Реквизит «Отметка о контроле»
Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.
Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся на левом поле первой страницы документа (см. Error: Reference source not found).
Рис.10.8. Оформление резолюции на отдельном листе
Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах, так и созданные на их основе. Соответственно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ от 11.01.2009 № 11»,«Издан приказ от 11.01.2009 № 11»,«Вопрос решен 11.01.2009 по телефону»и т.д. (см. Error: Reference source not found)
Из общего списка реквизитов, содержащихся в ДСТУ 4163-2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.
Вопросы для самоконтроля:
Что входит в понятие документооборота?
Каковы основные правила организации документооборота?
Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?
Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?
Какое значение имеет регистрация документов, и какое место она занимает в организации делопроизводства?
Какие задачи выполняет регистрация документов?
Какие требования предъявляются к организации регистрации документов?
Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?
Назовите формы регистрации документов.
В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов?
В чем достоинства и недостатки карточной системы регистрации документов?
В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов?
Каковы этапы обработки входящих документов?
Как производится первичная обработка документов? В чем ее значение?
Каков порядок обработки исходящих документов?
.Какое место занимает контроль исполнения документов в управленческой деятельности?
Что такое сроковый контроль? Каким образом определяется срок исполнения документа?
Какие процедуры составляют технологию ведения срокового контроля?
Какие формы контроля сроков исполнения документов применяются в делопроизводстве?
Перечислите реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход из исполнения.