Шпоры к экзамену Excel

1.Назнач-ие и осн-ые понятия электр-ых таблиц. Структура осн-ого окна

Электр-ая таблица EXСEL – это мощная инф-ная технология, предназн-ая для работы с дан-ными, представл-ыми в виде таблицы. Комп-ая таблица - это комп-ый эквивалент обычной таб-лицы, в ячейке кот-ой могут быть записаны данные различных типов. Табл-ый проц-р - это специал-ная комп-ная программа, предназн-ая для работы с дисками.

Док-том EXCEL является файл с произв-ым именем и расширением .XLS. Такой файл наз-ся рабочей книгой. В каждом файле или рабочей книге может размещаться от 1 до 255 элек-тр-ых таблиц, каждая из кот-ых наз-ся рабочим листом. В представлении польз-ля электр-ая таблица EXCEL состоит из 16384 строк и 256 столбцов, размещ-ых в памяти комп-ра. Строки нумеруются целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозн-ны буквами лат-ого алф-та (A, B, ..., Z, AA, ..., IV). На пересечении столбца и строки распол-ся осн-ой структурный элемент таблицы –ячейка. В любую ячейку можно ввес-ти исходные данные - число или текст, или формулу для расчета производной инф-ии. Ши-рину столбца и высоту строки можно изменять.

5. Коп-ие и переем-ие формул

При перемещении формул данные в исходной ячейке удаляются и появляются только в новой ячейке, при этом формула не изменяется или стремится подстроиться таким образом, чтобы данные не изменились. Перемещение формулы: Необх-мо выделить ячейку с формулой , на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажать кнопку Вырезать. (Формулы можно скоп-ть и путем перетаскивания границы выделенной ячейки в левую верхнюю ячейку области встав-ки. Все имеющиеся данные будут заменены). Чтобы вставить формулу и все параметры фор-мат-ия, на вкладке Главная в группе Буфер об-мена нажать кнопку Вставить, а чтобы скоп-ть только формулу, на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажать стрелку Вставить, выбрать команду Спец-ая вставка, а затем - пункт Формулы. Копирование формулы. Вы-делить ячейку, содержащую формулу, кот-ую необх-мо скоп-ть. На вкладке Главная в группе Буфер обмена нажать кнопку Коп-ть. Чтобы вставить формулу и любое формат-ие, на вкладке Главная в группе Буфер обмена нажать кнопку Вставить.

8. Мастер функций

Функции - заранее определенные формулы, кот-ые выполняют вычисл-ия по заданным ве-личинам, наз-ым аргум-ами, и в указанном порядке. Эти функции позволяют выполнять как простые, так и сложные вычисл-ия. Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позвол-ий вводить их в полуавтом-ом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необх-мо нажать кнопку Вставка функции на станд-ой панели инстр-тов, выполнить команду  Вставка/Функция или воспольз-ся комбинацией клавиш Shift+F3. После этого появится диал-ое окно Мастер функций, в кот-ом можно выбрать нужную функцию. Диал-ое окно Мастер функций использ-ся довольно час-то. В Micro-soft Excel функции разбиты на 12 категорий. Категория 10 недавно использовавшихся постоянно обновляется, в завис-ти от того, какими функциями вы польз-сь в посл-ее время. Она напоминает стековую память: новая вызванная вами функция, кот-ая в этом списке еще не числилась, займет первую строку, вытеснив тем самым посл-юю функцию. Категория Полный алфавитный перечень содержит список всех функций Excel.

12. Расширенный фильтр

В режиме расширенный фильтр условия выборки могут задаваться по двум или более столбцам. При том для выборки может задаваться фильтр условия или вычисляемый критерий. Для критерия условия строится дополнительная таблица диапазона условий, в которой заголовки должны повторять заголовки исходной таблицы с данными.

