1306

чи без нього: підлягати реєстрації, пристосувати до використання, списати на видаток.

Найтиповіше керування для дієслів та дієслівних форм. Менш типовим є керування для іменників, бо вони часто можуть не тільки керувати, а й мати при собі узгоджені форми. Тому за головним (керуючим) словом виділяють керування:

–дієслівне: опанувати + знах. відм. (професію, предмет); бачити + на + З. в. (власні очі); читати + О. в. (англійською мовою); повідомляти + О. в. (телефоном);

–іменне: попередження + Р. в. (незаконних дій); опанування + Р. в. (дисципліни, курсу);

–прикметникове: багатий + на + З. в. (ідеї); характерний + для + Р. в. (ситуації); притаманний + Д. в. (автору);

–прийменникове: слова всупереч і завдяки вимагають давального відмін-

ка: всупереч умовам, вимогам; завдяки клопотанню, узгодженості.

Дотримання синтаксичних норм керування сприяє чіткості формулювання, точності викладу, а отже, зрозумілості, дохідливості ділового чи наукового стилю.

УВАГА!

Українські відповідники до російських конструкцій керування уступить (что?) место – поступитися (чим?) місцем аналогичный (чему?) предыдущему – аналогічний (до чого?) до попереднього извините (кого?) меня – вибачте (кому?) мені поблагодарить (кого?) родителей – подякувати (кому?) батькам испытать (что?) поражение – зазнати (чого?) поразки

предоставить справку (во что?) в деканат – подати довідку (до чого?) до деканату

смеяться (над кем?) над коллегой – сміятися (з кого?) з колеги свидетельствует (о чем?) о высоком уровне – засвідчує (що?) високий рівень приложить (что?) усилия – докласти (чого?) зусиль заслуживать (чего?) внимания – заслуговувати (на що?) на увагу нуждаться (в чем?) в помощи – потребувати (чого?) допомоги

Заняття 7

ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Службові записки, їх види. Рапорт

Серед щоденної документації підприємств, організацій та установ, що висвітлює різні аспекти їхньої діяльності, найбільше довідково-інформаційних документів. Вони містять інформацію про фактичний стан справ в організації чи установі, є підставою для складання розпорядчих документів, а також мають допоміжний характер при організації документообігу. До основних документів цієї групи належать службові записки, довідки, звіти, оголошення, запрошення, усі види ділової кореспонденції тощо.

41

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1.Адресат (у правому верхньому кутку): посада, назва установи чи структурного підрозділу, звання, прізвище, ініціали посадової особи у давальному відмінку.

2.Адресант: посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка складає документ.

3.Назва виду документа.

4.Заголовок (про відрядження; про порушення трудової дисципліни та ін.) – зазначається не завжди.

5.Текст.

6.Дата складання (ліворуч).

7.Підпис (праворуч).

Доповідна записка – це документ, який складається на ім’я керівника установи чи підрозділу та повідомляє про певний факт, подію, подає звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань.

Доповідні записки за місцем укладання поділяють на внутрішні, які адресують керівникові установи чи структурного підрозділу, та зовнішні, що направляють керівництву, якому підпорядкована організація. Внутрішні доповідні записки підписує укладач, зовнішні оформляють на бланку організації з підписом керівника установи та автора.

За призначенням доповідні записки поділяють на: звітні, у яких звітують про виконання службових обов’язків, доручень; інформаційні, де повідомляють про конкретні факти; ініціативні, які спонукають керівника до прийняття конкретних рішень.

За формою доповідні записки бувають: стандартними – їх оформляють на бланках установи; індивідуальними, які укладають на аркуші А4.

Зразок доповідної записки:

Деканові факультету ОБЗ доц. Гнатенку В. П.

асистента кафедри українознавства Єрмолова Валентина Івановича

Доповідна записка Доводжу до Вашого відома, що 12 березня 2011 року студенти 521 групи не

з’явилися на практичне заняття з історії України.

Прошу вжити заходів щодо студентів зазначеної групи.

Пояснювальна записка – це документ особистого характеру, у якому пояснюється ситуація, що склалася. Пояснювальна записка також може бути вступною частиною іншого документа (звіту, плану, проекту, посібника то-

42

що), де обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна.

