1. Введение в делопроизводство Документационное обеспечение управления

Управление любым учреждением неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Именно документы служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками.

Организационно-распорядительная деятельность как один из видов управленческой деятельности подчиняется определенным закономерностям, осуществляется в соответствии с основными принципами, знание которых дает возможность руководителю строить ее на научной основе. Формами ее реализации являются распоряжения, приказы и др. управленческие документы.

В зависимости от объема документооборота, технического оснащения организации, количества структурных подразделений в организации может применяться полная или частичная централизация делопроизводства.

Общие правила документирования управленческой деятельности и порядок работы с документами с момента их создания или поступления до отправки или передачи в архив регламентирует инструкция по делопроизводству, которую разрабатывают в организации на основании Примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной КМУ от 17 октября 1997 г. № 1153. Данная Примерная инструкция может быть применена для разработки собственных инструкций в организациях всех форм собственности.

Общее руководство работой делопроизводственной службы осуществляет руководитель организации. Ведение делопроизводства в соответствии с требованиями нормативных документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ДОУ. В структурных подразделениях, где штатным расписанием не предусмотрены должности работников по делопроизводству, эта работа возлагается на специально выделенное лицо.

Работа делопроизводственной службы регламентируется положением об этой службе, которое разрабатывается на основе Устава организации, Примерной инструкции и утверждается руководителем организации.

Всю работу по документационному обеспечению управления можно подразделить на два основных направления – это непосредственное оперативное информационно-документационное обслуживание деятельности предприятия и организационно-методическое руководство всей работой с документами и содержащейся в них информацией. Эти направления определяют задачи, стоящие перед данной службой, а именно:

• обеспечение единого порядка документирования и работы с документами;

• совершенствование форм и методов работы с документами на основе использования современной вычислительной и организационной техники;

• сокращение документооборота и количества документов.

Служба документационного обеспечения управления должна быть самостоятельным структурным подразделением, возглавляемым начальником, который непосредственно подчиняется руководителю организации.

Что такое документ?

"Документом называется все то, что служит для регистрации , передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете"– это определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".

Таким образом, документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией.  В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполнялив основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentumозначает "свидетельство". Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр Iиздал указ "О подписании протоколов".

В 1720 году был издан "Генеральный регламент", определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова"Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству" можно прочесть:

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее   определение:

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Основные задачи делопроизводства заключаются в следующем:

• оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

• создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);

• создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

• создание условий для хранения документов.