Inform_s-my / 40 / материал / IvakhnenkovCandOfSciences

112

Перспективні форми побудови структури облікового апарату.

Вплив науково-технічного прогресу призводить до ряду змін в організації облікового процесу, в характері і змісті функцій, що виконуються працівниками обліку. Як підкреслює проф. О.М. Кашаєв [114], частка суто технічних операцій в обліковому процесі при домінуванні ручної праці досягає 80 %. Ці операції майже повністю можна механізувати і комп’ютеризувати. Значно менша частка припадає на контрольно-аналітичні функції, що не підлягають комп’ютеризації. Тому принципово змінюється характер самої облікової праці. Діяльність бухгалтера перетворюється на творчу на основі співпраці людини і машини з таким розподілом функцій, при якому машина виконує шаблонні (тобто рутинні) види роботи, а за людиною залишаються творчі дії по змістовній оцінці отриманих облікових даних. Використання комп’ютерів призводить до зниження загальної трудомісткості облікових робіт в бухгалтерії завдяки значному скороченню частки обліково-технічних функцій при відповідному зростанні контрольно-

аналітичних.

При комп’ютерно-комунікаційній формі обліку первинна необроблена інформація вводиться в систему безпосередньо з робочих місць – на промисловому підприємстві це можуть бути КРМ в цехах основного і допоміжного виробництв, коморах, відділах збуту, інші відділи заводоуправління.

Тому при визначенні структури бухгалтерії одним з найважливіших факторів, що береться до уваги, є можливість здійснення контролю за достовірністю облікових даних і надійністю інформаційних зв’язків як всередині бухгалтерії, так і між бухгалтерією та підрозділами підприємства.

Зважаючи на це, перспективною є така побудова структури бухгалтерії, при якій в її складі замість бухгалтерів з ділянок обліку виділяються два основні відділи: відділ інформаційної системи та контрольний відділ, підпорядковані головному бухгалтеру (див. рис. 2.26).

Перший відділ – інформаційний, забезпечує взаємозв’язок із структурними підрозділами і складається з відповідної групи працівників, до якої належать інженери-програмісти та бухгалтери-консультанти, що допомагають технічним працівникам вводити первинну інформацію. Таким чином, до працівників першого сектору належать працівники, які забезпечують безперебійне поповнення інформаційної бази даних та поточне налагодження комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку. До другого відділу – контрольного – належить група бухгалтерів – контролерів, які безпосередньо не вводять облікову інформацію до бази даних, але здійснюють контроль за правильністю її введення і, при необхідності, коригують. Окрім наведених функцій до компетенції контролерів входить розробка і перевірка виконання облікової політики, складання звітності,

складання кошторису і контроль його виконання, складання нормативних і фактичних даних та їх оцінка.

Така структура, що передбачає опосередковану участь працівників бухгалтерії в технології обробки даних, пов’язана з введенням проф.

К.Н. Нарібаєвим нового поняття – “обліковий цикл”, який “складається з ряду процедур, що виконуються у певній послідовності – реєстрація і накопичення первинної інформації, її класифікація і запис на конкретні матеріальні носії,

обробка і одержання зведених даних, складання звітних форм. Таким чином, цикл охоплює проміжок часу з моменту одержання вихідних даних до моменту одержання балансу, або, що одне й теж, дорівнює проміжку часу від балансу до балансу” [175, с. 102].

При застосуванні комп’ютерно-комунікаційної форми обліку змінюється характер функцій бухгалтерів: вони не тільки здійснюють контроль, а й аналізують отримані результати. Використовуючи єдину базу даних, бухгалтер-

контролер має можливість здійснювати контроль (аудит) всіх господарських операцій з обліку. Перегляд проводиться від кінцевого результату до первинних даних. Це дає можливість виявити неточності при виконанні господарських операцій, а також здійснювати аналіз за окремими структурними підрозділами,

116

видами продукції (робіт, послуг), використаними матеріальними цінностями і отримувати необхідну інформацію для прийняття управлінських рішень.

Подальше удосконалення структурної побудови бухгалтерії викликане також і зміною в засобах побудови КРМ. Сучасні програмні продукти, такі як

“1С:Бухгалтерия”, дозволяють будувати структуру бухгалтерії на основі віртуальних КРМ [138]. Віртуальне КРМ – це реалізація правил ведення обліку за допомогою функцій програми і прав доступу користувача до бази даних. Те й інше налагоджується спеціалістом в робочому порядку без програмування. Для зміни технології обліку необхідно перебудувати віртуальні КРМ, яких торкається ця зміна або створити нові. Віртуальні КРМ не потребують додаткового апаратного забезпечення, внаслідок чого витрати від зміни інформаційної технології зводяться до мінімуму. Набір необхідних працівнику програмних функцій, реалізованих у віртуальних КРМ, може змінюватися. Наприклад, коли спеціаліст з обліку виробничих запасів тимчасово заміщує касира, його КРМ одразу ж перебудовується для виконання додаткових функцій. Бухгалтер отримує доступ до всіх кореспонденцій по рахунку 50, касових звітів разом з усіма рахунками і операціями з обліку матеріалів. При такий організації праці не потрібно одночасно використовувати декілька КРМ.

