Inform_s-my / 40 / материал / IvakhnenkovCandOfSciences

101

Створення КРМ бухгалтера грунтується на принципах персоніфікації обчислень і самонавчання облікових працівників, комп’ютеризації основних облікових функцій, безпаперової технології ведення бухгалтерського обліку,

раціонального поєднання розподіленої, децентралізованої і централізованої систем обробки облікової інформації.

Класифікація КРМ відбувається за такими основними ознаками:

за функціональною спрямованістю – КРМ технічного і допоміжного персоналу, КРМ спеціаліста, КРМ керівника тощо;

за рівнем використання персональних комп’ютерів – КРМ нижчого,

середнього та вищого рівнів;

за формою організації праці працівників на персональних комп’ютерах – індивідуальні і колективні;

за іншими ознаками.

Численні публікації з питань створення КРМ для обробки облікової інформації [54, 93, 175, 214] дозволяють провести їх класифікацію за рівнем використання персональних комп’ютерів:

КРМ вищих керівників (включаючи головного бухгалтера), а також керівників середнього та нижнього рівнів управління;

КРМ спеціалістів (КРМ бухгалтерів та економістів; нормувальника,

диспетчера, інженера, технолога тощо);

КРМ технічних виконавців (комірника, секретаря, касира, продавця, оператора тощо).

Специфічним є те, що КРМ бухгалтера потребує створення технології, яка передбачає участь широкого кола працівників підприємства – бухгалтерів,

операторів, секретарів, комірників, керівників та інших спеціалістів – в обробці облікової інформації – введенні даних, формуванні первинних документів,

візуальному контролі вхідних даних, складанні форм вихідних документів, яке здійснюються на робочому місці за допомогою персонального комп’ютера.

102

При застосуванні КРМ функції бухгалтерів змінюються наступним чином:

основним обов’язком бухгалтера, відповідального за ведення обліку на конкретній ділянці, є обробка локальної інформації на відносно невеликій інформаційній базі;

інформація надходить або у вигляді заповнених первинних документів з регламентованою структурою, або первинний документ заповнюється і оформлюється на комп’ютері безпосередньо бухгалтером;

обробка документів полягає у відображенні інформації з документів в облікових регістрах шляхом введення їх реквізитів та формування проводок;

обробка облікової інформації суворо регламентується як інструктивними матеріалами, так і технологією роботи з нею в системі.

Іншою характерною рисою є трансформація форм побудови облікового

апарату при застосуванні обчислювальної техніки. З появою обчислювальних машин багато авторів вважали головним аргументом за впровадження централізації можливість використання обчислювальної техніки в процесі управління і обліку. Так, наприклад, проф. Г.І. Моісеєнко писав, що “ефективне використання сучасної обчислювальної техніки в бухгалтерському обліку можливе тільки в умовах його централізації. Централізація і механізація обліку є взаємопов’язаними частинами” [173, с. 227]. Такої ж думки і професори П.П. Німчинов [181] та Ю.І. Осадчий [187]. При цьому способі обробки облікових даних роботи, пов’язані з безпосереднім підрахунком, здійснюються в обчислювальних центрах, а роботи, пов’язані з перенесенням інформації до регістрів та її групуванням, – в бухгалтерії.

Широке використання обчислювальної техніки і, особливо, швидкодіючих електронних обчислювальних машин спочатку призвело до централізованої обробки облікової інформації, оскільки всі обчислювальні пристрої знаходилися в одному відділі підприємства. Висока вартість комп’ютерів другого та третього поколінь, складність їх експлуатації і обслуговування призводили до необхідності

103

створення великих централізованих обчислювальних центрів зі спеціальним штатом операторів і програмістів, і, як наслідок, вимагали максимального ступеня централізації обліку. На цьому етапі навіть на великих підприємствах, де збереглися цехові бухгалтерії, децентралізація обліку втратила свої звичайні форми, оскільки цехові бухгалтерії отримували готові зведення від обчислювального центру. При цьому функції цехових бухгалтерій зводилися лише до контролю за правильністю оформлення первинних документів та отриманих звітних зведень. Саме це й дало підставу проф. П.О. Додонову [82]

стверджувати про однозначну централізацію облікового апарату в умовах застосування обчислювальної техніки. Тільки такий ступінь централізації обліку забезпечував повне завантаження обчислювальних центрів, сприяв уніфікації бухгалтерського обліку, зниженню витрат на його ведення.

