Пряме викрадення грошових коштів

Пряме, неприховане викрадення грошей виявляється через інвентаризацію готівки ¹, що проводиться у такій послідовності:

• опечатування кас, що виключає покриття нестачі готівки інших кас;

• складання звіту касиром на дату раптової перевірки каси у присутності членів інвентаризаційної комісії та подання розписки про те, що на момент інвентаризації каси немає неоприбуткованих і несписаних коштів (до заліку приймаються з поміткою в акті інвентаризації каси платіжні відомості з частковою виплатою заробітної плати і не приймаються розписки про обґрунтування нестачі коштів);

• порівняння одержаних сум після перерахунку грошей і цінностей з даними про їх залишок, зафіксований у бухгалтерському обліку;

• оформлення в трьох примірниках результатів інвентаризації актом інвентаризації;

• у разі виявленої нестачі готівки касир подає аудитору письмове пояснення причини її виникнення.

Для виявлення прямого викрадення грошових коштів використовується аудиторська процедура «Каса 1.1.1» — інвентаризація касової готівки ².

Нічим не прихована нестача грошей у касі на момент перевірки є найпростішою формою порушення касової дисципліни; складнішою є викрадення готівки, замасковане різними розписками працівників підприємства.

Розкрадання грошей під прикриттям неоформлених документів і розписок аудитор виявляє шляхом перевірки правильності оформлення надходжень та видачі готівки з каси підприємства.

Приймаючи грошові білети та монети до каси, касири підприємств зобов’язані керуватися загальними правилами визначення ознак платоспроможності грошових білетів та розмінної монети Національного банку України. За порядком ведення касових операцій готівка касирами підприємства приймається за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або уповноваженою ним особою. Про приймання грошей вида- ється квитанція за підписами головного бухгалтера або уповнова­женої ним особи і касира, завірена печаткою (штампом) касира або чеком касового апарата, а видача готівки — за видатковими касовими ордерами (розрахунково-платіжними) та іншими видатковими документами.

Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером сільськогосподарського підприємства або уповноваженими ними особами. До видаткових ордерів можуть додаватися заявки на видачу грошей, рахунки тощо. Аудитору слід врахувати нове положення: якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках тощо є дозвільний напис керівника сільськогосподарського підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов’язковий.

Порушенням (розтратою готівки) вважаються випадки, коли на документах, рахунках, заявах тощо, які додаються до видаткового касового ордера, відсутні підписи й дозвіл керівника. Аудитор має враховувати, що видача грошей з каси, яка не підтверджується розпискою одержувача у видатковому касовому ордері, вважається нестачею і підлягає стягненню з касира, а готівка, не підтверджена прибутковими ордерами — надлишком каси та зараховується у прибуток підприємства.

Подібні порушення виявляються перевіркою касових документів на відповідність підпису одержувача грошей на видаткових касових документах з урахуванням встановленого порядку їх видачі.

Згідно з Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні при виплаті грошей окремій особі за видатковим касовим ордером або документом, що його замінює, при поданні документа, який посвідчує особу, з відображенням його реквізитів і під розписку. Розписка про одержання грошей може бути зроблена тільки власноручно чорнилом темного кольору або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми (гривень — літерами, копійок — цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума вказується не літерами, а цифрами. Аудитору слід врахувати, що видача грошей особам, яких немає у списковому складі сільськогосподарського підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на основі укладених договорів.

Особам, які залучаються до сільськогосподарських і вантажно-розвантажувальних робіт, а також для подолання наслідків стихійного лиха, гроші можуть видаватися за відомістю. Відомості складаються окремо для кожної організації, працівники якої були залучені на роботи, та засвідчуються (крім підпису керівника й головного бухгалтера підприємства — організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.

Достовірність підписів одержувачів грошей перевіряється порівнянням підписів на одних документах з підписами на інших. В окремих випадках проводиться опитування одержувачів грошей.

Основні аудиторські процедури у разі перевірки каси:

«Каса. 1.2.1» — перевірка наявності на прибуткових і видаткових касових ордерах підпису головного бухгалтера чи уповноваженої особи;

«Каса. 1.2.2» — перевірка наявності на видаткових касових документах підписів керівників сільськогосподарського підприємства чи уповноваженої особи;

«Каса. 1.2.3» — перевірка наявності на прибуткових і видаткових документах підписів отримувача грошей.

Мета аудиторської процедури: встановити наявність санкцій головного бухгалтера або уповноваженої особи на всі надходження й видатки коштів.

Засоби перевірки: зразки підписів головного бухгалтера, особи, уповноваженої ним підписувати за нього касові документи із зазначенням дати початку та закінчення його повноважень.

