Порядок обработки входящих документов

Документы, которые поступают на предприятие, называются входящимидокументами.

Входящие документы проходят следующие этапы обработки (Рис. 10 .4.).

1. Прием и первичная обработка.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрация.

4. Передача документов руководителю.

5. Рассмотрение документов руководством.

6. Внесение сведений из резолюций в журнал регистрации входящей документации.

7. Передача документов исполнителям.

8. Контроль исполнения.

9. Исполнение документов.

10. Подшивка документов в дело.

Исполнители	Прием и первичная обработка	Предварительное рассмотрение	Рассмотрение документов	Регистрация	Доставка исполнителям	Контроль за исполнением
Директор
Сотрудник ДОУ (секретарь)
Начальник структурного подразделения

Рис.10.4. Схема движения входящего документа

Прием входящей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в службе ДОУ или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка «лично»). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую.

Все документы, поступившие в организацию, подлежат обязательному предварительному рассмотрению, которое выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы. Эти сотрудники должны хорошо знать структуру организации, функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения документов, которые поступили, на те, что нуждаются в обязательном рассмотрении руководством, и те, что направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день получения или на следующий день, в случае поступления их в нерабочее время.

Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа (см. Рис. 10 .5) и занесения соответствующей записи в журнал регистрации или регистрационно-контрольную карточку.

Наименование организации

Дата

индекс

Рис.10.5. Форма регистрационного штампа

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и высших органов, которые содержат информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и нуждающиеся в решении руководства. Другие документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решение по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Оригинал передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, которое организует выполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.