Основные требования к информации

Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие:

1. Актуальность. Означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;

2. Достоверность. Определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;

3. Достаточность. Свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;

4. Доступность. Связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;

5. Полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;

6. Готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке:

7. Однозначность. Информация не должна допускать различных толкований;

8. Аутентичность. Обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.

Прежде чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что:

1. Информация обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления;

2. Сила воздействия информации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз;

3. Информация более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления;

4. Информация, которая несет факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту;

5. Информация становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности.

6. Итак, информация, исходящая из властных структур, может иметь большее управленческое воздействие и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи.

Источники информации

Главным источником информации для органов государственного управления является Конституция и законы, акты Президента и Правительства Российской Федерации, законы и нормативные акты органов представительной власти субъектов Российской Федерации, а также акты федеральных органов государственного управления, издаваемых в пределах их компетенции.

Указанные документы составляют организационно-правовую базу деятельности органов государственного управления и в то же время многоканальный источник информации.

Другим источником информации являются приказы, отчеты, справки органов государственного управления отраслевой и межотраслевой компетенции. На основе этих документов органы государственного управления общей компетенции следят за выполнением органами управления отраслевой и межотраслевой компетенции, возложенных на них задач и функций, принятых планов, программ.

Определяемая задачами и функциями органов государственного и муниципального управления информация является одной из главных форм в деятельности органов государственного управления. Наиболее достоверным источником внешней информации являются бюллетени государственной отчетности, подготавливаемые статистическими органами. Органы государственного управления получают от статистических органов до 40 видов информации разнообразного характера.

Важное значение имеет внутренняя информация. К ней относятся протоколы заседаний коллегий органов управления, отчеты об итогах работы, справки о ходе выполнения актов вышестоящих органов, поручений и т.д.

Не менее важным источником являются письменные и личные обращения граждан в органы управления. На основе обобщения обращений граждан, критических выступлений в средствах массовой информации органы государственного управления принимают нормативные акты. Информация от населения может поступать в виде:

1. Предложения – это пожелания и рекомендации граждан, касающиеся совершенствования деятельности местных управленческих структур, совершенствования правопорядка и т.д.;

2. Заявления – просьбы об удовлетворении личных прав свобод, сигналы о каких-либо недостатках в работе предприятий, учреждений и т.д.;

3. Жалобы – сообщение о нарушении прав, свобод или интересов граждан, установленных государственным или местным законодательством.

4. Эта информация - важный источник социальной информации о потребностях, запросах и настроениях населения, необходимый для успешного функционирования органов государственного управления.