8 ВЫБОРКА ДАННЫХ ПО ЗАПРОСУ

8.1Запросы на выборку

Запросы на выборку используются для вывода нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Для создания запроса на выборку необходимо выполнить следующие действия:

1.Активизировать окно вкладки"Запросы" находящейся в окне"База

данных".

2.В окне "Запросы" нажать кнопку Создать . Появится окно "Новый

запрос".

3.В окне "Новый запрос" выбрать пункт "Конструктор" и нажать OК . Появятся два наложенные друг на друга окна: "Добавление таблицы" как на рис. 6.7 и "Запрос на выборку" как на рис. 8.1. Окно "Добавление таблицы" активно.

Рис. 8.1

4.В окне "Добавление таблицы" выводится список таблиц открытой базы данных. Из этого списка необходимо выделить таблицы, поля которых будут использоваться в запросе, и нажать кнопку Добавить . Добавляемые таблицы появятся в верхней части окна "Запрос на выборку" с установленными ранее связями. Так, например, если в окне"Добавление таблицы" рис. 6.7 выделить все таблицы и нажать кнопку Добавить , то окно запрос на выборку примет вид как показано на рис. 8.2.

5.Закрыть окно "Добавление таблицы".

6.В нижней части конструктора окна"Запрос на выборку" каждый столбец – это одно поле, которое нужно выбрать из таблицы, помещённой в верхнюю часть окна, или сконструировать в виде вычисляемого поля.

7.Поместить в запрос поле из таблицы можно, используя один из способов:

30

Рис.8.2

8. Для создания вычисляемого поля в запросе необходимо в нижней части окна "Запрос на выборку" установить курсор в строкеПоле свободного столбца и щёлкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся меню правого щелчка выбрать команду"Построить…". Появится окно "Построитель выражений", как показано на рис. 8.3.

9. В верхней части окна"Построитель выражений" в текстовом поле набрать с клавиатуры имя создаваемого вычисляемого поля и за ним поставить двоеточие. После двоеточия построить выражение для вычисления значений этого поля и нажать кнопку Ok . (Правила построения выражений смотри ниже пункт 8.1.1 "Построение выражений вычисляемых полей").

Рис. 8.3

31

Ход выполнения:

Вывести необходимые сведения из базы данных можно по запросу на выборку. Для создания простого запроса на выборку необходимо в верхнюю часть запроса поместить все таблицы, т.к. понадобятся поля из всех таблиц. Для помещения полей в нижнюю часть запроса необходимо выбрать нужные поля из соответствующих таблиц. Так например, после двойного щелчка по полю Материал из таблицы МАТЕРИАЛ это поле появится в нижней части .окна Аналогично можно поместить в нижнюю часть окна запроса остальные нужные поля. В результате будет сформирован запрос, который в режиме конструктора имеет вид, показанный на рис. 8.4.

Рис.8.4

Если выполнить этот запрос, щелкнув мышью по его названию дважды, то можно увидеть набор записей этого запроса, показанный на рис. 8.5.

Рис.8.5

32

ВАССЕSS можно выполнять вычисления с любыми полями связанных таблиц и сделать вычисляемое выражение новым полем в наборе записей. При этом можно использовать любые встроенные функции АССЕSS. Кроме того, поля запроса могут содержать данные, получаемые с помощью арифметических операций над полями таблицы.

Ввыражении могут использоваться:

1)знаки арифметических операций:

+сложение;

-вычитание;

*умножение; / деление;

2)логические операции:

OR – логическое "или";

AND – логическое "и";

NOT – логическое "не";

3)операции сравнения:

=равно;

>больше;

4)стандартные функции;

5)поля таблиц и запросов;

6)константы.

Для изменения порядка действий в выражении используются круглые скобки ().

Для построения сложных выражений используют"Построитель выражений". Чтобы вызвать окно"Построитель выражений", необходимо щелкнуть правой кнопки мыши в том месте, где нужно построить выражение, а затем в появившемся меню правого щелчка выполнить команду "Построить…". Появится окно, показанное на рис. 8.3. В текстовом поле, расположенном в верхней части окна, строится выражение. Нижняя часть окна"Построитель выражений" используется в том случае, если в выражение нужно вставить поле какой-либо таблицы или запроса, или стандартную функцию. Для этого используются значки "Таблицы", "Запросы", "Функции", находящиеся в левой нижней части окна "Построитель выражений".

Для того чтобы в выражение вставить поле из какой-либо таблицы, необходимо в левой нижней части окна"Построитель выражений" дважды щелкнуть по значку"Таблицы". При этом ниже значка"Таблицы" появятся папки всех таблиц открытой базы данных. Если щелкнуть мышью по значку одной из появившихся таблиц, то в средней нижней части окна"Построитель выражений" появится перечень полей этой таблицы. Выбрать нужное поле из этого перечня полей и щелкнуть по кнопкеВставить . При этом выбранное

33

Пример. Из базы данных вывести следующие сведения: дату поставки, наименование поставщика, наименование материала, количество поставленного материала, цену материала за единицу, стоимость поставленного материала.

выражений". Для этого необходимо в нижней части окна запроса установить курсор в строке Поле свободного столбца и, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать команду "Построить…". В появившемся окне"Построитель выражений" необходимо написать имя вычисляемого поля, т.е. "Стоимость:", а затем перемножить стоимость материала на его количество. Для этого в левой нижней части окна "Построитель выражений" необходимо дважды щелкнуть по

"Построитель выражений" (с указанием имени таблицы, из которой взято это поле). Затем необходимо ввести знак умножения(*) и аналогично поместить в верхнюю часть окна "Построитель выражений" поле Количество_материалов из таблицы ПОСТАВКА. Окно "Построитель выражений" примет вид,

34

конструктора имеет вид, показанный на рис. 8.7.

Рис.8.7

Если выполнить этот запрос, щелкнув мышью по его названию дважды, то можно увидеть набор записей этого запроса, показанный на рис. 8.8.

Рис.8.8

35