5.4. Документооборот. Состав и учет объема документооборота
Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.
Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.
Документооборот на предприятии
Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.
Схема документооборота
Схема документооборота
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или издания до завершения исполнения или отправки.
Различают три основных потока документации:
– документы, поступающие из других организаций (входящие);
– документы, отправляемые в другие организации ( исходящие);
–документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого -информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющие: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными составляющими этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов. Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом. Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Значительное влияние на документооборот оказывают существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных подразделений.
Масштабы управления на основе научно-технического прогресса требуют механизации делопроизводства на всех его этапах. Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, так как в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Поэтому документу можно дать следующее определение: документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию. Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы.
Вопросы для обсуждения
1 Из каких разделов состоит контрольная картотека?
2 Какие сроки исполнения документов Вы знаете?
3 Какое должностное лицо снимает документ с контроля?
4 Что является объектом контроля исполнения документов?
5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?
6 Оформите на документах реквизит «отметка о контроле».
7 С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?
8 Каков порядок продления срока исполнения документа?
9 В чем заключается цель документооборота?
10 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?
11 Что такое документооборот?
12 Охарактеризуйте понятие «Номенклатура дел».
13 Охарактеризуйте понятие «Дело».
14 Что такое регистрация документов?
15 Укажите основные стадии делопроизводства.
16 Назовите этапы работы с документами, характерные для документооборота.
17 Что включает в себя понятие «Формирование дел»?
18 Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?
19 По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?
20 По каким признакам строятся номенклатуры дел?
21 Дайте определение экспертизы ценности документов.
22 В чем заключаются задачи экспертизы документов?
23 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?
24 На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?
25 Какие требования необходимо соблюдать при переплете или подшивке дел постоянного , временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу?
26 Как осуществляется нумерация листов в деле?
27 Какие данные указываются на титульном листе описи постоянного хранения?