Структура современного коммерческого предприятия
Теперь рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия, см. схему
Структура современного коммерческого предприятия
Интернет/интранет и структура предприятия
Основу ИТ-инфраструктуры предприятия составляет его собственная (корпоративная) сеть. Многие современные предприятия используют Интернет-технологии как для внешних, так и для внутренних информационных связей. Построенные на базе этих технологий сети для корпоративного использования называются интранет (intranet) и экстранет (extranet) (рис. 3.4).
Пример организации сетевой деятельности в крупных компаниях
В сети Интернет, которая представляет собой пространство для общего пользования, выполняется поиск внешних материалов, осуществляется связь со средствами массовой информации (СМИ), инвесторами и конкурентами.
Интранет, или интрасеть, - это внутрикорпоративная сеть, которая использует стандарты и технологии Интернета, но доступна только для сотрудников компании. Сеть интранет может быть изолирована от внешних пользователей с помощью сетевого экрана (брандмауэра), защищающего ее от несанкционированного доступа1) через Интернет, или в принципе не имеет доступа извне. Обычно компании создают интрасети только для своих сотрудников. Основное предназначение интранет - совместное использование информации во всей компании.
Экстранет - корпоративная сеть, использующая протоколы и технологии Интернет и общедоступные телекоммуникационные сети для взаимодействия с заказчиками, дилерами и партнерами и для предоставления им необходимой информации.
Интернет, интранет и экстранет, несмотря на общность технологий, используются предприятиями для решения различных задач бизнеса. Интернет позволяет работать с общественной информацией. Интранет предоставляет информацию ограниченного пользования, обеспечивает удобные коммуникации и эффективное сотрудничество пользователей, служит распространению знаний внутри организации.
Интранет-системы обеспечивают организации единый способ обмена информацией и доступа к материалам, единое представление документов и единое пространство для хранения документов. Это позволяет создавать системы документооборота для компаний с региональными офисами и большим количеством персонала, расширять функциональность с минимальными трудозатратами. Работа с материалами Интернета ведется прежде всего отделом маркетинга (изучение материалов конкурентов, анализ данных СМИ и т.п.), содержание интрасети активно используется всеми сотрудниками (тогда как доступ к Интернету может быть не у всех). Зона экстранет - это среда, в которой прежде всего работают сотрудники отделов маркетинга и логистики2).
Офисная техника и информационные потоки в современном офисе
Информационным центром для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной сети.
На рисунке показано подключение ПК к сети Интернет посредством модема, однако существует целый ряд альтернативных вариантов подключения к Интернету. Их описание выходит за рамки тем данной книги, отметим лишь, что в последнее время все чаще используется возможность выхода в Интернет через подключение локальной сети по выделенной линии. Большая часть офисного оборудования так или иначе связана с персональным компьютером. Компьютер в офисе является интегрирующим устройством и служит для подготовки, редактирования документов, а также хранения и обмена документами. Для создания и обработки документов в первую очередь используются офисные программы, рассмотренные в предыдущем параграфе.
Информационные потоки в современном офисе
Значительная часть информации поступает в ПК по сети в виде электронных писем, а также скачивается сотрудниками с Web-страниц.
Все больше офисных компьютеров оборудованы Web-камерами - цифровыми камерами, позволяющими создавать фотографии и видеоролики, которые можно передавать по сети. Специальные программы в сочетании с использованием Web-камер дают возможность организовывать видеоконференции - обсуждения, при которых сотрудники рабочих групп могут видеть друг друга и обсуждать что-либо по сети.
Для участия в видеоконференциях также требуется микрофон. Микрофон необходим еще и для того, чтобы послать голосовое сообщение по электронной почте, озвучить презентацию. Современные офисные программы, в том числе программы Microsoft Office, уже имеют функции распознавания речи. Пока эти технологии развиты слабо, однако со временем голосовое управление компьютером и надиктовывание текстов наверняка получит широкое распространение.
Несмотря на активное развитие электронных средств коммуникации, часть информации по-прежнему поступает в офис в бумажном виде. Для ввода бумажных документов в компьютер служат сканеры - устройства, которые позволяют создавать оцифрованное изображение документа и хранить его в компьютере. Достаточно широкое распространение получили сетевые сканеры, которые позволяют посылать отсканированный документ по электронной почте. Еще один информационный поток формируют документы, приходящие по факсу. С технической точки зрения факс представляет собой несколько разных устройств (телефон, модем, сканер и принтер), совмещенных в одном.
В принципе компьютеры, оборудованные факс-модемом, позволяют принимать факсы непосредственно на ПК. Однако чаще в офисах стоят отдельные факсимильные аппараты. Поэтому иногда документы, полученные в бумажном виде с факсимильного аппарата, вводят в компьютер с помощью сканера. Следует отметить, что в современных офисах стараются меньше пользоваться факсами и переходят на электронную почту. Все чаще документы сканируют и посылают как вложение в электронную почту, поскольку сканер позволяет получить изображение с более высоким качеством, а потери при передаче изображения таким способом отсутствуют в принципе.
На любом предприятии возникает необходимость не только вводить документы в компьютер, но и наоборот - получать бумажную копию электронных документов. Для вывода документов на печать служат принтеры. Чаще всего они бывают лазерные, струйные или матричные. Каждый из перечисленных видов имеет свои достоинства и недостатки.
Струйный принтер формирует изображение путем нанесения на бумагу микрокапель чернил нужного цвета. Эта технология обеспечивает хорошее качество и возможности цветной печати. К недостаткам струйных принтеров относятся небольшая скорость печати и высокая стоимость расходных материалов. Отпечатки документов, как правило, чувствительны к влаге. К достоинствам струйных принтеров следует отнести низкую стоимость самого принтера и возможность печати практически на любом носителе (компакт-дисках, пленке для слайдов, специальном материале для термопереноса на ткань и т.п.). Обычно такие принтеры позиционируются как принтеры для дома или маленьких офисов.
В средних и больших офисах чаще всего используются лазерные принтеры, которые обеспечивают отличное качество при высокой скорости печати и относительно небольшой стоимости расходных материалов. Отпечатки, полученные на лазерном принтере, нечувствительны к влаге и не требуют времени для высыхания.
Матричные принтеры сегодня используются крайне редко. Принцип печати у них близок к пишущей машинке: иголочки ударяют по бумаге через красящую ленту, формируя изображение. Такие принтеры обладают очень низкой стоимостью отпечатка и на них через копирку можно получать несколько копий одновременно, однако они не позволяют получать изображения высокого качества и работают медленно и шумно.
Для тиражирования документов служит копировальная техника. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование, часто называемое также ксерокопированием, является сегодня наиболее распространенным способом копирования. Электрографическое копирование - это способ фотографического воспроизведения изображений, основанный на превращении лучистой энергии в электрическую.
Данный способ копирования отличает высокая скорость и качество копирования, возможность масштабирования и редактирования документа при копировании, а также возможность получения копий с листовых и сброшюрованных документов.
Ксерокопирование дает возможность получения копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке и т.д.
Во многих офисах установлено также брошюровочное оборудование, позволяющее быстро изготовить переплетенные комплекты документации.
Освоение работы со всеми перечисленными выше устройствами обычно не вызывает проблем. Более подробного описания требует процедура перевода бумажных документов в электронный вид.