Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Для работы дома / КД (Ситникова) / Т3_Регистрация документов / $Теория. Регистрация документов.doc
Скачиваний:
131
Добавлен:
27.02.2016
Размер:
266.75 Кб
Скачать

Порядок обработки исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы (см. Рис. 10 .6).

  1. Составление проекта документа исполнителем.

  2. Согласование проекта документа с компетентными лицами.

  3. Проверка правильности оформления проекта документа.

  4. Подписание документа руководителем.

  5. Регистрация документа.

  6. Отправка документа адресату.

  7. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем или другим сотрудником и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправление документов осуществляется централизовано экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в день получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправление или передача документов без их регистрации в канцелярии.

Исполнители

Подготовка проекта документа

Согласование документа

Оформление документа

Подписание документа

Отправка документа

Директор

Сотрудник ДОУ (секретарь)

Начальник структурного подразделения

Рис.10.6. Схема движения исходящего документа

Передача документов внутри организации

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы (см. Рис. 10 .7.).

  1. Составление проекта документа.

  2. Согласование.

  3. Проверка правильности оформления.

  4. Подписание документа руководителем.

  5. Регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы.

  1. Передача документа секретарю.

  2. Контроль его исполнения.

  3. Исполнение.

  4. Подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Исполнители

Подготовка проекта документа

Согласование документа

Оформление документа

Подписание документа

Исполнение

Контроль исполнения

Директор

Сотрудник ДОУ (секретарь)

Руководитель структурного подразделения

Исполнитель

Юрисконсульт

Рис.10.7. Схема движения внутреннего документа

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.