Тема. Требования к оформлению документов.

Особое место в управленческой деятельности учреж­дений, организаций и предприятий занимают служеб­ные организационно-распорядительные документы (ОРД). Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.

Для ОРД установлены два формата бумаги А4 [210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

Для формата А4 установлены следующие размеры полей. Поле с левой стороны — 30 мм, с правой — не менее 8 мм, верхнее и нижнее поле — не менее 20 мм. Поля документов служат для подшивки документов, занесения отметок, а также предохраняют текст от преждевременного износа.

С целью экономии бумаги тексты документов, используемых внутри организации (предприятия), раз­решается оформлять на двух сторонах листа (для до­кументов со сроком хранения до 3 лет).

При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все после­дующие на чистых листах бумаги одинакового с блан­ком формата и качества. Второй и последующие экземпляры документа допускается печатать на бумаге, не совпадающей по цвету и качеству с первым, но одинакового с ним формата.

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы, начиная со второй страни­цы. Нумерация страниц выполняется арабскими цифра­ми без каких-либо знаков посередине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Для каждого формата документов предусмотрено два варианта расположения реквизитов заголовочной части. Первый вариант - угловой, при котором наиме­нование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т. д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вариант является более предпочтительным.

Второй вариант — продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размеща­ется по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно середины листа документа, т. е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Организациям (предприятиям), работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в верхней части листа слева печатаются реквизиты на белорусском (русском) языке, справа — на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на белорусском (русском) языке, а ниже — на иностранном.

Организационные документы

Устав. Это правовой акт, регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

Положение. Это правовой акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обя­занности и организацию работы системы органов госу­дарства, структурного подразделения (комиссии, груп­пы) или регламентирующий деятельность должност­ных лиц. В отдельную группу выделяют положения, регулирующие совокупность организационных, трудо­вых и других отношений по конкретному вопросу, на­пример положение об открытиях и изобретениях или типовое положение о ведении делопроизводства и т.д.

Инструкция. Это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регули­рующих организационные, научно-технические, фи­нансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Распорядительные документы

Приказ. Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения и являющийся формой до­ведения до исполнителей наиболее важных решений.

В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах) и по вопросам общей деятельности.

Распоряжение. Это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам организации (предприятия) единолично заместителем первого руководителя, заместителем главного инженера либо руководителями структурных подразделений.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия и ка­ется узкого круга подразделений и должностных лиц.

Указание. Это правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной организации (предприятия) или вышестоящих органов управления.

Постановление. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиаль­но управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, установления стабильных норм, правил.