
- •Министерство образования и науки рф
- •Систематизация документов. Номенклатура дел
- •1.1. Нормативная база
- •Понятие и виды номенклатуры дел
- •Виды номенклатуры дел
- •Этапы разработки номенклатуры дел
- •Составление заголовков дел
- •2 Формирование дел
- •3 Подготовка документов к архивному хранению
- •4 Передача документов в архив, экспертиза ценности документов
- •Экспертиза ценности документов.
- •Заключение
- •Список литературы
2 Формирование дел
Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него . Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим требованиям :
1. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов;
2. В дело не помещают следующие документы: - не соответствующие заголовку дела; - неправильно оформленные (возвращают на доработку); - подлежащие возврату; - черновики; - размноженные копии (например на ксероксе).
В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке.
Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.
Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.
На обложке дела оформляют: -полное название предприятия;
-индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
-наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;
-документационный год;
-количество листов и срок хранения.
Индексация дел.
Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.
Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме.
В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения.
Например, индекс дела 03—02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год.
3 Подготовка документов к архивному хранению
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов.
Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.
Сроки хранения документов — постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) — устанавливаются в зависимости от значимости документов.
Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больший.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.
Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.