Лекція 15

1.4. Позамашинне інформаційне забезпечення аіс.

1.4.1. Системи уніфікованої документації. Документообіг

Уніфікація – зменшення різноманітності. Система уніфікованої документації передбачає вибір оптимально-необхідного складу документів та приведення їх до однакового вигляду, а також забезпечує взаємозв'язки між ними, формує комплекти документів.

Документація повинна уніфікуватися за складом, формою та змістом.

Документи призначені в основному для ручного опрацювання. Але потрібно прагнути до упорядкування і створення уніфікованих форм документів, пристосованих для автоматизованого опрацювання.

Уніфікована система документів повинна задовольняти наступним вимогам:

1. зручність зчитування інформації і переносу її на машинні носії;

2. придатність для опрацювання традиційними методами (вручну);

3. ув'язування форм документів із чинними класифікаторами.

Інформаційна частина документу повинна оформлятися у вигляді таблиці, що містить тільки ті показники, які потрібні для опрацювання на ЕОМ: нормативно-довідкову і похідну інформацію потрібно вилучити з документу.

Дані в документі повинні розташовуватися в послідовності, яка полегшує заповнення та зчитування документу, а також контроль та опрацювання даних. Їх потрібно розташовувати в документі відповідно до спадання частоти появи кожної окремої ознаки. Це дозволяє скоротити обсяг роботи з підготовки документу та час передачі його каналами зв'язку, тому, що праву відсутню частину можна не залучати до документу.

Наприклад: якщо в довідці про студентів мають бути наступні дані:

№ студентського квитка, ПІБ, рік народження, стипендія, гуртожиток;

то дані про стипендію та про гуртожиток мають бути подані у документі в останню чергу, тому що є студенти, які не отримують стипендію і не мешкають у гуртожитку. Тому, коли вводять дані про такого студента, після введення року народження можна відразу перейти до введення даних про наступного студента. Якщо дані про стипендію і гуртожиток подати спочатку, або десь усередині, то їх потрібно буде позначити або пробілами, або нулями, або штрихами, тощо.

1.4.2. Класифікація та (ідентифікаційне) кодування інформації

ЕОМ опрацьовує інформацію числового і нечислового характеру (назви вантажів, станцій, тощо). Тому кожному такому об'єкту присвоюється умовне числове позначення – ідентифікаційний код.

Класифікатор – це таблиця, що об'єднує групу об'єктів, де кожному з них поставлений у відповідність ідентифікаційний код.

За сферою застосування класифікатори бувають:

1. міждержавні (міжнародний телефонний код);

2. загальнодержавні (поштовий індекс);

3. галузеві (інвентарний номер вагона);

4. локальні (номер колії на станції).

Структура класифікаторів визначається прийнятою системою класифікації і кодування інформації.

Класифікація – це розподіл об'єктів по групах у відповідності до встановлених ознак подібності.

Існує дві системи класифікації інформаційних об’єктів:

1. Ієрархічна – всі об'єкти розбиваються на групи між якими установлюються відношення підпорядкування (ієрархії).

2. Фасетна – всі об'єкти розбиваються на незалежні групи (фасети), за різноманітними характеристиками.

У деяких випадках використовується комбінована система класифікації.

Після класифікації об'єктів їм присвоюють коди.

Система кодування – сукупність правил, за якими виконується присвоєння кодів об'єктам.

Алфавіт коду – перелік знаків, що можуть бути використані для кодування (цифри або букви).