47.Документирование и проектирование процедур оценивания. Документирование системы качества

В соответствии с п.5.3 стандарта ИСО 9004-1 " Управление качеством и элементы системы качества - часть 1: Руководящие указания" "Все элементы, требования и положения, принятые организацией для своей системы качества, должны быть документированы в форме политики и процедур и должны быть систематизированы, упорядочены и доступны для понимания.

Доказать соответствие системы качества установленным требованиям можно тогда, когда система представлена в документированном виде. Документированная система должна разрабатываться так, чтобы быть прослеживаемой и понятной как для проверяющих ее, так и для пользователей. При этом объем документации ограничивается областью практического применения.

Соответствующая документация необходима для выполнения таких важных задач, как:

• достижение требуемого качества;

• оценивание систем качества;

• улучшение качества;

• поддержание улучшений.

При проверке систем качества документальное оформление методик является объективным доказательством того, что процесс* был определен, методики одобрены и находятся под управлением.

По внедренным, развернутым и документально оформленным методикам, можно с уверенностью установить насколько правильно производятся операции, и измерить текущие рабочие характеристики. Кроме того, документированные процедуры, применяемые в соответствии со стандартом, необходимы для поддержания выгод от деятельности по улучшению качества [ст. ИСО 9000-1].

Под документированием системы качества понимается деятельность по установлению структуры и состава документации и управлению ею [1].

Таким образом, документирование включает разработку документации и управление документацией в ходе функционирования системы качества.

Цель документирования системы качества заключается в создании организационно-методической и нормативной основы для построения и функционирования СК, соответствующей рекомендациям и требованиям стандартов ИСО серии 9000.

Основными задачами документирования являются:

• установление и нормирование требований к выполнению работ в системе качества;

• обеспечение воспроизводимости процессов административного управления качеством;

• регулярная регистрация фактических данных о качестве продукции и состоянии системы качества в ходе ее функционирования и совершенствования;

• обеспечение идентификации и прослеживаемости продукции и измерительного оборудования;

• закрепление лучших традиций и накопленного опыта по организации и проведению работ в системе качества;

• разрешение и предупреждение спорных вопросов в процессе деятельности в системе качества; обеспечение проверяемости и оценки качества продукции и системы качества.

Документация системы качества - это комплект документов, необходимых для надлежащего функционирования системы качества и обеспечения качества продукции.

Документ системы качества - это любой материальный носитель информации с реквизитами, позволяющий идентифицировать данную информацию.

Документ создает механизм действия на всех уровнях управления.

Исходя из цели и задач документирования, создаваемая на предприятии документация системы качества, должна отвечать целому ряду строгих требований. Документация должна быть:

1. Системной, т. е. определенным образом структурированной, с четкими внутренними связями между элементами системы качества. Она должна давать представление как о системе качества в целом, так и о каждом отдельном ее элементе. Документация является в полной мере системной, если отсутствие хотя бы одного ее документа, приводит к сбою функционирования системы качества. Системность документации выражается в том, что она выступает неотъемлемой частью документации общей системы управления предприятием.

2. Комплексной, т. е. охватывать все аспекты деятельности в системе качества (организационные, экономические, технические, правовые, социально-психологические, методические).

3. Полной, т.е. содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах, выполняемых в системе качества, а также о способах регистрации данных о качестве. При этом, как уже упоминалось выше объем документации должен быть минимальным, но достаточным для практического применения. Опасно включать в документацию ненужные с позиции конечного результата документы. В противном случае это приведет к нерациональному использованию труда, усложнению процессов обеспечения качества и дискредитирует тем самым идею решения проблемы качества на основе стандартов семейства ИСО 9000.

4. Адекватной рекомендациям и требованиям стандартов ИСО 9000. Каждый документ системы качества должен содержать положения, соответствующие конкретным рекомендациям или требованиям определенного стандарта ИСО. С этой целью целесообразно во вводной части каждого документа системы давать точную ссылку на конкретный раздел или пункт стандарта, в соответствии с которым разработан данный документ.

5. Реально выполнимой, т. е. должна содержать только практически выполнимые требования. Нельзя устанавливать нереальные положения. Иное дело, когда речь идет о требованиях, которые могу быть реализованы после выполнения определенных плановых мероприятий при внедрении документа.

6. Идентифицируема, т.е. каждый документ системы должен иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий определить его принадлежность к определенной части системы.

7. Адресной, т.е. каждый документ системы качества должен быть предназначен для определенной области применения и адресован конкретным исполнителям.

8. Актуализированной. В документации систем качества и отдельных ее элементах своевременно должны отражаться изменения, в соответствии со стандартами ИСО 9000, а также изменениями условий обеспечения качества на предприятии.

9. Простой для понимания всем ее пользователям (руководителям, специалистам, исполнителями аудиторам). Документ должен излагаться простым и ясным языком. Текст должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным. Текст может иллюстрироваться схемами, диаграммами, таблицами. Положения документа не должны противоречить друг другу и положениям других документов.

