1.3 Документация на предприятии

К товарно-транспортной документации относится международная товарно-транс­портная накладная (CMR) (Приложение А) и все прилагаемые к ней документы:

- отгрузочная специ­фикация;

- счет-фактура (invoice) контрактной стоимости груза;

- сертификаты каче­ства и происхождения;

- карантинный и ветеринарный сертификаты;

- акт загрузки автомобиля.

Эти документы составляются на языке страны отправителя. Бланки всех товарно-транспортных документов должны быть изготовлены в типографии и, заполненные, передаются перевозчику вместе с товарно-транспортной накладной.

При оформлении CMR на страны Западной Европы оформляется не менее двенад­цати листов. Накладная CMR оформляется как минимум в семи экземплярах (страницах). Причем первые четыре экземпляра (страницы) накладной пронумерованы и опре­делены участникам договора перевозки:

- первый экземпляр — грузоотправителю;

- второй экземпляр — грузополучателю;

- третий экземпляр — перевозчику;

- четвер­тый экземпляр — для расчетов.

Все последующие экземпляры — для затаможивания, проезда погранпереходов, для перецепок и т.д.

После окончания рейса водителю необходимо приложить к путевому листу не менее пяти экземпляров CMR на перевозку груза (по одному экземпляру для расчета по иностранной территории и СНГ, один экземпляр для отдела расчетов, один прикладывается к путевому листу и один резервный в случае обращения в суд). При перевозке мелкопартийных грузов к CMR прилагается грузовой мани­фест (описание каждого вида груза, его количество, место назначения каждого груза). CMR заполняется на каждый вид груза, каждую его партию, и общая CMR заполняется на весь груз.

Как правило, в накладных CMR в верхнем правом углу печатается следующий текст: «Данная перевозка, несмотря ни на какие прочие договоры, осуществляется в соответствии с условиями Конвенции о договоре международной перевозки грузов (КДПГ)».

Счет-фактура является документом, составляемым во всех случаях при отправке груза одним предприятием другому предприятию. В этом документе приве­дены реквизиты каждой из сторон, участвующей в сделке, дата сделки, количество груза, цена единицы груза и общая цена, а также некоторые другие реквизиты. Этот документ является важнейшим из всех и на его основе составляют­ся все остальные документы, необходимые для международной перевозки.

При оформлении документации пользуются факсом, если заказчик или перевозчик находятся на расстоянии.

Информацией, запрашиваемой у потенциального клиента, является:

1. Название организации.

2. Сотрудничала ли ранее данная организация с ЧУАП «ВИТТРАНС».

3. Тип груза.

4. Параметры груза (объем, вес, упаковка, ДШВ (длина-ширина-высота)).

5. Класс опасности.

6. Температурный режим, необходимый для перевозимого груза.

7. Пункт отправления и пункт назначения перевозки.

8. Денежная сумма, которую организация готова потратить на осуществление перевозки.

9. Количество машин, необходимых для перевозки.

10. Условия оплаты (через 15 дней после получения CMR, ТТН, путевого листа)

Суть работы ЧУАП «ВИТТРАНС» заключается в поиске перевозчика для того или иного заказчика грузов, либо непосредственно перевозке груза своим подвижным составом, оформлении всех необходимых документов (договора, заявки, разовые заказы), в том числе взятие на себя всех рисков, а также ведение всех необходимых телефонных переговоров, как с перевозчиком, так и с самим водителем заказанного автомобиля.