Техніка проведення: послідовний огляд усіх прибуткових і видаткових касових ордерів з метою встановлення наявності підписів головного бухгалтера або уповноваженої особи. За відсутності підписів заповнюється така форма:

ф. «Каса. 1.2.1а»

(Назва підприємства)

ПЕРЕЛІК КАСОВИХ ОРДЕРІВ, НА ЯКИХ НЕМАЄ ПІДПИСУ ГОЛОВНОГО БУХГАЛТЕРА АБО УПОВНОВАЖЕНОЇ ОСОБИ

Номер ордера		Дата	Сума	Підстава
прибутковий	видатковий

Відповідність підписів головного бухгалтера або уповноваженої особи на касових документах перевіряють порівнянням їх із зразками підписів. У разі встановлення невідповідності підписів доцільно заповнити таку форму:

ф. «Каса. 1.2.1б»

(Назва підприємства)

ПЕРЕЛІК КАСОВИХ ОРДЕРІВ, НА ЯКИХ ПІДПИС ГОЛОВНОГО БУХГАЛТЕРА АБО УПОВНОВАЖЕНОЇ ОСОБИ НЕ ВІДПОВІДАЄ ЗРАЗКУ

Номер ордера		Дата	Сума	Підстава
прибутковий	видатковий

Законність підписів уповноваженою особою касових ордерів перевіряється аудитором порівнянням відповідності дат касових ордерів термінам строку повноважень вказаної особи. Якщо виявлено, що зазначені строки не збігаються, доцільно скласти ф. «Каса. 1.2.1в».

Необов’язковість підпису видаткового касового ордера керівником потребує перевірки доданих до видаткових касових ордерів документів на наявність дозволу керівника підприємства на документах (заявах, рахунках, розрахунково-платіжних відомостях тощо): «Сплатити» (Підпис) або «Прошу сплатити» (Підпис).

ф. «Каса. 1.2.1в»

(Назва підприємства)

ПЕРЕЛІК КАСОВИХ ОРДЕРІВ, ДАТИ ЯКИХ НЕ ЗБІГАЮТЬСЯ З ДАТАМИ ВСТАНОВЛЕНИХ ПОВНОВАЖЕНЬ НА ЇХ ПІДПИС¹

П.І.П. уповноваженої особи

Дата початку

Дата закінчення

Номер ордера		Дата	Сума	Підстава
прибутковий	видатковий

Якщо такі розпорядження на документах відсутні чи підпис керівника не збігається із зразком, заповнюється ф. «Каса. 1.2.2а» (згідно з аудиторською процедурою 1.2.2).

ф. «Каса. 1.2.2а»

(Назва підприємства)

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, У ЯКИХ ПІДПИС КЕРІВНИКА ПІДПРИЄМСТВА АБО УПОВНОВАЖЕНОЇ ОСОБИ НЕ ЗБІГАЄТЬСЯ З ПІДПИСОМ НА ЗРАЗКУ

Номер видаткового касового ордера	Дата	Сума	Кому і з якою метою видані гроші

Відповідність дат видаткових касових ордерів проводиться також порівнянням їх із строками виконання особою повноважень. У разі невідповідності дат заповнюється ф. «Каса. 1.2.2б».

ф. «Каса. 1.2.2б»

(Назва підприємства)

ПЕРЕЛІК ВИДАТКОВИХ КАСОВИХ ОРДЕРІВ ЧИ ДОДАНИХ ДО НИХ ДОКУМЕНТІВ, ДАТИ ПІДПИСУ ЯКИХ НЕ ЗБІГАЮТЬСЯ ІЗ СТРОКОМ НАДАНОГО ПОВНОВАЖЕННЯ ЇХ ПІДПИСУВАТИ

П.І.П. уповноваженої особи

Дата початку

Дата закінчення

Номер видаткового касового ордера	Дата	Сума	Кому і з якою метою видані гроші

Процедура 1.2.3. Перевірка наявності на видаткових касових документах підпису одержувача грошей.

Мета процедури: встановлення наявності на всіх видаткових касових ордерах підписів отримувачів грошей.

Засоби перевірки: видаткові касові ордери.

Техніка виконання: послідовний перегляд видаткових касових документів з метою встановлення наявності на видаткових касових ордерах підпису одержувача, дати одержання грошей (має збігатися з датою оформлення самого ордера), назви й номера документа, який засвідчує особу.

Якщо один із реквізитів відсутній чи сумнівний або на різних документах виявлені підписи різних осіб, заповнюється ф. «Каса. 1.2.3».

ф. «Каса. 1.2.3»

(Назва підприємства)

ПЕРЕЛІК ВИДАТКОВИХ КАСОВИХ ОРДЕРІВ, НА ЯКИХ ВІДСУТНІЙ АБО СУМНІВНИЙ ПІДПИС ОТРИМУВАЧА ГРОШЕЙ¹

Видатковий номер, П.І.П. одержувача					Примітки	Дані опитування одержувача
Номер	Дата	П.І.П.	Дата	Документ

Процедура 1.2.4. Усне опитування. Проводиться з метою вста­новлення факту одержання особами, які опитувалися, грошей за видатковими касовими ордерами, що не підтверджені їх підписом.

Засоби перевірки: ф. «Каса. 1.2.3» з робочих паперів аудитора, видаткові касові ордери.

Техніка виконання: опитуються працівники підприємства, прізвища яких зазначені у ф. «Каса. 1.2.3», про одержання грошей з каси, уточнюються дати й мета одержання грошей, фіксується зразок підпису осіб, що опитувалися, звіряються зразки підписів з підписами на видатковому касовому ордері.

У разі звільнення особи з підприємства (ф. «Каса. 1.2.3») на момент проведення аудиторської перевірки необхідно за даними обліку кадрів встановити дату звільнення та порівняти її з датою одержання грошей за видатковим касовим ордером.