Технология работы с документами Организация документооборота
Документооборот– это движение служебных документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения выполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело.
Организация документооборота– это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.
Различают три основных информационных документопотока:
Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.). Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.
Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)
Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период составляет объем документооборота. Количественному учету подлежат все без исключения документы – поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние. Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников. Анализ объема документооборота за ряд лет позволяет своевременно принимать меры к сокращению количества документов.
Правила регистрации и индексирования документов
Регистрация документа– это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал. Она является важнейшим этапом работы с документами.
Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрации подлежат все документы, которые требуют учета, выполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Регистрация документов осуществляется в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.
К нерегистрируемым службой делопроизводства относятся следующие виды документов:
рекламные материалы;
сообщения о совещаниях, конференциях и их программы;
прейскуранты;
печатные издания (книги, журналы, газеты);
телеграммы;
научные отчеты по темам ;
поздравительные письма и пригласительные билеты;
бухгалтерские документы;
письма, присланные в копии для сведения.
При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила.
Каждый документ регистрируется только один раз.
Все документы регистрируются только в одном месте.
Все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
а) порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
б) индекс по номенклатуре дел.
Например, 218/01-15, где 218 – порядковый регистрационный номер; 01-15 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.
Регистрация входящихдокументов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Далее производится запись о документе в регистрационный журнал (см. Рис. 10 .1) для регистрации входящих документов или регистрационно-контрольную карточку (Рис. 10 .3).
|
Дата посту-пления и индекс |
Корреспондент, дата и индекс полученного документа |
Краткое содержание |
Резолюция |
Пометка о выпол-нении |
|
01.03.09 № 25/08-42 |
Выставочный центр «Экспо-Бизнес» № 63/17-07 от 25.02.09 |
О рассмотрении заявки на участие в выставке |
Л.И Карпову Разработать план оргтехмероприятий по подготовке к выставке |
|
Рис.10.1. Пример журнала регистрации входящих документов
Для исходящихдокументов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка на специально отведенном на бланке месте. Далее производится запись о документе в регистрационный журнал для регистрации исходящих документов (см. Рис. 10 .2) или регистрационно-контрольную карточку (Рис. 10 .3).
|
№ |
Дата и № исходя-щего докумен-та |
Куда и кому адресован документ |
Краткое содержание |
Кем подписан документ |
№ дела, в которое подшит |
Отмет-ка об испол-нении |
|
15 |
№ 25/08-15 от 12.02.09 |
Директору Выставочного центра Экспо-бизнес Ю.В.Страхову ул. Правды, 125, г. Киев |
Об участии в выставке |
Директор О.Н. Некрасов |
08 |
Отправлен почтой |
Рис.10.2. Пример журнала регистрации исходящих документов
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы (см. Рис. 10 .1, Рис. 10 .2) или регистрационно-контрольные карточки (РКК) (см. Рис. 10 .3). В настоящее время все чаще используется автоматизированные системы регистрации документов.
Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, т. к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль исполнения документов на контрольных карточках.
Рис.10.3. Пример оформления регистрационно-контрольной карточки
Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:
регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля исполнения документов.
Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточки, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Естественно, что создание и ведение больших картотек – это трудоемкая работа. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
автор (корреспондент);
название документа;
дата документа;
индекс документа;
дата поступления документа (для входящих);
индекс поступления документа (для входящих);
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.
В настоящее время предпочтительней использовать автоматизированные системы регистрации документов.