5.6. Докладные и служебные записки, справки

5.6.1. Докладная записка - служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй - излагают выводы и предложения.

5.6.2. Служебная записка - документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри учреждения (кроме прямых руководителей).

5.6.3. Справка - документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают две группы справок: служебные и личные.

Служебные справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений.

Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они подготавливаются на трафаретных бланках, подписываются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) подразделения ГПС, организации системы МЧС России (при необходимости - главным бухгалтером), заверяются гербовой печатью. Справки личного характера регистрируются в журнале учета выдачи справок, который включается в номенклатуру дел.

5.7. Телеграммы

5.7.1. Телеграммы оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - ТЕЛЕГРАММА;

указание на категорию телеграммы (правительственная, срочная);

адресат и телеграфный адрес получателя (полный или условный);

текст;

подпись;

регистрационный номер, дата регистрации.

5.7.2. Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед реквизитом «адресат».

Адресом получателя телеграммы может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст печатается прописными буквами одинарным межстрочным интервалом и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки и исправления в тексте недопустимы.

Ниже текста проставляется наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его инициалы и фамилия.

Под наименованием должности проставляется регистрационный номер (в соответствии с п.3.4) и дата.

Подпись располагается под чертой и включает наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, подписавшего телеграмму (печатается строчными буквами, за исключением первой).

Визы проставляются на втором экземпляре, на лицевой стороне документа.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.