18

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

––––––––––––––*––––––––––––––––

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ, НАУКИ И КАДРОВ

––––––––––––––*––––––––––––––––

УО “БЕЛОРУССКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ”

Кафедра: Управления

Курсовой проект

на тему: Организация делопроизводства и документооборота в УКСП «Совхоз «Заветы Ленина»

Руководитель: Чухманова .

^{(Ф. И. О., подпись)}

Исполнитель: Невская В.В.

Студент 1 группы 3 курса

экономический

^{факультет}

Горки 2009г. Содержание

Введение

1.Теоретические основы организации делопроизводства и документооборота.......4

2. Организационно – экономическая характеристика УКСП «Совхоз «Заветы Ленина»………………………………………………………………………….…15

3. Анализ организации делопроизводства и документооборота в УКСП «Совхоз «Заветы Ленина» ……………………………………………………………..…...31

4.Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота...47

Заключение…………………………………………………………………………...55

Список использованной литературы………………………………………………..58

Приложения

Введение

В современных условиях перехода к рыночной экономике организация делопроизводства на сельскохозяйственных предприятиях играет немаловажную роль для внедрения ресурсосберегающих технологий. В первую очередь это связано с экономией средств, которая возникает при рациональном и эффективном использовании всех имеющихся ресурсов. При организации делопроизводства необходимо использовать новые технические средства, которые минимизируют затраты труда работников делопроизводства. Поэтому в нынешних условиях необходимо просчитать и рационально использовать все возможные затраты на ведение документооборота.

Актуальность данной темы определяется в том, что на данный момент многие хозяйства затрачивают огромные средства на ведение своей хозяйственной деятельности, которые можно намного уменьшить за счет рациональной организации делопроизводства и документооборота в хозяйстве. За счет вложения средств в новые средства труда, можно добиться значительной экономии денежных средств и рабочего времени. Поэтому изучению данного вопроса необходимо посвятить достаточно пристальное внимание.

Для полного раскрытия темы необходимо раскрыть основные вопросы. Они затрагивают практически все главные вопросы организации делопроизводства, ведения деловой корреспонденции, автоматизации работы работников служб делопроизводства, а также совершенствования системы делопроизводства и документооборота.

Основной целью данной курсовой работы является изучение организации делопроизводства и документооборота в сельскохозяйственных предприятиях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.Разобрать теоретические основы делопроизводства.

2.Провести анализ организации делопроизводства и документооборота.

3.Рассмотреть мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота в хозяйстве.

Объектом исследования является вся документация хозяйства, а предметом – рациональная организация работы с ней.

При написании курсовой работы была использована научно-методическая и нормативная литература отечественных и зарубежных авторов по вопросам делопроизводства и документооборота.

а бумаге [6, 18].

В настоящее время содержание понятия "делопроизводство" определяется ГОСТом 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Делопроизводство — это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив и т.д.) [4, с.12].

Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав корте­жей входят: документы, инициирующие решения, используе­мые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сооб­щающие о результатах исполнения. Документооборот, рассмат­риваемый как результат, будет представлять собой совокуп­ность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборо­та, можно определить понятием "документопоток". К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фик­сирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота [2,с.68-69].

Многие исторические факты свидетельствуют о том, что белорусское делопроизводство начало формировать­ся не позже российского (в IX—X вв.).

В рамках Полоцкого княжества (X—XIII вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X в. уже применялись договоры, а для удосто­верения реквизитов договора использовались печати. Состав документов в этот период весьма разнообразен — уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подго­товкой и рассмотрением документов.

В XIII—XIV вв. бурное развитие хозяйственно-экономической жизни белорусских городов и земель возродило внутри- и внешнеторговые связи. Развитие экономики, необходимость отражения внешней агрес­сии и отстаивание торговых интересов белорусских зе­мель в соседних государствах привело к образованию централизованного государства — Великого княжества Литовского. Все это предопределило возрастание роли документирования.

В конце XIV в. документы начинают составлять на бумаге. Обязательным способом удостоверения была печать. В конце документа приводились такие рекви­зиты, как место и дата составления, а автор, как пра­вило, указывался вначале.

В XIV—XV вв. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практи­чески без изменения вплоть до XVIII в. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канце­лярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В це­лом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

Высшим проявлением документирования законода­тельства явилось издание трех Статутов Великого княжества Литовского — 1529, 1566, 1588 гг. Все три Статута отличает четкая организация подачи мате­риала.