При періодичних організаційних змінах, що відбуваються на підприємстві,

можуть змінюватися як організація бухгалтерської служби в цілому, так і організація окремих її груп. Початок використання в 60-х роках комп’ютеризованих систем управління на підприємствах США і Західної Європи створив тенденцію до зміни організаційної структури цих підприємств. Вона почала набувати більшої гнучкості та пристосованості до швидкої зміни умов і появи нових наукових технологій. Такі структури назвали адаптивними, оскільки їх можна швидко модифікувати у відповідності до змін навколишнього середовища і потреб самої організації [165]. Ще одна назва таких систем – органічні структури. Ця назва пов’язана з їх можливостями адаптуватися до змін в навколишньому середовищі подібно до того, як це роблять живі організми. Коли

117

виникають проблеми і дії, які не можна розкласти на окремі елементи і розподілити за спеціалістами у відповідності з чітко визначеною функцією кожного, співробітники повинні вирішувати свої задачі відповідно до задач фірми в цілому. Відпадає потреба в значній частині формальних характеристик і визначенні посадових обов’язків (в категоріях повноважень відповідальності, а

також методів), тому що їх необхідно постійно модифікувати в результаті взаємодії з іншими учасниками рішення даної задачі. Ця взаємодія відбувається як по вертикалі, так і по горизонталі. Взаємодія між співробітниками різних рангів нагадує скоріше консультацію двох колег, ніж наказ керівника підлеглому.

Використання комп’ютерних мереж призвело до різкого зменшення кількості управлінців середнього рівня та появи нового типу організаційних структур – мережевого [226]. При цьому основні господарські функції поділяються за окремими підрозділами, які пов’язані між собою і з невеликою головною організацією, яка є їх штаб-квартирою, єдиною електронною системою.

Така побудова організацій та підприємств суттєво змінює і структуру облікового апарату. Використання трьох програмно-апаратних частин: 1) Internet-

технологій; 2) віртуальних КРМ; 3) якісних ліній зв’язку дозволяє для працівників другого відділу бухгалтерії – бухгалтерів-контролерів – перейти до роботи поза межами підприємства. При цьому робочий колектив бухгалтерії у випадку підключення комп’ютерів до Internet може бути розподілений по великій території. Це відкриває широкі можливості для залучення експертів з інших підприємств, спеціалізованих фірм, а також використання працівників, які працюють за сумісництвом вдома, що зменшує витрати на оренду приміщення,

електроенергію, воду, опалення тощо.

118

РОЗДІЛ 3

Проблеми та шляхи удосконалення організації бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації

3.1. Створення комп’ютеризованої системи бухгалтерського обліку

бухгалтерського обліку (КСБО). Застосування комп’ютерних технологій в бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві постає питання про доцільність створення на підприємстві КСБО. Це питання дуже важливе, оскільки вибір способу обробки облікової інформації (див. розділ 1), є

ключовим в організації бухгалтерського обліку, яка, як писав І.П. Бабенко, “повинна відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства” [12, с. 1054]. В принципі, на підприємствах можна організувати облік і без застосування комп’ютерів, але за умови належної організації управління підприємством в цілому. Проф. М.А. Левенсон у цьому зв’язку зазначав, що “бухгалтерія великого підприємства може бути організована порівняно задовільно навіть у тому випадку, якщо вона ведеться з використанням застарілих технічних прийомів, але обов’язково наявна раціональна організація управління підприємством в цілому” [148, с. 12]. Однак опитування бухгалтерів м. Житомира показало, що на більшості підприємств організація управління та обліку перебуває у незадовільному стані. Так, Наказ про облікову політику та Положення про бухгалтерську службу видаються тільки на 50 підприємствах з

110 (46 %), незважаючи на те, що наявність Наказу вимагається чинним законодавством. Трохи кращий стан з посадовими інструкціями бухгалтерів –

120

Таблиця 3.1

Підприємства м. Житомира, що успішно впровадили КСБО станом на 1-ше липня 1998 р. (за даними фірми “Елтокс”)

Форма власності

За результатами проведеного обстеження можна зробити висновок, що комп’ютеризація обліку швидше відбувається на торговельних підприємствах та підприємствах сфери послуг колективної форми власності, з кількістю працюючих до 50 чоловік, кількістю бухгалтерів від 2 до 10.

Організація бухгалтерського обліку потребує певних передумов. Передумови ефективної організації бухгалтерського обліку розглянуті в працях проф. О.М. Кашаєва [114], проф. М.А. Левенсона [148], проф. Ю.Я. Литвина [153, 154], проф. Г.І. Моісеєнка [173], доц. В.А. Полторадні [154], професорів В.Ф. Палія та Я.В. Соколова [193]. В більшості випадків виділяють наступні передумови: 1) ретельне вивчення технології виробництва; 2) висока кваліфікація головного бухгалтера. Досвід комп’ютеризації бухгалтерського обліку підприємств, накопичений житомирською фірмою “Елтокс”, дозволяє виділити ще дві передумови, що характерні для організації комп’ютеризованого обліку: 1) наявність грошових коштів для інвестицій в створення та експлуатацію інформаційної системи (80 % невдач при комп’ютеризації обліку обумовлені відсутністю коштів); 2) зацікавленість директора та головного бухгалтера підприємства. Про важливість сприяння керівника підприємства процесу комп’ютеризації обліку пише також і проф. Я.В. Соколов [180]. На шляху