Пояснювальні записки пишуться працівником чи студентом на вимогу адміністрації, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи, оформлюють на стандартному аркуші, що виходить за межі установи – на бланку (такий документ реєструють).

Зразок пояснювальної записки:

Деканові факультету ПЦБ доц. Краснюку А. В. студента 623 групи Козака Миколи Васильовича

Пояснювальна записка Я не з’явився 15 березня 2011 року на практичне заняття з опору матеріалів,

тому що проходив профілактичне медичне обстеження у міській лікарні № 5. Медичну довідку додаю.

Пропущене практичне заняття зобов’язуюсь відпрацювати.

Рапорт – 1) різновид доповідної записки, у якому стисло, але докладно викладено суть якої-небудь справи; 2) письмове офіційне повідомлення про що-небудь вищій інстанції, керівництву.

Зразок рапорту:

Ректорові Дніпропетровського національного університету залізничного транспорту імені В. Лазаряна професору Пшіньку О. М.

директора ІПО професора Сушка Івана Тарасовича

Рапорт Доводжу до Вашого відома, що для завершення організаційної роботи в при-

ймальній комісії, формування особових карток і підготовки індивідуальних планів студентів першого курсу ІПО старший викладач кафедри українознавства Головіна Людмила Петрівна розпочинає роботу з 7 серпня 2011 року.

За часів Гетьманщини, у XVII ст., на Лівобережній Україні слово «рапорт» (лепорт) означало «чолобитну» (прохання) та «супліку» (скаргу). Рапорти мали доповідний характер, у них були відсутні елементи прохання.

Рапорт як форма повідомлень часто застосовується у військових колективах замість заяв, містить переважно прохання про дозвіл на від’їзд, тимчасове звільнення від занять, роботи із вказівкою причини, точним зазначенням часу вибуття й прибуття, адреси перебування, телефону.

43

Зразок рапорту:

Командирові в/ч 431245 майору Васильчуку М. П.

сержанта Петрова Олега Романовича

Рапорт Прошу Вас надати мені відпустку з 9.00 17 квітня до 22.00 22 квітня 2011 року

за сімейними обставинами.

Із правилами поведінки за межами в/ч ознайомлений.

Перебуватиму за адресою: 49010, м. Дніпропетровськ, вул. Бажова, 26, кв. 18. Домашній телефон_________.

УВАГА!

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним. Для зручності текст документа поділяється на дві частини: першу – описову (констатаційну), у якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині подають пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Текст пояснювальної записки складається із трьох логічних частин: загальної (виклад суті події, пропозиції); описової (аргументоване пояснення причини, факту, з’ясування деяких, найбільш важливих положень пропозиції); висновку (конкретні пропозиції щодо вирішення питання).

Текст доповідної записки та рапорту починають словами: Доводжу до Вашого відома; Доповідаю Вам; Інформую Вас; Повідомляю Вам.

Довідка

Довідка – це документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій та подається на запит до іншої установи.

Довідки повинні містити лише перевірену інформацію.

За змістом довідки поділяються на особисті, які підтверджують той або інший біографічний чи юридичний факт із життя конкретної особи, та службові, які об’єктивно відображають стан справ конкретного структурного відділу чи установи, інколи містять таблиці, графіки, додатки. Якщо довідка охоплює кілька питань, її текст може складатися із розділів.

За місцем укладання службові довідки поділяються на зовнішні (направляються, як правило, до вищої установи і підписуються керівником) та внутрішні (подаються керівникові установи або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки).

Довідки оформлюють на трафаретних бланках установи. Реквізити довідки:

1. Штамп організації (ліворуч), який складається з таких реквізитів: назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних); повна назва організації, установи, що видає довідку; повна адреса організації, телефон; дата видачі та номер довідки.

44

2.Назва виду документа.

3.Текст.

4.Підписи службових осіб: посади, підписи та ініціали й прізвища.

5.Печатка організації.

Зразок довідки:

Міністерство інфраструктури України Дніпропетровський національний університет залізничного транспорту імені академіка В. Лазаряна 49010, м. Дніпропетровськ, вул. Академіка Лазаряна, 2

№15 від 04.04.2011

Довідка

Іванцов Віктор Сергійович є студентом II курсу факультету «Організація будівництва залізниць». Форма навчання – бюджетна.