10. Санкционированной, т.е. каждый документ системы и документация в целом должны утверждаться или подписываться полномочными должностными лицами [3].

Несоблюдение одного из этих требований делает документацию системы качества неполноценной и уменьшает ее эффективность [1].

Важным вопросом при документировании системы качества является определение структуры и состава документации. Обычно структуру системы качества представляют в виде пирамиды документации рис. 5.10.

Порядок разработки зависит на различных предприятиях (организациях) от условий этой организации. Обычно он начинается с разработки политики и целей организации в области качества.

К уровню А относится "Руководство по качеству" для всего предприятия. Оно содержит сформулированную Политику предприятия в области качества, цели по качеству и утвержденную организационную структуру производства.

К уровню В относятся общеорганизационные и процедурные документы, регламентирующие деятельность в элементах системы качества. Документы данного уровня устанавливают распределения ответственности и полномочий в области качества и информационные потоки в системе качества. Т. е. эти документы не содержат технические требования, они носят организационный характер.

К уровню С относятся рабочие процедуры и инструкции, подробно описывающие порядок и методы выполнения отдельных работ в системе качества.

Уровень утверждения документа определяется в зависимости от его сферы действия (см. рис. 5.10).

Всю документацию системы качества по ее назначению делят на две группы:

• документация, предназначенная для построения и функционирования системы качества, обеспечивающая понимание протекающих в ней процессов. Основными документами первой группы являются Руководство по качеству, стандарт предприятия, процедура качества, методика качества, инструкция по качеству и план качества;

• документация, предназначенная для подтверждения соответствию установленным требованиям по качеству, а также для проверки эффективности самой системы, т.е. данные о качестве.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ

Проектная организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии методические документы по управлению проектированием и его проверки с целью обеспечения выполнения установленных требований при формировании планового уровня качества объектов проектирования.

Соблюдение этих документов гарантирует, что все основные производственные процессы разработки и изготовления проектной документации выполняются своевременно, организационно-техническое взаимодействие подразделений осуществляется в соответствии с установленным порядком, а создаваемая продукция подвергается необходимому контролю и анализу.

В документации по управлению проектированием должен быть установлен порядок:

- планирования выполняемых работ;

- организационно-технического взаимодействия между подразделениями и участниками проектирования;

- анализа входных и выходных проектных данных;

- анализа и проверки проекта;

- утверждения проекта и внесения в него изменений.

Специфика применения стандарта ИСО 9001 к проектной организации заключается в том, что проектирование для нее является главным видом деятельности и управление проектированием - это управление основными производственными процессами, описание которых предусмотрено в элементе 4.9 стандарта (Управление процессами), а проверка проектной продукции в элементе 4.10 (Контроль и испытания). Поэтому документация Системы качества, разрабатываемая по этим элементам (4.4, 4.9, 4.10) должна быть взаимоувязана.

Элемент 4.5. Управление документацией

Проектная организация должна разработать процедуру управления всей документацией, относящейся к разработанной Системе качества. К этой документации относится собственно документы Системы качества, а также организационно-распорядительная и нормативная документация.

Целью управления документацией является обеспечение ее комплектности, актуальности, применимости и доступности. Действующая документация должна быть вовремя представлена, рассмотрена и принята уполномоченным персоналом.

Необходимо обеспечить, чтобы утвержденные документы были доступны на всех участках и в подразделениях, где они нужны, а устаревшая документация своевременно изымалась из всех пунктов ее рассылки и применения. Процедура управления документацией включает:

- порядок разработки документов, их принятие и утверждение;

- рассылку документов и регистрацию их пользователей;

- проверку годности и актуальности документов;

- идентификацию документов;

- порядок учета и хранения документов;

- порядок внесения изменений и пересмотра документов;

- своевременную отмену и изъятие устаревших документов.

(документированные  процедуры  СМК-ДП-ОД-09/01.07.  «Проектирование  и  разработка  образовательных  программ»;  СМК-ДП-ОД 09/02.07.  «Организация учебного процесса»). Процессы государственной оценки конечных результатов обучения  реализуются  в  университете  на  этапе  работ  Государственных Аттестационных  Комиссий  и  регламентируются  в  документированной процедуре СМК-ДП-ОД-09/03.07. «Реализация учебного процесса».  Анализ  удовлетворенности  при  реализации  программ  дополнительного  профессионального  образования,  дополнительных  образовательных  программ для  студентов  и  абитуриентов  вуза  осуществляется  в  рамках  процедур:  СМК-ДП-ОД-12/01.07. «Довузовская подготовка»; СМК-ДП-ОД-12/02.07.  «Проектирование  и  реализация  программ  дополнительного  образования  для студентов»;  СМК-ДП-ОД 12/03.07.  «Проектирование  и  реализация  программ дополнительного профессионального образования».