Вычисляемый критерий основывается на одном или нескольких вычисл-ях. В связи с тем что задается формула вычисл-ий, эта формула должна быть настроена на самую верхнюю строку исходной таблицы. Слова «истина» или «ложь» инф-ют не о том, что правильно или нет неписана фор-мула, а лишь о том, что выполняется условие или нет для самой первой строки исходной таблицы. Также как и для критерия «условия» могут задаваться лог-ие связи (и, или). В одной и той же таблице диапазона условий могут быть совмещены как вычисляемые критерии, так и критерии условия.

-в диапазоне критерия нельзя указывать имена полей. Следует ввести новое имя заголовка или оставить ячейку пустой

1. Продолжение

Для указания на конкретную ячейку таблицы используется адрес, кот-ый составляется из обознач-ия столбца и номера строки, на пересечении кот-ых эта ячейка находится.

Основные элементы электронных таблиц:

Строка, столбец, ячейка, блок ячеек.

2. Понятие рабочей книги (рабочего листа)

Файл Microsoft Exel получил название книга.

В книге находятся листы (стандартно 3) на каждом листе таблица

Над листами может быть выполнена операция редактирования:

Добавить, удалить, переместить, скопировать, переместить.

Док-ты, с кот-ыми работает Excel, наз-ся рабо-чей книгой, состоящие из отдельных листов в виде многостр-ого блокнота с закладками. Каж-дая рабочая книга имеет собственное имя и хранится в отдельном файле на диске. При из-менении имени файла изменяется имя рабочей книги. По ум-ию, новым рабочим книгам Excel дает имена Книга1, Книга2 и т.д. В Excel допус-кается работать с несколькими рабочими книга-ми одновременно, при этом каждая открывается в собственном окне. Активной, или текущей, может быть только одна из них. Каждый лист Рабочей книги носит станд-ное имя Лист 1, Лист 2 и т.д.

5. Продолжение

Чтобы вставить только формулу, на вкладке Главная в группе Буфер обмена выбрать последов-но команды  Вставка/Специальная вставка, а затем щелкнуть пункт Формулы.

6. Форматы данных

Детальное управление форматами осуществ-ся через спец-ное меню. Вызвать его можно выде-лив одну или несколько ячеек, щелкнув правой клавишей мышки и выбрав пункт «Формат ячеек». Вкладка «Число».Удобно открывать это меню через клавиатурную комбинацию Ctrl+1, предварительно выделив необх-мые ячейки.

Общий - формат, кот-ый прописывается по ум-ию при вводе инф-ии. Он позволяет отображать и работать как с текст-ыми, так и с числовыми данными. Числовой - формат, применяющийся только к числовым данным. Позволяет указывать число знаков после запятой, вводить раз-делить для разрядов числа, кот-ый крайне удо-бен при работе с числами. Денежный - формат для работы с денежными суммами. Позволяет автом-ки дописывать к числам обозн-ия валют, в кот-ых выражено число. Удобен тем, что можно указать, как отображать отриц-ые знач-ия. Финан-ый - практически не отличается от денежного. За исключением отсутствия выделения цветом отриц-ых значений и увеличенного отступа у данных от правого края ячейки.

8. Продолжение

При выборе какой-либо функции в нижней части диал-ого окна появляется краткое ее описание.

9. Мастер диаграмм

Диаграмма - это граф-ки представленная завис-ть одной величины от другой. С пом-ю диаграмм взаимосвязь между данными становится более наглядной.

Необх-мо выделить диапазон значений, кот-ый предполагается изобр-ть на диаграмме и щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм или выбрать команду Диаграмма из меню Вставка.

1.Выбрать тип диаграммы

2.Уточнить диапазон данных

3.Опред-ть отображ-ые элементы диаграммы

4.Указать размещение диаграммы

10. Понятие списка. Сортировка

Список - это набор строк таблицы Excel, храня-щий связанные данные. Структура списка:

Список состоит из трех основных структурных элементов: Записи. Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента. Поля - это отдельные категории, по кот-ым упорядочена инф-ия в списке (отдельный столбец - отдельная категория).