Довідка видана для подання до Жовтневого райвійськкомату.

УВАГА!

Текст довідки може починатися зі слів Видана або Надається із зазначенням прізвища, імені та по батькові особи у давальному відмінку; далі підтверджується певний факт і формулюється призначення.

Призначення довідки пишуть з абзацу таким чином: Довідка видана (призна-

чена) для подання (пред’явлення) за місцем вимоги (за місцем працевлаштування, за місцем проходження виробничої практики або вказують назву установи, під-

приємства).

Звіт

Звіт – це документ, який містить відомості про результати виконання роботи за певний період (плану, завдання, доручення; підготовку і проведення заходів тощо) і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

За формою звіти бувають: статистичні (цифрові), які оформляються на бланках і відображають ступінь виконання плану і позапланових робіт – місячних, квартальних, річних (річний і квартальний звіти укладаються за наказом керівника установи у встановлений термін); текстові – оформляються на стандартних аркушах А4 за встановленим зразком.

За частотою оформлення звіти поділяються на: разові, що адресуються посадовим особам, у них повідомляють про виконання окремого завдання і подають висновок; періодичні, які оформлюють і подають у встановлений керівником термін.

Реквізити звіту:

1.Назва виду документа (посередині).

2.Заголовок, що містить напрям діяльності, термін звітності, посаду, прізвище, ім’я та по батькові автора (посередині).

45

3. Текст, який складається зі вступу, основної частини і висновків.

УВАГА!

Увступі вказують обсяг завдань, які були поставлені перед особою (установою) за звітний період.

В основній частині подають зміст та аналіз виконаної роботи, практики тощо.

Увисновках зазначають рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, перспективи на майбутнє.

4.Додаток (якщо є): службова (доповідна, пояснювальна) записка; довідкові матеріали; квитанції, проїзні документи, рахунки про витрачені кошти (для фінансової звітності).

5.Дата складання (ліворуч).

6.Підпис автора документа (праворуч).

7.Для зовнішніх – посада керівника установи (ліворуч), його підпис (посередині), ініціали та прізвище (праворуч).

8.Печатка організації (для зовнішніх).

Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, достатню обґрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Великий за обсягом звіт поділяють на частини, кожній з яких відповідає свій заголовок (наприклад, науково-методична робота; навчальна робота тощо).

Зразок звіту:

Звіт про виробничу практику

студента 341 групи механічного факультету Дніпропетровського національного університету залізничного транспорту імені академіка В. Лазаряна Красика Олексія Івановича

Проходив виробничу практику з 21.06.2011 до 25.07.2011 у вагонному депо ст. Дніпропетровськ.

За час практики:

1.Пройшов інструктаж з охорони праці та пожежної безпеки.

2.Ознайомився з територією вагонного депо та цехів ремонту вагонів і холодильного устаткування.

3.Брав участь у перевірці якості ремонту колісних пар, буксових вузлів, надресорних балок і деталей гальмівної важільної передачі.

4.Ознайомився з технологією доставки візків на ремонтні позиції, їх зніманні після ремонту, зачепленні деталей візків при їх розбиранні та збиранні.

5.Брав участь у процесі нанесення клейм і знаків маркування вагонів після ремонту.

Успішному проходженню практики значною мірою сприяли допомога і доброзичливе ставлення адміністрації вагонного депо та керівника практики до сту- дентів-практикантів.

46

Прес-реліз. Повідомлення про захід

Для повідомлення про певні заходи, події, пов’язані з діяльністю установ чи приватних осіб, використовують особливі види ділових документів, які оформлюють у довільній формі. До таких повідомлень належать прес-реліз, оголошення та запрошення.

Прес-реліз – це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Повинен бути лаконічним, ємним, логічним. Прес-релізи бувають стандартні (містять інформацію для ЗМІ про поточні та періодичні події в діяльності установ, організацій, підприємств) та спеціальні (їх укладають, коли виникає потреба поінформувати про позапланові події). Обсяг прес-релізу – 1-2 сторінки.

