Заключение

Делопроизводство — это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив и т.д.).

Делопроизводство должно решать триединую задачу:

- содействовать эффективности управления;

- обеспечивать оперативное прохождение и контроль над исполнением документов;

- способствовать освобождению руководящего состава от вспомогательных и технических операций с документами.

Решение этой задачи возложено на подразделения делопроизводства как части управленческого процесса, включающего следующие основные элементы:

- подготовка и размножение документов;

- прием, учет, предварительное рассмотрение документов и подготовка их для доклада руководству;

- контроль над прохождением документов;

- оформление, адресование, пересылка и доставка корреспонденции адресатам;

- организация и осуществление контроля над исполнением документов;

- систематизация документов по делам, учет, оформление и ведение этих дел, подготовка их к архивному хранению;

- уничтожение документального материала;

- хранение документов (дел) и обеспечение их использования;

- контроль над состоянием делопроизводства и наличием (сохранностью) документов (дел).

Составной частью делопроизводства является документирование — процесс составления и оформления документов.

Документ (от лат. documentum — поучительный пример, свидетельство) — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.п.

Создание документов — сложный и весьма трудоемкий процесс. Однако до последнего времени фактически не предпринималось попыток его теоретического освещения, разработки более эффективных приемов и методов составления документов, которые позволили бы улучшить их качество, снизить трудовые затраты на составление и обработку.

Для того чтобы процесс составления плана документа был эффективным, он должен складываться из нескольких операций:

- изучение исходного материала;

- определение объема информации, которую должен содержать документ;

- деление текста документа на смысловые части (каждая часть — это группа тесно связанных между собой мыслей, имеющих общую микротему);

- выделение смыслового опорного пункта в каждой части, т.е. выделения в ней самого существенного, самого характерного;

- определение среди этих частей главных и второстепенных (при этом устанавливается их соподчиненность, связь, соотношение).

К документации управленческого характера относятся приказы, акты, договоры, трудовые соглашения, докладные и объяснительные записки, справки.

Приказ — основной распорядительный документ, действу­ет на основе единоначалия, подписывается руководителем предприятия.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма занимают до 80% входящей и исходящей документации предприятия.

Делопроизводство включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными предприятием и полученными извне:

- прием;

- распределение;

- регистрация;

- контроль исполнения;

- справочная работа;

- формирование дел;

- хранение и использование документации;

- движение документной информации по инстанциям.

Регистрация документов — запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопро­изводственных) процессов носит название «средства организационной техники. В делопроизводственных процессах используется разнообразная оргтехника, которая классифицируется на средства:

- копирования и оперативного размножения доку­ментов;

- составления и изготовления текстовых документов;

- обработки документов;

- поиска, хранения и пересылки документов;

- административно-управленческой связи.

Среди мероприятий, направленных на совершенствование до­кументооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема докумен­тооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения до­кументов в учреждении: создание моделей учрежденческого до­кументооборота, составление маршрутных карт технологическо­го процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения до­кументов и др. К числу способов, позво­ляющих эффективно совершенствовать технологию документо­оборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформ­ления документации, упорядочения документационной нагруз­ки во времени с целью более равномерного ее распределения.