Access1

Система управління базами даних MS ACCESS

Лабораторна робота № 1

Тема: ACCESS. Створення структури таблиці (бази даних) і введення даних у таблицю.

Мета: Уміти створювати структуру бази даних, модифікувати її, вводити дані в таблицю і форму. План

1.Створити структуру бази даних у вигляді таблиці.

2.Ввести дані у таблицю бази даних.

3.Виконати дії над записами: вилучення, доповнення, сортування.

4.Модифікувати структуру таблиці і ввести нові дані.

5.Створити базу даних “Адресна книжка” у вигляді форми, використовуючи майстра стандартних таблиць.

Задача “ Успішність”

Створити базу даних у вигляді таблиці з оцінкамии восьми-десяти ваших друзів з п’яти предметів,

Теоритичні відомості.

База даних (БД) – це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі , які зберігаються на компютерних носіях.

Робота з БД має такі етапи: створеня структури БД, введення даних, рдагування структури і даних,

відшукання інформації в БД, оформлення звітів. Для виконання цих робіт є спеціальні програми , так звані СУБД ( системи управління базами даних ). Найвідоміші з них ACCESS, FoxPro, dBase-системи та інші.

ВACCESS база даних – це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць,

уфайлі БД можуть бути такі об”єкти: форми, запити, макроси, модулі, які розглядатимемо далі. Базу даних в ACCESS створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць, використовуючи команду ФАЙЛ=>СОЗДАТЬ.

В діалоговому вікні СОЗДАНИЕ на закладці ОБЩИЕ вибираємо НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ і натискаємо ОК. Потім в діалозі ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ вказуємо ім”я файлу БД в полі ИМЯ ФАЙЛА і папку, де буде зберігатись БД, в полі ПАПКА і натискаємо СОЗДАТЬ. Відкриється вікно < ім”я БД > : база данных. Тут активізуємо закладку ТАБЛИЦА і натискаємо СОЗДАТЬ. Файл БД в ACCESS має розширення .mbd.

Таблиця в БД складається з рядків (записів) і стовпців (полів). Запис містить інформацію про один елемент бази даних. Він складається з полів, які формують структуру запису, визначаючи тим самим і стуктуру таблиці. Поле – це мінімальна ( але найважливіша ) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім”я , значення, характеризується типом і низкою додаткових властивостей. Назви полям дає користувач , назви типів є стандартні , а значення полів випливають з змісту конкретної задачі. Отже, стуктура таблиці - це стуктура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі.

Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані. Є декілька способів створення стуктури в ACCESS . Ми розглянемо такі два способи: використання конструктора таблиці, використання майстра БД. Найчастіше використовують перший. Конструктор таблиць викликається командою КОНСТРУКТОР вікна < ім”я БД > : база данных. Користувач в цьому випадку задає: назви полів методом введення назви; тип данних методом вибору типу з запропонованого списку; описи, які є необов’язковими ; додаткові властивості ( характеристики ) полів ( лише у разі потреби ) методом заповнення таблиці властивостей розміщеній внизу вікна конструктора на закладці ОБЩИЕ. Сюди входить довжина поля; значення за замовчуванням ; умови на значення, яке вводиться; формат поля; індексованість поля і інші. У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, а властивості задаються за замовчуванням.

Після створення стуктури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою.

Структуру можна при потребі модифікувати. У раніше створену стуктуру нове поле вставляють командою ВСТАВКА=> СТОЛБЕЦ, а вилучають ПРАВКА => УДАЛИТЬ СТОЛБЕЦ. Можно також добавляти і вилучати записи відповідно командами ВСТАВКА => НОВАЯ ЗАПИСЬ, ПРАВКА=>УДАЛИТЬ ЗАПИСЬ. Це в режимі ВИД=>РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ. А в режимі ВИД=> КОНСТРУКТОР нове поле вставляють командою ВСТАВКА=>СТРОКИ, а вилучають командою ПРАВКА=>УДАЛИТЬ СТРОКИ.

Щоб ввести дані в таблицю її треба відкрити в режимі таблиці з головного вікна БД: вкладка ТАБЛИЦЫ=> ОТКРЫТЬ. Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури ( або через буфер обміну ). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних

ліній. Стовпці можна ховати чи показувати командою ФОРМАТ =>СКРЫТЬ / ОТОБРАЗИТЬ СТОЛБЦЫ. Це в режимі ВИД=>РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ. Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою ФОРМАТ=>ЗАКРЕПИТЬ / ОСВОБОДИТЬ СТОЛБЦЫ.

Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби - майстри. Достатньо виконати вказівки

майстра і стуктура БД готова.

1

Хід роботи.

1.Запустіть програму для опрацювання бази даних ACCESS.

