5. Оптимизация бюджета.

Если запланированные затраты не согласуются с реальным бюджетом, следует внести коррективы в бюджет ( что может изменить сроки проекта ). При оптимизации бюджета следует: - выявить задачи, вызывающие превышение бюджета;

- определить наличие резервов времени для задач, не укладывающихся в бюджет;

- сохранить резервную копию плана;

- скорректировать состав и распределение ресурсов с целью снижения затрат;

- оценить результаты оптимизации.

Для выявления задач с превышением бюджета можно использовать:

- фильтры для отбора задач ( фильтры «Затраты превышают», «Затраты сверх бюджета», «Задачи с задержкой или превышением бюджета для …» );

- отчеты о затратах ( отчеты группы «Затраты»: «Движение денежных средств», «Задачи с превышением бюджета» ).

Для использования фильтров: открыть любое представление проекта с перечнем задач в списке фильтров выбрать нужный фильтрв окне ввести значение пороговой суммы.

Можно использовать автофильтры: открыть любое представление проекта с перечнем задач меню «Вид»«Таблица»таблица «Затраты»панель инструментовкнопка «Автофильтр»список столбцов ( например, столбец «Общие затраты» ).

Использование отчетов: меню «Вид» »Отчеты»окно «Отчеты»группа отчетов «Затраты»кнопка «Выбрать»окно «Отчеты о затратах»отчет «Движение денежных средств».

Отчет «Движение денежных средств» можно настроить: окно «Отчеты о затратах» отчет «Движение денежных средств»кнопка «Изменить»окно настройки отчетавкладки “Определение» ( выбор данных для отчета ), «Подробности» ( формат данных ), «Сортировка» ( упорядочивание данных ).

Отчет «Задачи с превышением бюджета» может быть получен только после того, как будет сохранен базовый план проекта. Этот отчет содержит список задач, стоимость которых превышает затраты бюджета.

6. Изменение параметров распределения ресурсов.

Для снижения стоимости проекта можно:

- изменить схему оплаты ресурса; - заменить ресурс менее дорогим;

- отменить назначение ресурса; - снизить объем назначения ресурса;

- не использовать ресурс в сверхурочное время; - пересмотреть разовые затраты.

- удалить второстепенные задачи; - изменить длительность задач.

4.6. Управление рисками.

Проходит в четыре этапа:

- идентификация рисков ( выявление потенциально опасных событий );

- количественная оценка; - планирование мероприятий;

- обнаружение рисковых ситуаций и их преодоление.

Наиболее подозрительными являются:

- новые задачи; - ресурсы, которые полностью распределены или перегружены;

- задачи с несколькими предшественниками;

- задачи большой длительности или требующие много ресурсов.

Количественная оценка.

Происходит в 4 этапа:

- определение порога устойчивости ( по бюджету и по срокам );

- определение вероятности рисков ( экспертные оценки, статистические методы );

- назначение цены риску: вероятность риска * цена издержек;

- распределение приоритетов между рисками.

Планирование анти-рисковых мероприятий.

Создаются альтернативные планы проектов. Проводятся упреждающие мероприятия. Разрабатывается план смягчения рисков.

Средства идентификации рисков.

Использование фильтров или автофильтров для отбора рисковых задач и ресурсов.

Фильтры: «Задачи с фиксированными датами», «Критические задачи», «Задачи с оценкой длительности», «Ресурсы с превышением доступности».

Использование настраиваемых полей в диаграмме Ганта: меню «Сервис» »Настройка»”Поля»окно «Настройка полей»поля «Риск задержки начала», «Вероятность запаздывания».

Оценка продолжительности проекта по методу PERT.

PERT – Program Evaluation and Revision Technology – техника оценки и пересмотра программ. МетодPERTиспользует три вида оценок длительности задачи:

- оптимистическая оценка; - пессимистическая оценка; - вероятная оценка.

Длительность критического пути рассчитывается как сумма математических ожиданий образующих путь задач проекта. Меню «Вид» »Панели инструментов»»Анализ по методуPERT»панелькнопки «Диаграмма Ганта – оптимистическая оценка», «Диаграмма Ганта – пессимистическая оценка», «Диаграмма Ганта – ожидаемая оценка», «Вычисления по методуPERT», «Форма вводаPERT», «Задание весовых коэффициентов», «Лист вводаPERT».

Можно выбрать «Лист ввода PERT»окноввести длительности задачкнопка «Вычисления по методуPERT»«Лист вводаPERT»столбец «Длительность».