12. Продолжение

-при соз-ии формул вычисляемых критериев следует испол-ть первую строку списка (не строку заголовков), т. е. первую ячейку в сравниваемом столбце

-если в формуле испол-ся ссылки на ячейки списка, они задаются как относительные

-если в формуле исполь-ся ссылки на ячейки вне списка, они задаются как абсолютные

-вычисляемые критерии можно сочетать с невычисляемыми. (Данные/Фильтр/Расши-ренный фильтр)

13. Автом-ий подсчёт итогов

Microsoft Excel может автом-ки вычислять про-меж-ые и общие итоги в списке. При вставке автом-их промеж-ых итогов Micro-soft Excel изменяет разметку списка, что позволяет отоб-ражать и скрывать строки каждого промеж-ого итога. Перед тем как вставить промеж-ые итоги, необх-мо отсорт-ть список, чтобы сгруп-п-ть строки, по кот-ым нужно подвести итоги. После этого можно подсчитать промеж-ые ито-ги любого столбца, содержащего числа. Если данные не организованы в виде списка или если требуется подвести один промеж-ый итог, вместо автом-их промеж-ых итогов можно ис-пол-ть Автосумму.

2. Продолжение

Имя листа можно изменить, если щелкнуть на закладке листа правой кнопкой мыши и в кон-текстном меню выбрать команду Переим-ть. Число листов в новой рабочей книге определ-ся как параметр по команде  «Сервис/Параметры/ /Общие/Листов в новой книге» и может изменяться в пределах от 1 до 255. Изменение этого параметра действует только на вновь создаваемые книги.

3. Данные, хранимые в ячейках эл-х таблиц

В каждую ячейку польз-ль может ввести дан-ные одного из след-их возм-ых видов: симв-ые, числовые, формулы и функции, а также даты.

Символьные (текстовые) данные имеют опи-сательный характер. Они могут включать в себя алф-ые, числовые и спец-ые символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда - кавычки или пробел.

Числовые данные не могут содержать алф-ых и спец-ых симв-ов, поскольку с ними производятся матем-кие операции. Единств-ыми иск-лючениями являются запятая и знак числа, стоящий перед ним. Формула может включать ряд арифм-их, лог-их и прочих действий, про-изводимых с данными из других ячеек.

6. Продолжение

Дата - формат, указывающий на то, что число представляет собой дату. Тип отображения даты задается в меню. Время - при выборе этого формата, число будет преобразовано в значение времени. Тип вывода времени указывается в меню. Процентный - преобразует цифру (или число) в проценты. Если в ячейке стояла 1, она станет 100%, 10 превратится в 1000%, 0,01 станет 1%. В меню можно выбрать кол-во знаков после запятой. Дробный - этот формат предназн-н для преобр-ия десятичной дроби в обыкновенную. Экспоненциальный - формат, необх-мый для отображения очень больших и очень маленьких чисел. Текст-ый - формат для отображения текста. Под текстом надо понимать не только слова и предложения, но и всевозможные данные, для кот-ых нет чёт-ких форматов. Дополн-ый - позволяет выводить некоторые данные через предустановленные варианты форматов. В том числе индекс, почтовый адрес, телефон и т.д.(все форматы) – предназн-н для соз-ия собств-ых форматов.

7. Формат-ие данных

Формат-ие данных заключ-ся в задании форматов чисел и текста. К операциям формати-ия относятся:

10. Продолжение

Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и распол-ся в самом начале списка. Заголовки - это метки соответствующих полей. В списке Excel каждый столбец - это поле, а каждая строка - это запись.

Изменение порядка распол-ия строк наз-ся сор-тир-ой. Для выполнения сорт-ки необх-мо по-местить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щелкнуть на одной из кнопок сорт-ки (по возр-ию или по убыв-ию), располож-ых на станд-ой панели инстр-ов. Для того, чтобы произвести одновременную сорт-ку более чем по одному полю, нужно активизировать команду Данные/Сорт-ка. В резул-те ее выполнения появится диал-ое окно Сорт-ка диапазона. В раскрывающемся списке Сорт-ть по выбрать столбец и установить переключатель сорт-ки (по убыв-ию или по возр-ию). То же нужно сделать и для второго поля.