На цьому етапі розвитку технічних засобів переваги централізованого підходу полягали в наступному:

1)уніфікація системи кодування інформації у масштабі підприємства полегшувала управління господарською діяльністю. Інтегрований централізований масив даних забезпечував можливість доступу до пристроїв пам’яті для своєчасного отримання необхідної інформації;

2)при обробці трудомістких задач в єдиному обчислювальному центрі ці задачі сортувалися і виконувалися в порядку відповідно до їх важливості для роботи всього підприємства;

3)використання одного потужного обчислювального центру скорочувало витрати на електронну обробку даних;

4)централізована база даних і використання обчислювальною системою всієї бібліотеки програм сприяли зниженню трудомісткості та вартості обробки інформації;

5)можливість централізованої комплектації системи обробки даних кваліфікованими спеціалістами дозволяла скоротити витрати на навчання персоналу.

104

Однак максимальна централізація обліку мала і негативні наслідки: облік і контроль, обробка облікової інформації відривалася від місця здійснення господарських операцій, збільшувалась тривалість документообігу,

підвищувалися витрати на переміщення носіїв інформації до місця їх обробки тощо.

З розвитком можливостей обчислювальної техніки та її здешевленням,

створенням КРМ бухгалтерів з’явилась можливість децентралізувати облік,

оскільки тепер обробка первинної облікової інформації та формування кінцевої інформації може відбуватись безпосередньо на робочих місцях облікових працівників.

Децентралізована система обробки даних має ряд наступних переваг:

1)обробка даних у безпосередній наближеності до місця їх виникнення та використання підвищує зацікавленість управлінського та облікового персоналу у підвищенні вірогідності вхідних даних;

2)можуть бути враховані інтереси окремих підрозділів (відділів) підприємств. За допомогою персональних комп’ютерів більш оперативно вирішуються облікові завдання, необхідні для управління цими підрозділами;

3)підвищується життєздатність системи обробки даних. Вихід з ладу централізованого обчислювального обладнання або системи передачі даних може призвести до зупинки всієї системи в цілому. Вихід же з ладу локального

обладнання не впливає на роботу інших частин системи.

Основні варіанти використання комп’ютерів, характерні для різних етапів розвитку електронної обробки даних схематично зображені на рис. 2.20.

105

Рис. 2.20. Варіанти використання комп’ютерів на підприємствах

Розглядаючи поняття централізації та децентралізації обліку стосовно як комп’ютеризованого обліку, так і безкомп’ютерних способів обробки облікової інформації, слід мати на увазі, що вони є досить умовними. Відносність категорій централізації і децентралізації як при паперових, так і при комп’ютерних формах обліку наочно показав проф. К.Н. Нарібаєв [175], який довів відносність цих категорій при побудові облікового апарату. Він пише, що: “... реально не може існувати повністю централізована система, так само як і повністю децентралізована система стає недієздатною. Можна говорити про ступінь централізації і децентралізації, як про оптимальне поєднання цих процесів при певних умовах” [175, с. 97]. Існують дві конкуруючі тенденції, які впливають на вибір структурної схеми системи обробки облікових даних на сучасному етапі розвитку технічних засобів обчислювальної техніки та засобів зв’язку. Перша полягає у підвищення ступеню централізації обробки, друга – в посиленні її децентралізації. Ці тенденції призвели до абсолютно нових рис в централізації та децентралізації обліку.

Дослідження і узагальнення українського та світового досвіду в галузі організації обліку в умовах його комп’ютеризації дали можливість визначити основну тенденцію в централізації і децентралізації виконання облікових функцій.

106

Вона полягає в накопиченні і централізованій обробці облікових даних в єдиному центрі і децентралізованому введенні первинної інформації в базу даних програми та використанні результатних облікових показників. Ця система поєднує переваги централізованої обробки даних з перевагами децентралізованих систем.

