Тема. Информационные документы.

В любой организации необходима передача информации с одного уровня управления на другой, а также между подраз­делениями организации или должностными лицами, не нахо­дящимися в прямом подчинении. Для этой цели используются докладные, служебные и объяснительные записки.

Докладная записка – это документ, который адресован непосредственному или вышестоящему руководителю и ин­формирует его о выполненной работе, сложившейся ситуации или об имевшем место явлении или факте. Кроме того, она может направляться и в вышестоящую организацию. Доклад­ная записка всегда содержит выводы или предложения соста­вителя.

Докладная записка может быть:

1) инициативной (составляется с целью побудить руководителя принять определенное решение);

2) информационной (информирует руководителя о ходе работ);

3) отчетной (информирует руководство о завершении работы, результатах проверки, командировки).

Также различают внутренние и внешние докладные записки.

Внешнюю докладную записку направляют руководителю вышестоящей организации, поэтому она в обязательном порядке должна регистрироваться. Оформляют ее на общем бланке формата А4.

Внутреннюю докладную записку адресуют руководителю организации или структурного подразделения, в котором работает ее составитель. Ее можно составлять на обычном листе бумаги формата А4, при этом допускается рукописный способ оформления.

Тексту докладной записки обязательно предшествует за­головок. Рекомендуется начинать текст со ссылки на указание руководства: «В соответствии с вашим поручением...» или совсем нейтрально: «При проведении работ...».

Если сведения, приводимые в докладной записке, относят­ся к определенному периоду времени или дате, то в заголовок включается фраза «за период с... по...» или «по состоянию на...».

Текст любой докладной записки должен состоять из двух частей. В первой (вводной) части излагаются причина для составления докладной записки, имевшие место факты или сложившаяся ситуация, а также проводится их анализ. Во второй части излагаются выводы и предложения, которые, по мнению ее составителя, необходимо реализовать в связи с изложенными фактами.

Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации, а внутреннюю – ее составитель.

Во многих организациях для внутренней деловой перепис­ки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, использует­ся такой документ, как служебная записка.

Так же как и докладная, служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер.

В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служеб­ная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому руководителю. Служебную записку подпи­сывает руководитель подразделения или должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на обычном листе бумаги формата А4 и состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу. По своей структуре служебная записка полностью совпадает с докладной.

Объяснительная записка – это документ, сопровождаю­щий основной документ (план, проект, отчет и т.п.) и поясняющий содержание отдельных его положений или объяс­няющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно своему назначению эти виды объяснительных записок оформляются по-разному.

Объяснительные записки первого типа выступают в виде приложений к документам. Обычно они имеют внешнего адресата, поэтому составляются на общем бланке учреждения. Состав реквизитов аналогичен внешней докладной записке, но он не содержит выводов и предложений.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий и нарушений трудовой, дисциплины отдельных работников. Текст таких записок, кроме словесных объяснений, может содержать документальные доказательства. Они оформляются на обычных листах бумаги и подписываются составителем.

Протокол – это распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллективных органов.

Протокол ведется во время заседаний секретарем.

В формуляр протокола совещания в обязательном порядке должны быть включены следующие реквизиты:

1. наименование учреждения, автора;

2. название вида документа (протокол);

3. дата проведения совещания

На протоколе проставляется дата проведения совещания, а не дата оформления или подписания протокола. Если совещание продолжается несколько дней, сначала указывает­ся дата начала совещания, через тире – его окончания.

Номер протокола является порядковым номером сове­щания в течение года (исключение составляют учебные заведения, в которых это может быть порядковый номер совещания в течение учебного года).

4. гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению);

5. место проведения (указывается город, в котором оно состоялось);

6. заголовок

Заголовок протокола содержит указание на вид совещания (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа, который его проводит, в родительном падеже. Начинается заголовок с прописной буквы.

7. повестка дня;

8. председатель, секретарь заседания;

9. текст

Текст протокола состоит из двух частей:

– вводной, которая содержит строго определенную инфор­мацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке. Вводная, или постоянная, часть протокола включает следующие сведения:

1. Председатель

2. Секретарь

3. Присутствовали – перечисляются присутствующие участники собрания, совещания или постоянно действующего коллегиального органа. Фамилии членов коллегий располагают в алфавитном порядке (должности можно не указывать), так как должности указаны в приказе о назначении коллегии.

4. Приглашен­ные – перечисляются приглашенные с указанием их должностей, фамилии располагают в алфавитном порядке. На крупных или расширенных заседаниях присутствующих указывают количественно, а фамилии указываются в списке, который прилагается.

5. Повестка дня – в ней указываются вопросы, предлагаемые к обсуждению. Каждый пункт повестки дня начинается с предлога «О» или «Об» и помещается с красной строки. Повестка дня может прилагаться к протоколу. В этом случае она не вносится в текст протокола, но в ней делается пометка: «Повестка заседания прилагается».

– основной, в которой фиксируется ход заседания. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня.

