4.2. Документы, подлежащие постановке на контроль контролю:

- запросы и обращения народных депутатов; - критические замечания и предложения, содержащиеся в материалах Съезда народных депутатов Российской Федерации, сессии Верховного Совета Российской Федерации; - предложения, заявления и жалобы граждан; - решения Совета директоров (правления) Банка России и его учреждений; - приказы, распоряжения, нормативные акты Центрального банка Российской Федерации и его учреждений; - поручения руководства Банка России и его учреждений, руководителей структурных подразделений, в том числе вытекающие из обращений предприятий, учреждений и организаций.

4.3.Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения документов Банка России исчисляются в календарных днях с даты подписания (учреждения) документа, а для поступивших - с даты регистрации в Банк.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем Банка (структурного подразделения).

При определении продолжительности срока исполнения документа учитывается содержание документа и практические возможности его исполнения.

Сроки исполнения указываются в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксируются в резолюции руководителя.

В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки исполнения:

- письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций - в течение 10 дней; - письма министерств и ведомств, предприятий и организаций - 10 дней; - запросы народных депутатов Российской Федерации - не более чем в 3-дневный срок; - обращения народных депутатов Российской Федерации - в срок до 20 дней; не требующие дополнительного изучения - безотлагательно; - приказы и распоряжения - согласно указанному сроку;

- заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно, но не позднее15 дней; - телеграммы (телетайпограммы), требующие срочного решения - до 2 дней; остальные - в течение 10 дней.

Если исполнение документа связано с выездом или получением дополнительного материала, то срок исполнения может быть продлен до 1 месяца, с обязательным уведомлением об этом автора документа.

Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или организацией, которые его установили.

Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения указания требуется более длительный срок, чем тот, который указан в документе или резолюции, исполнитель документа не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения, должен обратиться по подчиненности с просьбой о продлении срока.

О полученном разрешении на продление срока исполнения документа исполнитель или секретарь, обязаны в тот же день сообщить лицу, осуществляющему контроль исполнения соответствующих документов.

4.3.Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль

Контроль исполнения документов осуществляется по регистрационным карточкам или журналам регистрации входящих документов.

При журнальной форме учета документов в журналах делается отметка о принятии документа на контроль.

В Центральном банке Российской Федерации контроль исполнения документов осуществляется по системе СААДД (система автоматизации документооборота и делопроизводства).

Из регистрационных карточек составляется контрольно-справочная картотека, которая делится на две части:

-по неисполненным

-исполненным документам.

Первая часть картотеки в электронном виде СААДД ТУ служит для выполнения контрольных функций, а также для поиска сведений о документах в процессе их исполнения.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, срокам исполнения, корреспондентам, группам документов и т.п.

Вторая часть картотеки в электроном виде СААД ТУ состоит из карточек уже исполненных документов и служит для поиска сведений об исполненных документах и аналитической работы.

Карточки в ней могут систематизироваться по корреспондентам, вопросам и т.п.

Работники, осуществляющие контроль исполнения документов, обязаны регулярно информировать руководителя о состоянии и результатах исполнения, в необходимых случаях готовить докладные записки о несвоевременном исполнении документов с указанием конкретных исполнителей.

Секретарь обязан ежедневно просматривать контрольные формы учета документов и за 2 дня до наступления срока исполнения документа напоминать руководителю структурного подразделения и исполнителю о наступлении этого срока.

Контрольная карточка по исполненному документу хранится для справочной работы в течение 1 года. Электронные архивы хранятся на CD-RW дисках.

Заключение

Контроль исполнения задания - одна из функций управления.

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации.

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих

По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д.

Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. Быкова Т. А. и др. Делопроизводство: учебник / под общей ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006.  – 560 с.

3. Макарова Н. В. и др. Делопроизводство: учебный курс. - Спб.: Питре, 2004. - 411 с.

4. Галахов В.В. и др. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / ред. И. К. Корнеева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 456 с.

5. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: учебник для вузов. - М.: Знания, 2006. - 459 с.

6. Стенюков М. В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций: Пособие для подготовки к экзаменам. - М.: Приор-издат, 2007. - 176 с.

7. Афанасьева А. М. Новое в делопроизводстве // Делопроизводство.- 2000.- №2

8. Васильева Л. М., Скворцова Р. Е., Шкатова Л. А. Документоведение: Учебное пособие – Челябинск, 2000

9. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие – М.: ИНФРА – М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000

10. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

Приложение 1