В XV—XVI вв. складывается белорусский делопро­изводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его со­ставления, во второй — решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры — образцы до­кументов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной и судебной.

Наиболее важным в плане утверждения системы де­лопроизводства явился XVI в., когда утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, дви­жения и хранения. Последующие два столетия система делопроизводства оставалась практически неизменной. Такое состояние дел было вызвано, с одной стороны, тем, что сложившаяся система удовлетворяла потреб­ностям государственной и общественной жизни, с дру­гой — застоем в экономической, хозяйственной и по­литической жизни государства.

В середине XVTI в. в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты. Белорусский язык в 1696 г. был заменен на польский, который стал официальным делопроизводственным языком.

Раздел Речи Посполитой в конце XVIII в. привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новые статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требова­ли и новой системы документирования.

В первой половине XIX в. на Беларусь была распро­странена система, действующая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство». Ей предшествовали при­казное и коллежское делопроизводство.

При казне делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы — централь­ные органы государственной власти, ведавшие отдель­ными отраслями княжеского управления, и приказные избы — органы государственного управления на мес­тах. В наследство от приказного делопроизводства по­лучили мы и слово «волокита». Документы в то время подклеивали друг к другу и получали длинную ленту, наматываемую на палочки в свитки. При чтении до­кументов лента «волочилась», отсюда и родилось по­нятие, обозначающее сегодня несвоевременное решение того или иного вопроса.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717—1718 гг. Было создано 12 колле­гий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское дело­производство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы орга­низации учета и хранения документов, тогда же впер­вые появился термин «архив». Однако, развивая от­дельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное делопроизводство сменило кол­лежское в 1802 г., когда был издан указ о замене пет­ровских коллегий министерствами. Введение мини­стерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное де­лопроизводство отличалось четкой организацией и рег­ламентацией, надлежащим учетом документов, что было шагом вперед по сравнению с делопроизводством в Великом княжестве Литовском. В то же время ис­полнительное делопроизводство характеризовалось не­обычным бюрократизмом, волокитой и злоупотребле­ниями чиновников. Решение многих дел при этой сис­теме растягивалось на недели и даже месяцы. Отличи­тельной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих доку­ментов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.

Значительные изменения в организации архивного дела произошли на территории Беларуси в первой по­ловине XIX в. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все эти изменения сопровождались по­всеместным введением русского языка. Они были весьма значительны, так как полностью изменили ор­ганизацию делопроизводства на Беларуси, состав до­кументов и технологию их изготовления, обработки и движения.

После октябрьской революции 1917 г. начался со­ветский период в развитии делопроизводства. В 1917— 1919 гг. был разработан и принят целый ряд декретов по вопросам улучшения и упрощения делопроизводства. Во­просами документационного обеспечения процессов управления стало заниматься бюро «Стандартизации». Отличительной чертой делопроизводства в этот период явилось то, что документ стал объектом стандартизации.

С 1972 г. в СССР начали действовать единые прави­ла подготовки и оформления организационно-распоря­дительных документов: ГОСТ 6.38—72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39—72 «Форму­ляр-образец». В 1973 г. были введены в действие ос­новные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1— 75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документа­ции. Основные положения». Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам ор­ганизационно-распорядительных документов.

Общее методическое и научное руководство работа­ми по унификации и стандартизации документов осу­ществлял ГОССТАНДАРТ. К началу 1984 г. было раз­работано и утверждено 16 УСД общесоюзного значе­ния, 27 государственных стандартов на унифициро­ванные системы документации.

На Беларуси после Октябрьской революции 1917 г. наблюдается новый виток развития национального делопроизводства. В 20-е гг. развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Большинство терминов права и общест­воведения закрепились в языковой практике, напри­мер: ахова здароуя, шляхі зносін, выканаучы камітэт, замежныя справы и др. Были изданы книги, специ­ально посвященные делопроизводству: «Учебник дело­производства сельских и местечковых советов» (Мн.,1926), созданный на основе учебника, широко применяемого в РСФСР; «Учебник делопроизводства районных исполнительных комитетов» (Мн.,1926).

Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство. Образцы официальных бумаг. Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания» под редакцией М. Красинского (Мн., 1926).