Реквізити прес-релізу:

1.Дата подання.

2.Назва виду документа.

3.Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

4.Контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації.

5.Заголовок.

6.Текст, який містить відомості про зміст події, що вже відбулася чи відбудеться, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Зразок прес-релізу:

Прес-реліз Державний комітет молодіжної політики, спорту і туризму Державний департамент

молодіжної та сімейної політики тел. 229-11-00, тел./факс 229-78-80

Розвиток молоді – запорука розвитку України!

На виконання Постанови Кабінету Міністрів України від 13.06.2000 № 951 в Україні щороку присуджується 60 премій Кабінету Міністрів України за внесок молоді у розбудову держави. Премія є свідченням політики держави стосовно громадянського та особистісного становлення молоді України, вона розрахована на юнаків та дівчат, які творять власну долю своїми руками, беруть на себе відповідальність за ту справу, яку їм довірено.

Цього року лауреатами премії стали представники 20 областей України, Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя. Серед лауреатів – аспіранти та викладачі, робітники і сільськогосподарські працівники, лікарі і вчителі, шахтарі та інженери, залізничники та військовослужбовці. Представлена мистецька молодь: актори, режисери, працівники телерадіокомпаній.

Враховуючи велике суспільне значення премії, 16 листопада 2010 року, напередодні Міжнародного дня студентів, проведено урочисту церемонію вручення дипломів лауреатам. Урочистості відбулися в Палаці мистецтв «Український дім» (вул. Хрещатик, 2, зал презентацій). У них взяли участь представники органів виконавчої влади, молодіжних громадських організацій.

Піднесений настрій учасників заходу, викликаний визнанням їхніх заслуг з боку держави, переконав у тому, що молодіжна політика реально стає одним із пріоритетів держави як на центральному, так і на місцевому рівнях.

47

Оголошення – це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована колу зацікавлених осіб.

За змістом оголошення поділяють на два види: організаційні (оголошення про майбутню подію чи захід); рекламні (оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання).

Організаційні оголошення можуть адресуватися не лише конкретній групі осіб, а й, як рекламні, широким верствам населення.

Реквізити оголошення:

1.Назва виду документа (посередині).

2.Текст.

3.Коло осіб, яких запрошено.

4.Посада, ініціали та прізвище особи, яка дає оголошення, або або назва структури, що проводить захід.

5.Адреса чи телефон автора (для особистих), якщо є потреба.

Зразок оголошення:

Оголошення 11 квітня 2011 року об 11 годині в аудиторії 318 відбудеться засідання студе-

нтської ради механічного факультету. Запрошуються члени студради та старости всіх академічних груп.

Голова студради

УВАГА!

Назва документа в оголошенні може не зазначатися. Замість неї вживаються вирази привернення уваги типу Увага! До уваги студентів 5-го курсу! Шановні дніпропетровці та гості міста! Дніпропетровський національний університет залізничного транспорту імені академіка В. Лазаряна запрошує на навчання за такими спеціальностями тощо.

Текст оголошення має бути лаконічним, конкретним, містити вичерпну інформацію про захід чи послуги (дата, час, місце та зміст події; перелік послуг, товарів, їхня ціна; для оголошень про навчання, роботу, відпочинок – їх умови, переваги, пільги, оплата тощо).

Запрошення – це документ, який містить коротке повідомлення про певний захід із проханням взяти в ньому участь, адресований конкретній особі, особам чи організації. За змістом і формуляром запрошення подібні до службового листа й оголошення про майбутню подію. Оформлюється цей документ на окремих бланках із цупкого паперу або картону.

Реквізити запрошення:

1.Назва виду документа (посередині).

2.Звернення до адресата (у Кличному відмінку).

3.Текст, у якому зазначають: дату і час заходу; місце проведення; назву заходу; порядок денний; тематику подій; прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу (для запрошень на конференції, з’їзди, збори); маршрут проїзду (якщо треба); контактний телефон для довідок.

4.Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта, або назва структури, яка запрошує.

48

5. Печатка (якщо треба). Зразок запрошення:

Запрошення Шановна Бондаренко Світлано Петрівно!

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практичної конференції «Українська мова – державна мова сучасної України».