10. СЛУШАЛИ – выступление докладчика;

11. ВЫСТУПИЛИ – выступление содокладчика;

12. ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ – постановление или решение коллегиального органа, собрания, совещания;

Каждая часть начинается с этих слов. Эти слова пишутся прописными буквами (каждое с новой строки) от левого края, после них ставится двоеточие.

Словом «СЛУШАЛИ» начинается раздел текста по каж­дому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке за цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и участников совещания, выступаю­щих в прениях, указываются в новой строке от левого края.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица. Если выступающие представили тексты или тезисы докладов и выступлений, то в протоколах они не записываются, но через тире после фамилии докладчика указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) при­лагается».

13. подписи председателя и секретаря.

Акт– это официальный документ, фиксирующий определенный факт.

Оформляется акт на общем бланке организации. Дата, которая указывается в бланке акта, должна соответствовать той дате, когда произошло событие, по поводу которого составляется акт. Это относится и к месту составления.

Для некоторых событий, по поводу которых составляются акты, имеются унифицированные формы.

Кроме того, типовые формы отдельных видов актов утвер­ждены другими нормативными документами, издаваемыми Правительством Республики Беларусь, министерствами и ведомствами. К ним относятся акты, оформляемые налоговой инспекцией, органами МВД, автоинспекции, пожарной инс­пекции, санитарной инспекции, инспекции по труду и др.

Формуляр акта содержит следующие реквизиты:

1. название учреждения;

2. название структурного подразделения;

3. вид документа;

4. место составления;

5. дата, индекс;

6. гриф утверждения;

7. заголовок к тексту;

8. текст;

9. подписи лиц, составивших акт.

Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание установленного события или факта. Он формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и должен начинаться с предлога «О» или «Об».

Текст акта делится на введение (вводная часть) и конста­тирующую часть.

Вводная часть для всех актов одинаковая. Во вводной части акта указываются: основание для составления акта, лица, его составившие, и при необходимости – лица, присут­ствовавшие при составлении акта.

Вводная часть состоит из 6 абзацев, начинающихся сло­вами: Основание. Составлен. Председатель. Члены комиссии. Присутствовали. Приглашенные.

Начинается текст акта словом ОСНОВАНИЕ, которое печатается большими буквами сразу от левых полей. В конце слова ставится двоеточие. На этой же строке указывают наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дату и номер.

Со следующей строки с большой буквы пишут «Составлен». В составе комиссии указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя и членов комиссии в именительном падеже, перечисленные в алфавитном порядке.

Констатирующая часть акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи составления акта, суще­ство и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Если в акте отражаются несколько событий или фактов, то его содержание может быть разделено на пункты и подпункты.

Текст акта принято излагать от третьего лица единствен­ного числа: «Комиссия установила, что...».

После констатирующей части печатают заключение, пред­ложения, выводы комиссии. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации (с указанием сроков исполнения предписываемых действий). Эта часть не является обязательной, акт может заканчиваться и простой констатацией фактов.

В конце текста акта помещают сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

При подписании акта первой проставляется подпись пред­седателя комиссии, ниже – подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Акты ревизий и обследований подлежат согласованию с теми должностными лицами, деятельность которых проверяется.

Письмо — это обобщенное название различных по держанию документов, пересылаемых по почте.

Письма (факсы) оформляют на специальных бланках для писем (форматы А4, А5). Как правило, письмо посвящается одному вопросу.

По содержанию и назначению письма бывают: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные (претензионные), письма-запросы, сопроводительные и др.

Инструкционные (директивные) письма исходят государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, логов, экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относят письма, содер­жащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма содержат рекламу, цены предла­гаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой об­ращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) на­править предложения на поставку товара, ответы про­давцов, рекламации, ответы на рекламации, кредит­ные письма и т.п.

В рекламационных (претензионных) письмах орга­низации (предприятия) требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляют подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

В письмах-запросах организация (предприятие) про­сит разъяснить какой-либо факт или действие и побу­ждает фирму-контрагента (или государственную орга­низацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляют сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной доку­мент требует дополнительного пояснения.

Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства и заключения. Во введении излагают причины и непосредственный повод, послуживший ос­нованием для составления письма. В доказательствах излагают историю вопроса, приводят доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делают количественные выводы. Заключение — главный логи­ческий элемент, в нем излагают основную мысль-просьбу, предложение, согласие, отказ и т. д.

Тон письма должен быть корректным и деловым. Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки.

Окончательный вариант служебного письма (кото­рый печатают на бланках в 2 экземплярах), прежде чем поступить на подпись руководителю организации, предприятия (его заместителю), проходит стадию со­гласования. С этой целью должностные лица визируют второй экземпляр письма.

Письма по финансовым вопросам подписывает глав­ный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации.

После подписания служебное письмо направляют в канцелярию, где его регистрируют и ставят дату. Пер­вый экземпляр отправляют адресату, второй направ­ляют в дело.