27. Папки. Работа с папками. Создание папки.

Папки служат для хранения документов и выглядят точно так же, как представле-ния. Однако представления отображают или содержат документы в зависимости от формулы выборки или запроса. Папки, напротив, допускают размещение в них документов и выступают в роли хранилищ связанной информации.

Совет

Используйте папки для группировки связанных документов. К примеру, у вас есть три проекта, которые вы ведете. Прибегнув к помощи папок, вы можете создать по одной папке на проект А, В и С.

Щ

Примечание

Важно понимать то, что документы, размещенные внутри папок, не «переносятся» в папки из представлений. Документ существует лишь в одном экземпляре, а папка содержит на него ссылку. Удаляя документы из представлений, вы удаляете их и изо всех папок.

_I

Создание папки

Для создания папки выполните следующие шаги:

1. Выберите в меню пункты Create > Design > Folder или перейдите в раздел Folder панели Design и нажмите New Folder. Тем самым вы сформируете папку. Убедитесь, что вами выбрано значащее первичное название и псевдоним.

2. Укажите название папки. В большинстве случаев тип папки (Folder type) должен оставаться в значении Shared, что позволит обращаться к ней всем, кому это необходимо. Для создания папки, работать с которой сможете только вы, измените это значение на Private.

3. Затем вы сможете выбрать между созданием папки «с нуля» или заимствованием ее дизайна у папки, существующей в базе данных. Определив папку по умолчанию, вы увидите ее в поле Copy style from view. Если папка не задана, это поле примет пустое значение. Для изменения его значения нажмите кнопку Copy From, после чего произведите свой выбор.

4. Нажмите ОК для создания папки.

28. Представления. Работа с представлениями. Скрытые представления

Представления служат для упорядочения и вывода набора связанных записей, принимающих на экране вид ряда строк и столбцов подобно электронной таблице. Какие именно документы отображаются в представлении, Lotus Notes определяет, используя формулу выборки. Все документы, которые соответствуют правилу или правилам критериев выборки, один за другим включаются в представление, ког-да оно открывается. Любая база в системе Notes должна иметь как минимум одно представление.

Существует два способа определения формулы выборки - простое действие (sim-ple action) и язык формул (Formula Language). Для создания формулы при помощи простых действий нужно запустить мастер. Прибегнув же к языку формул, можно записать более сложные или развитые правила организации представления.

К примеру, пусть у вас есть база данных с большим количеством форм. Ис-пользуя представления, вы можете определить собственный способ отображения каждой формы. Для обеспечения же того, чтобы каждое представление выводило только нужные документы, запишем для него свою формулу выборки. При этом критерий выборки одного представления может выглядеть так:

SELECT Form = "Reservation"; где "Reservation" -одна из форм базы данных.

Примечание

Для уточнения информации, отображаемой представлением, обращайтесь к формулам выбор­ки и простым действиям. Если формула не указана, в представление войдут все без исключе­ния документы.

Помимо отбора содержимого представления Designer позволяет установить по-рядок сортировки, содержимое столбцов данных и внешний вид результата. По-рядок сортировки каждого столбца представления можно определить, используя - диалог свойств. Информацию можно сортировать по возрастанию, убыванию или не сортировать вообще.

По характеру вывода на экран выделяют два вида отображений - стандартную схему (Standard Outline) и календарь (Calendar). Стандартным называют отображе-

ние информации в виде строк и столбцов. Представление-календарь придает ин-терфейсу форму календаря с отображением документов в контексте конкретной даты и времени. И перво, и второе отображение выводят документы с учетом фор-мулы выборки.

Рис. 4.27. Пример представления с сортировкой по полю Name

Скрытые представления

Обычно представления предназначены для отображения информации. Однако их можно использовать и для управления приложением. Нередко создаваемые для нужд разработчика представления скрываются от конечного пользователя для упрощения всей навигации в базе данных. Зачастую же скрытые представления служат как источник значений keyword-полей или для ведения расчетов.

К примеру, скажем, вы хотите назначить уникальный порядковый номер каж-дому новому документу, который будет добавлен в базу. Всякий раз, когда пользо-ватель создаст очередной документ, Lotus Notes будет увеличивать текущий порядковый номер на единицу и назначать его документу.

Решить такую задачу можно, используя представление с одним столбцом «Track-ing Number» (Порядковый номер) и сортировкой по убыванию. При создании но-вого документа приложение извлечет из представления первую запись (например номер с наибольшим значением) и увеличит это число. В момент же сохранениядокумента он станет самой «верхней» записью представления. Функционально

представление может быть видимо или скрыто. Однако поскольку с точки зрения пользователя представление, содержащее только числа, пожалуй, практически бесполезно, вы можете его скрыть, уменьшив количество представлений, которые отображаются на экране.

Совет

Работая с приложением, скрытые представления можно отобразить, прижав во время откры-тия базы данных (или двойного щелчка по ее пиктограмме) клавиши Control¹ и Shift. Пользуясь навигатором или схемой, выберите для вывода представления пункты меню View > Go to.

чтобы скрыть представление, воспользуйтесь при задании его названия круг-лыми скобками «()». Так, представление «TrackingNo» будет видно пользователю, а представление «(TrackingNo)» будет от него скрыто.

Создание представления, имеющего стандартную схему

Чтобы создать представление, имеющее стандартную схему, выполните следующие шаги:

1.Для создания нового представления выберите в меню пункты Create > De-sign > View или перейдите в раздел View панели Design и нажмите New View. На экране появится диалоговое окно Create View.

2. Укажите название представления. Чтобы скрыть представление, заключите его название в скобки. В большинстве случаев тип представления (View type) должен оставаться в значении Shared, что позволит получать доступ к пред-ставлению всем, кому это необходимо. Для создания представления, обра-щаться к которому сможете только вы, измените это значение на Private.

3. Затем вы сможете выбрать между созданием представления «с нуля» или заимствованием его дизайна у существующего представления в базе данных. Определив представление по умолчанию, вы увидите его в поле Copy style from view (см. рис. 4.31). Если представление не указано, это поле примет пустое значение. Для изменения его значения нажмите кнопку Copy From, после чего произведите свой выбор.

4. Теперь задайте условия выборки представления. Для этого есть три способа -прибегнуть к помощи мастера, указать формулу или оставить поле пустым. Для добавления запроса или набора правил с помощью мастера нажмите кнопку Add Condition и заполните форму. Чтобы записать правила на языке формул, установите переключатель в положение By Formula. Если условия не указаны, представление автоматически отобразит все документы из базы данных.

Совет

условия выборки представления могут в любое время изменяться. Если при создании пред­ставления вы не уверены в виде формулы, то можете опустить условия и задать их позднее. Для задания или смены этих условий выберите в панели Object клиента Designer объект View Selection.