Порядок денний:

1.Становлення української мови як державної (Павлуцький Д. О.).

2.Роль мови у становленні особистості фахівця (Зубова В. І.).

3.Сучасні питання української фахової термінології (Кривошапка О. К.). Конференція відбудеться в актовій залі Будинку учених (пр. Карла Маркса,

36)26 квітня 2011 року.

Початок о 12.00.

Їхати: маршрутними таксі № 101, 123, 146 до зупинки «Будинок учених». Кафедра української мови

Дніпропетровського національного університету ім. О. Гончара

УВАГА!

У зверненні до адресата необхідно вживати форми ввічливості: Шановний (-а, -і)…, Вельмишановний (-а, -і)…, Добродію (-йко, -ї)…, Пане (-і, -но, -ове)...

Звертаючись до декількох осіб, займенники ви, вам, вас слід писати з малої букви.

Запрошення слід надсилати заздалегідь.

В окремих випадках запрошення може служити перепусткою на захід.

Помилки у використанні прийменника по у словосполученнях

У російській фаховій мові поширені конструкції з прийменником по. Це один із найуніверсальніших прийменників, конструкції з ним виражають велику кількість найрізноманітніших відношень. В українській мові прийменник по має вужчу сферу вживання і вимагає після себе місцевого або знахідного відмінка.

Прийменник по може означати зокрема мету дії (піти по гриби, по воду),

місце і напрямок дії (рух по поверхні, покотитися по підлозі), вказувати на сферу діяльності (колеги по роботі, друзі по навчанню), на кількісні відношення (по 10 осіб у групі, по 8 годин на добу). У багатьох випадках трапляється неправильне використання прийменника по, замість нього треба вживати інші прийменники або взагалі безприйменникові конструкції.

Найхарактерніші помилки, пов’язані зі вживанням прийменника по:

–його вживають для того, щоб позначати призначення, сферу діяльності,

атакож у відповідних назвах комісій, інститутів, комітетів, установ, конференцій тощо. У таких випадках треба вживати прийменники з, для, у (комі-

тет у справах радіомовлення та телебачення, комісія для розслідування) або взагалі безприйменникові словосполучення (бюро працевлаштування, майс-

терня ремонту, комітет захисту прав споживачів);

–після прийменника по (в одному із властивих йому значень) ставлять

49

іменник у давальному відмінку, характерному для російської мови, а слід ставити в місцевому, як цього вимагають правила української мови, наприклад:

–механічно українізують вислів, заміняючи російське по на за у тих випадках, де за недоречне; треба вживати безприйменникові словосполучення або інші прийменники: різнитися рівнем, а не за рівнем (рос. по уровню), пізнати по обличчю, а не за обличчям (рос. по лицу), судити з публікацій, а не за публікаціями (рос. по публикациям);

–для позначення засобів спілкування або сполучення вживають конструкції з прийменником по замість безприйменникових конструкцій:

–неправильно перекладають багатозначні російські словосполучення, наприклад, по адресу, по телефону. У російській мові правильно: жить по

адресу і обратиться по адресу, сообщить по телефону і позвонить по та- кому-то телефону, а українською – мешкають за адресою, але звертаються на адресу, повідомляють телефоном, а телефонують на такий-то номер;

–досить часто неправильно передають російські написи: вход по биле-

там, вход по приглашениям, вход по предъявлению документа. Українською

вхід по квитках означає, що вхід застелено квитками і по них ходять. Коли позначають місце, де входять, показуючи квитки або запрошення, то слід пи-

сати вхід за квитками або вхід за запрошеннями. Але, коли йдеться про дію,

то перевагу слід надавати природним для української мови конструкціям: на вході покажіть документ або входячи, покажіть документ;

–для напрямку руху вживають прийменник по замість орудного відмін-

ка: іти полем (дорогою, вулицею, яром), пливти Дніпром (озером, морем).

Прийменник по при дієсловах руху вказує на рух різними напрямками: по

всьому саду ходила, шукаючи.

Отже, російський прийменник по у невластивих українській мові словосполученнях можна замінити різними способами, але треба пам’ятати, що кожний із них може надавати фразі різного забарвлення.

50