Використання локальних обчислювальних мереж дозволяє використовувати в інформаційній системі управління методи агрегації та дисагрегації облікової інформації, які, в свою чергу, ведуть до встановлення оптимального співвідношення принципів централізації і децентралізації.

комунікаційній формі обліку. Традиційно в основі поділу праці бухгалтерів лежав принцип організації обліку за окремими обліковими завданнями (або ділянками): облік основних засобів та нематеріальних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік грошових коштів, облік розрахункових операцій, облік витрат виробництва тощо. При комп’ютеризації бухгалтерського обліку за принципами комп’ютерно-комунікаційної форми обліку перелік облікових завдань залишається незмінним, але збереження і перетворення інформації, формування результатних даних здійснюються в єдиній інформаційній базі (див. рис. 2.21).

107

Примітка: облік ОЗ та НА, облік ВЗ, облік ОП, облік ГК, облік РО, облік ВВ, облік ГП та Р, облік Ф та ФР – відповідно завдань з обліку основних засобів та нематеріальних активів, виробничих запасів, оплати праці, грошових коштів, розрахункових операцій, витрат виробництва, готової продукції та її реалізації, обліку фондів та фінансових результатів.

Рис. 2.21. Концептуальна модель комп’ютеризованого бухгалтерського обліку в розрізі ділянок обліку

Можливості комп’ютерно-комунікаційної форми обліку дозволяють гнучко розподіляти облікову роботу між працівниками з різних ділянок обліку. Склад облікових завдань залишається незмінним при різних обсягах облікових робіт, але перелік виконавців суттєво відрізняється в залежності від розміру підприємства і,

відповідно, обсягу облікової роботи. Відмінності в організації облікового апарату в бухгалтеріях різного розміру зручно представити за допомогою схеми (див.

рис. 2.22).

109

робіт може передбачатися виділення, найпотужнішого комп’ютера як сервера, на якому зберігається інформаційна база та виконується основна маса обчислень.

Подальша реалізація інформаційної технології комп’ютеризованого рішення завдань бухгалтерського обліку з використанням КРМ на зростаючому підприємстві призводить до необхідності побудови багаторівневої обчислювальної системи, яка грунтується на застосуванні КРМ технічних виконавців (первинний облік), КРМ функціональних працівників (ділянки обліку,

коло 4) та КРМ керівників. В умовах промислового підприємства організація бухгалтерського обліку на основі КРМ на нижчому рівні складається з: КРМ працівників первинного обліку (КРМ комірника з обліку матеріальних цінностей,

КРМ з обліку виробітку працівників в цехах основного та допоміжного виробництв, КРМ комірника з обліку готової продукції). Інформація на основі введених даних передається каналами зв’язку до бухгалтерії. Наступні рівні відносяться до бухгалтерії та містять КРМ з ділянок обліку і окремих синтетичних рахунків (облік основних засобів та нематеріальних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік готової продукції та її реалізації, облік розрахункових операцій, облік витрат виробництва). Бухгалтери контролюють введені дані, перевіряють їх повноту і достовірність, при необхідності доповнюють інформацію і створюють інформаційну базу. Її доповнюють інформацією з інших КРМ та інформаційних систем підприємства. Крім того,

можлива організація КРМ бухгалтера-аналітика та КРМ контролера. Останні два КРМ включають завдання з функцій аналізу та контролю, які виконуються працівниками бухгалтерії.

Сьогодні комп’ютери використовують переважно в невеликих бухгалтеріях з чисельністю працівників до 10 (див. рис. 2.23). Розроблена універсальна модель структури облікового апарату при комп’ютерно-комунікаційній формі обліку дозволить будувати КСБО в бухгалтеріях будь-якого розміру (див. рис. 2.22).

110

1 бухгалтер журнально -

ордерна

2 - 5 бухгалтерів

змішана

6 - 20 бухгалтерів

комп’ютерна

Більше 20 бухгалтерів

меморіально - ордерна

Журнал - Головна

Рис. 2.23. Співвідношення форми ведення обліку і кількості бухгалтерів

Типові структурні схеми облікового апарату виробничого та торгового підприємств при застосуванні комп’ютерно-комунікаційної форми обліку при трьох рівнях КРМ наведені на рис. 2.24, 2.25.