2.Створіть нову базу даних з іменем файлу – вашим прізвищем: Прізвище БД1. Діалогове вікно AССЕSS =>НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ => OK=>Виберіть свою папку, дайте назву файлу =>СОЗДАТЬ.

3.Розгляньте головне вікно бази даних. Які закладки є у ньому? Активізуйте закладку ТАБЛИЦЫ і виконайте команду СОЗДАТЬ структуру.

4.Виберіть режим конструктора таблиці. У вікні Новая таблица виберіть режим КОНСТРУКТОР =>ОК – відкриється вікно конструктора таблиці.

5.Утворіть структуру бази даних. Уведіть назви полів: Номер, Прізвище, Ім’я, Мат, Інф, Фіз, Екон, Іноз. Задайте типи полів, користуючись списком типів. Користуйтесь вертикальним прокручуванням робочого поля вікна конструктора, щоб переглянути всю стуктуру.

6.Закрийте вікно констуктора таблиці ( але не переплутайте з вікном ACCESS ) і збережіть структуру таблиці на диску з деякою назвою, наприклад, Оцінки. ЗАКРЫТЬ => ДА=>Дайте назву таблиці=>ОК.

Відмовтеся поки що від ключового поля.

7.Відкрийте створену таблицю для введення даних. Натисніть на кнопку ОТКРЫТЬ в головному вікні бази даних, де таблиця ОЦІНКИ повинна бути вибраною.

8.Уведіть в таблицю дані протягом десяти хвилин. Якщо потрібно, зменьшіть ширину стовпців.

9.Заховайте перший стовпець на екрані.

10.Поновіть перший стовпець на екрані.

11.Вилучіть другий запис з таблиці.

12.Доповніть таблицю ще двома записами.

13.Увімкніть панель інструментів ТАБЛИЦА, якщо вона вимкнена.ВИД=>ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕН-

ТОВ=>ТАБЛИЦА.

14.Упорядкуйте введені записи за зростанням значень деякого поля. Виокремте поле, клацнувши на назві ,

і натисніть на кнопку СОРТИРОВКА ПО ВОЗРАСТАНИЮ на стандартній панелі інструментів. У якому полі виконали впорядкування?

15.Упорядкуйте записи за спаданням значень деякого поля.

16.Модифікуйте структуру таблиці. Перейдіть в режим конструктора стуктури Можна натиснути на кнопку ВИД або виконати команду ВИД=>КОНСТРУКТОР. Змініть назву першого поля – напишіть її великими буквами.

17.Закрийте свою БД, зберігаючи дані на диску.

18.Використайте майстра для створення стандартноїї БД “ АДРЕСНА КНИЖКА “.ФАЙЛ=>СОЗДАТЬ БАЗУ ДАННЫХ=>Перейдіть на закладку БАЗЫ ДАННЫХ =>Виберіть АДРЕСНАЯ КНИГА.MDZ => OK=> Дайте назву файлові, наприклад Прізвище БД2=>СОЗДАТЬ. Як ви назвали файл?

19.Спостерігайте за роботою майстра, який працюватиме за вас. Натискайте на кнопку ДАЛІ. Задаючи вигляд оформлення екрана, виберіть стиль СУМЕРКИ ( але перегляньте інші картинки – заставки). Які заставки ви переглянули і яка найбільш сподобалась? Коли майстер запитає про заголовок бази даних уведіть: АДРЕСНА КНИЖКА і своє прізвище. Натисніть на кнопку ГОТОВО і відкрийте створену БД, якщо вона не відкрилася автоматично.

20.Розгляньте головну кнопкову форму і натисніть на кнопку введення даних.

21.Розгляньте створену БД, яка має вигляд форми на двох сторінках, і введіть дані в поля форми.

Індекси, дати і номери телефонів вводьте за американськими стандартами. Скільки записів ви ввели?

22.Погортайте записи форми. Користуйтеся кнопками гортання, які є внизу форми.

23.Закрийте базу даних. У головній кнопковій формі натисніть на кнопку ВЫХОД.

24.Закінчіть роботу. Здайте звіти.

КОНТРОЛЬНі ЗАПИТАННЯ.

1.Що таке БД і з чого вона складається?

2.Яке призначення програми ACCESS?

3.Що таке запис?

4.Як створити БД?

5.Що таке стуктура таблиці БД?

6.Що таке поле і які є властивості полів?

7.Які об”єкти може містити файл БД?

8.Як створити стуктуру БД і що означає модифікуватии стуктуру БД?

9.Які закладки має головне вікно програми ACCESS?

10.Яке призначення конструктора таблиці?

11.Яка різниця між назвою файла БД і назвою таблиці?

12.Яка різниця між записом і полем?

13.Як ввести дані в БД?

14.Які є типи полів?

15.Як упорядкувати записи?

16.Як вставити нове поле в таблицю ?

2