Основы современной бухгалтерской терминологии также были разработаны в 20-е гг. В 1928 г. был опубликован «Словарь бухгалтерских терминов», в нем приведено 1642 русских термина и соответствующее ко­личество белорусских. Особенностью словаря является то, что основная часть слов в нем — интернациональная.

Постсоветский период начался с распадом СССР. После 1991 г. в республике были созданы самостоя­тельные структуры, занимающиеся проблемами науч­ного и нормативно-методического обеспечения дело­производственных служб. Так, Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Ко­митет по архивам и делопроизводству Республики Бе­ларусь, а на базе Института историко-политических исследований был создан Белорусский научно-иссле­довательский центр документоведения, археографии и архивного дела (БелНИЦДААД), впоследствии преоб­разованный в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).

В марте 1995 г. Белорусским государственным ин­ститутом стандартизации и сертификации (БелГИСС) был утвержден и введен в действие с 1 октября 1995 г. стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основ­ные положения». Затем с 1 июля 1996 г. был введен в действие СТБ 6.38—95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Тре­бования к оформлению документов», разработанный БелНИИДАД.

Современное белорусское делопроизводство находит­ся на стадии развития. Для него характерны две тен­денции: заимствование подходов, выработанных в рус­ском языке, и поиск собственных языково-стилевых средств [15,с.5-10].

Составной частью делопроизводства является документирование. Доку­ментирование - это процесс составления и оформления документов. Оно развивается по двум направлениям:

-документирование по общим вопросам управления (общая документация), которая охватывает основную, оперативную деятельность предприятия;

-документирование специальных сторон управленческой деятельности (специальная документация), куда входит бухгалтерская, статистиче­ская, техническая, военная и другая документация.

Основным объектом в делопроизводстве является документ, а также процесс работы с ним. Документом называется средство закрепления раз­личными способами на специальном материале информации о фактах, со­бытиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятель­ности человека. Документы широко используются в управленческой дея­тельности: они служат основанием для принятия решений, информационно-справочной работы, учета. В нормативных документах закрепляется госу­дарственное устройство. Они используются также как средство общения между организациями, между организациями и гражданами.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документов в управлении состоит в том, что он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформ­ленный в установленном порядке, называется официальным документом. В состав каждого документа входит ряд информационных элементов, характе­ризующих сам документ, его целевое назначение, занимаемое место в про­странстве и во времени. Такие информационные элементы называются рек­визитами.

Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранность и на­копление, а также возможность передать ее другому лицу. Следовательно, документ может выполнять несколько функций:

-информационную, включающую фиксацию, сохранность и передачу информации;

-социальную, отражающую действительность, место и роль человека в обществе;

-коммуникативную, организующую и поддерживающую информационные связи в обществе между отдельными элементами (документы опре­деленного направления (указы, законы, жалобы, заявления и т. д.) и дву­стороннего направления (переписка, договора и т. д.);

-управленческую, создающую документы для целей управления;

-правовую, фиксирующую, закрепляющую и изменяющую правовые нормы и правоотношения;

-учетную, фиксирующую в цифровом выражении информацию, связанную с хозяйственной и другой деятельностью для анализа и контроля ин­формации;

-культурную, состоящую в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, этических норм и ценностей.

Значение той или иной функции со временем изменяется, как изменя­ется и роль самого документа [3 с.3-4].

В настоящее время отдельные авторы термин «дело­производство» все чаще заменяют термином «документационное обеспечение». Последнее заслуживает внима­ния, так как содержит весь комплекс работ с документа­ми, включая вопросы их оборота и хранения [16,с.11].

В процессе производственно-хозяйственной и финансовой деятель­ности предприятий их органы управления и должностные лица прини­мают решения, издают приказы, дают распоряжения, ведут переписку с органами управления, вступают в договорные и другие отношения с юридическими и физическими лицами. Документирование управ­ленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным прави­лам, т.е. в создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

Деятельность организации обеспечивается системой взаи­мосвязанных управленческих документов, составляющих ей документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией организации, кругом управленческих функций, поряд­ком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объёмом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления. Основной массив документации составляет корреспонденция.

Совокупность различных писем и документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами, принято называть деловой корреспонденцией. В деловых письмах и других документах отражается оперативная деятельность предприятий и учреждений. Административная документация является надежным юридическим ис­точником. К документам обращаются всякий раз, когда в этом возника­ет необходимость - спустя много лет и даже столетий. Они являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как "способ доказатель­ства" .