Сорт-ка – распол-ие данных на листе в определённом порядке. Чаще всего необх-мо сорт-ть строки с данными, но при необх-ти можно сор-т-ть и столбцы. При сорт-ке заголовки столбцов обычно не сортируются в месте с данными.

13. Продолжение

Промеж-ые итоги. Для вычисл-ия знач-ий про-меж-ых итогов испол-ся итоговая функция, напр. СУММ или СРЗНАЧ. Промеж-ые итоги могут быть отображены в списке с пом-ю нес-кольких типов вычисл-ий одновременно. Об-щие итоги подводятся с пом-ю подробных дан-ных, а не с пом-ю знач-ий промеж-ых итогов. Напр., итоговая функция СРЗНАЧ возвращает среднее знач-ие для всех строк списка, а не для промеж-ых итоговых значений. Автоматические вычисления. Знач-ия общих и промеж-ых итогов пересчитываются автом-ки при каждом изменении подробных данных.

3. Продолжение

Функция представляет собой программу с уникальным именем, для кот-ой польз-ль должен задать конкретные знач-ия аргум-ов функции, стоящих в скобках после ее имени. Различают статист-ие, лог-ие, финан-ые и другие функции.

Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обесп-ет выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Да-ты имеют внутренний и внешний формат. Внешний формат испол-ся для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие типы внешних форматов дат:

– ДД-МММ-ГГ (04-Янв-95);

– МММ-ДД-ГГ (Янв-04-95);

– ДД-МММ (04-Янв);

– МММ-ГГ (Янв-95).

4. Понятие относ-ой и абсол-ой адресации

При коп-ии формул, входящие в них ссылки изменяются - относительная адресация. Однако иногда, при решении задач, требуется, чтобы при коп-ии формулы ссылка на какую-либо ячейку не изменялась. Для этого используется абсолютная адресация.

7. Продолжение

-изменение числовых форматов или формы представления чисел;

-изменение ширины столбцов;

-выравнивание текста и чисел в ячейках; 

-изменение шрифта и цвета; 

-Выбор типа и цвета границы;

-Заливка ячеек.

Данные в таблицах Excel могут быть представлены в различных числовых форматах, в завис-сти от того, какие вычисления требуется произвести. В поле Числ-ые форматы представлен список форматов. Поле Образец показывает выбранное формат-ие. При работе с новой таб-лицей по Ум-ию установлен цифровой формат Общий, кот-ый показывает числа без определенного формат-ия. Ввод некоторых символов автоматически устанавливает нужное формат-ие. Напр.: ввод 40 р. или 5% в ячейку автом-ки установит денежный или процентный формат введенных данных.

1. Выделить область ячеек для ввода

2. Нажать на панели Формат-ие

3. Ввести данные в ячейки

11. Автофильтр. Фильтрация записей списка При выборе опции Автофильтр на каждом по-ле появляется кнопка раскрывающегося списка. Если щёлкнуть мышью по кнопке раскрывающегося списка, то открывается список параметров. Параметр Условие выводит на экран диал-ое окно Пользовательский автофильтр, кот-ое позволяет объединить два параметра по лог-ому условию И или ИЛИ. В левых раскрывающихся списках выбираются лог-ие условия для выбора числ-ой или текст-ой инф-ии, в правых раскрывающихся списках выбираются из спис-ка или вводятся значения параметров для от-бора. При указании знач-ий параметров допускается испол-ие маски: ? или *. ? заменяет один символ в текущей позиции. * заменяет все сло-во или его часть. После применения фильтра все записи, не удовлетворяющие заданным кри-териям, убираются с экрана. Для отображения всех записей необходимо применить параметр Все. Фильтрация данных в режиме автофильтр - условия выборки задаются только по одному столбцу. (Данные/Фильтр/Автофильтр)