доступ к конфиденциальной информации;

• нанести на документы, которые содержат конфиденциальные сведения, гриф «Коммерческая тайна»;

• принять другие меры, которые не противоречат законодательству.

Неформальный подход к строительству системы документооборота поможет в споре с кредиторами или контролерами и в текущей работе. Ведь за счет сокращения затрат на обработку информации и обучение персонала повысится эффективность работы компании в целом.