Документооборот

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).

Различают три основных информационных документопотока:

• Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.). Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

• Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

• Документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Различные виды классификации документов

Существует несколько видов классификации служебной документации. Среди них можно выделить следующие.

Классификация деловых документов по содержанию:

• по административным вопросам;

• по вопросам материально-технического снабжения;

• планирования;

• бухгалтерского учета;

• подготовки кадров;

• внешнеторговой деятельности и т.д.

Классификация деловых документов по происхождению:

• официальные -создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам).  Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. Например, паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.;

• личные документысоздаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

Классификация деловых документов по месту составления:

• внешние- полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);

• внутренние- составленные в данном учреждении и используемые внутри него.

При классификации деловых документов по наименованиювыделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов:

• акты;

• анкеты;

• ведомости;

• протоколы;

• инструкции;

• отчеты;

• приказы и т.д.

Организационно-распорядительные документы

Управленческая документациявключает следующие унифицированные системы документации:

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

• Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

• Унифицированная система отчетно-статистической документации.

• Унифицированная система документации по труду.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления.

Документы, используемые в управленческой деятельности предприятия, называются организационно-распорядительной документацией (ОРД). В их состав входят:

• организационные документы: устав, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, положение о персонале;

• распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;

• информационно-справочные документы: акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки и др.;

• документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, трудовые книжки, личные карточки и др.;

• финансово-бухгалтерские документы;

• коммерческие контракты.