5.1.6. Застосування фільтрів для аналізу списків
Фільтри дозволяють помістити результати запитів за критеріями в окрему таблицю, яку можна використовувати для подальшої обробки. Фільтрувати список означає сховати рядки списку за винятком тих, котрі задовольняють заданим умовам відбору.
5.1.6.1. Використання автофільтру
Перед використанням автофільтру потрібно помістити курсор усередину списку. Команда "Данные"-"Фильтр"-"Автофильтр" активізує автофільтр. У кожного заголовка стовпця Excel установить автофільтр у виді кнопки зі стрілкою (Рис. 9). У результаті роботи автофільтру Excel виводить відфільтровані рядки і відображає їхні номера синім кольором. При цьому відповідне повідомлення виводиться в рядку стану (наприклад, "Знайдено записів: 10 з 22").
Рис. 5.9. Використання автофільтру
Відкриття набору критеріїв автофільтру виконується натисканням на кнопку зі стрілкою. При цьому користувач може вибрати один з наступних критеріїв:
Все (відновлює вихідний список).
Первые 10 (приводить до появи діалогового вікна, показаного на Рис. 10).
Рис. 5.10. Діалогове вікно "Наложение условия по списку"
Вікно має три елементи керування. У першому можна вказати число від 1 до 500, у другому - "наибольших" або "наименьших", а в третьому - "элементов списка" чи "процент от количества элементов". Наприклад, для пошуку трьох найбільш високооплачуваних співробітників у поле "Оклад" потрібно вибрати критерій "Первые 10", у першому списку, що розкривається, установити 3, а в другому - "наибольших".
Условие (дозволяє сформувати критерії, зв'язані логічною функцією И чи ИЛИ. Відповідне діалогове вікно представлене на мал. 11. У значеннях полів можуть використовуватися шаблонні символи: " * " або " ? ". Їхнє призначення приведене в діалоговому вікні .).
Рис. 5.11. Діалогове вікно "Пользовательский автофильтр"
Наприклад, для відбору співробітників, оклад яких знаходиться в діапазоні від 500 до 1200 діалогове вікно критерію "Условие" повинне бути заповнено, як показано на Рис. 11.
Критерії відбору можуть установлюватися послідовно в декількох стовпцях. У такому випадку вони зв'язані логічною функцією И.
Після одержання результатів роботи автофільтру вони можуть бути оброблені за допомогою функції ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Функція ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ може бути ініційована натисканням кнопки “Автосумма” Σ і має наступний синтаксис:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(N; диапазон),
де N може приймати наступні значення:
|
1 |
обчислення середнього значення (СРЗНАЧ); |
|
6 |
обчислення добутку (ПРОИЗВЕД); |
|
2 |
кількість чисел(СЧЕТ); |
7, 8 |
обчислення стандартних відхилень (СТАНДОТКЛОН, СТАНДОТКЛОНП); | |
|
3 |
кількість значень та кількість пустих клітинок (СЧЕТЗ); |
9 |
обчислення суми (СУММ); | |
|
4 |
обчислення максимального значення (МАКС); |
10, 11 |
обчислення дисперсії (ДИСП, ДИСПР). | |
|
5 |
обчислення мінімального значення (МИН); |
|
|
Діапазон задає область застосування функції. Наприклад, для обчислення середнього значення окладів жінок необхідно спочатку відфільтрувати співробітників зі значенням поля "Стать" = ж , зробити активною клітинку D8, а потім використовувати функцію ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ для отриманого діапазону значень поля "Оклад" і використати значення N=1 (варіант для обчислення середнього значення відповідно таблиці). Результат роботи такої фільтрації приведений на мал. 13.
Рис. 5.12. Використання функції "Промежуточные итоги"
Для відновлення первинного списку потрібно вибрати команду "Данные"-"Фильтр"-"Показать все". Для видалення автофильтра потрібно вибрати команду "Автофильтр", видаливши в такий спосіб галочку поруч з командою.