Документ - это материальный объект с информацией, закреплен­ной на нем определенным способом, предназначенным для передачи информации во времени и пространстве.

Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, со­бытию, явлению и т.д., называют документацией.

От того, насколько правильно и своевременно составлен или оформлен документ, насколько быстро можно навести необходимую справку и проверить исполнение, зачастую зависит четкость и дейст­венность руководства предприятием. Все эти вопросы относятся к де­лопроизводству.

Под делопроизводством понимается деятельность, охватываю­щая документирование, т.е. процесс составления служебных докумен­тов и организации работы с документами.

Термин "делопроизводство" - русский термин, как отмечается в литературе, не имеющий аналогов на других языках. Он берет свое на­чало от старого понятия "производство дел" - непосредственный процесс принятия решения на основании документов. В дореволюцион­ной России процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов - "дел" - назывался "производством дел". На территории Беларуси он появился в конце XVIII - начале XIX вв. одновременно с введением рус­ского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами в них.

В белорусском языке понятию "делопроизводство " соответствует термин "справаводства". Термин "справаводства" появился в бело­русском языке лишь в 20-е годы XX в., когда в связи с образованием БССР и проведением политики белорусизации в государственные уч­реждения был возвращен белорусский язык и началась активная разра­ботка современной белорусской делопроизводственной терминологии.

В делопроизводство входят следующие понятия: документирование, документооборот и дело.

Документирование - это процесс создания документов, создание условий, обеспечивающих составление, оформление, прием, регистра­цию, обработку, контроль исполнения документов, их размножение, от правку и передачу, формирование дел, а также хранение обработанных документов в архиве.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от­правки.

Дело - это совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности организации, поме­щенный в отдельную обложку.

Правовая и содержательная стороны докумёнтационного обеспечения регламентируются соответствующими законами Республи­ки Беларусь, указами и распоряжениями Президента Республики Бела­русь, постановлениями и распоряжениями органов государственной власти и управления, определяются положениями и уставами предпри­ятия, должностными инструкциями работников аппарата управления.

Организационно - техническая сторона докумёнтационного обес­печения регламентируется Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который утвержден и введен в действие постановлением Белстандарта от 20 октября 1995 г. № 11.

СТБ 6.38-95 - основной нормативный документ, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительной доку­ментации органов государственной власти и управления, а также юри­дических и физических лиц (субъектов хозяйствования всех форм соб­ственности), осуществляющих хозяйственную деятельность на террито­рии Республики Беларусь.

Нормативные документы, регламентирующие порядок ведения де­лопроизводства на территории Республики Беларусь, разработаны на основе нормативно-методических документов бывших Главархива и Госстандарта.

Ранее была проделана значительная работа по унификации и клас­сификации документов, разработке единых форм документов, правил их составления и оформления, создания трафаретных текстов. В 1973 году была разработана и внедрена Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД - это система документационного обеспечения управ­ленческой деятельности, определяющая типовые процессы документи­рования и организации работы с документами.

Цель системы - внедрить в практику рациональные формы и ме­тоды делопроизводственного обслуживания.

В 1984-1986 гг. был подготовлен и приняг к действию нормативный документ "Единая государственная система документационного обес­печения управления" (БГСДОУ).

В настоящее время при ведении делопроизводства используются следующие нормативные документы и государственные стандарты:

1. СТБ 6.38-95. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

2. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн.: БелНИЦ- ДААД, 1995 (далее по тексту Примерная инструкция);

3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. При­дание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Согласно действующему законодательству министерства, госкоми­теты и другие центральные органы управления, учреждения, организа­ции, предприятия наделены правом издавать только те распорядитель­ные документы, которые предусмотрены действующим законодательст­вом и соответствующими положениями и уставами [9 ,с.3-5].

Основными нормативными актами, регламентирующими делопро­изводство в Республике Беларусь, являются:

-Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архи-­ вах в Республике Беларусь»;

-Стандарт СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Рес-­ публики Беларусь. Система организационно-распорядительной докумен-­ тации. Требования к оформлению документов»;

-Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95;

-Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госко­- митетах и других центральных органах управления, учреждениях, орга-­ низациях и на предприятиях Республики Беларусь;

-Унифицированная система организационно-распорядительной доку-­ ментации;

-Основные правила работы архивов центральных и местных органов го­- сударственной власти и управления, учреждений, организаций и пред-­ приятий Республики Беларусь [3,с.6].