3. Учет материальных ценностей и бланков строгой отчетности

Материальные ценности – это предметы труда, которые в процессе использования в хозяйственной деятельности полностью переносят свою стоимость на себестоимость страховых услуг, видоизменяют натурально-вещественную форму и срок использования которых не ограничен.

В страховых организациях к материальным ценностям относят:

-топливо;

-горюче-смазочные материалы;

-запчасти;

-бланки страховых свидетельств;

-трудовые книжки;

-канцелярские товары;

-стоимость подарков и др.

Задачами учета материальных ценностей являются:

1. правильное и своевременное отражение в учете движения материалов;

2. осуществление контроля за рациональным расходованием в соответствии с установленными нормами;

3. точное определение остатков на конкретную дату;

4. контроль за сохранностью материалов и другие.

Для каждой из групп производственных запасов на счете 10 есть свой субсчет. Общая классификация материалов разделена по видам, маркам, сортам. Каждому виду материалов присваивается свой номенклатурный номер.

Материалы оцениваются в учете по фактической себестоимости, которая включает в себя покупную стоимость и транспортно-заготовительные расходы (ТЗР).

Транспортно-заготовительные расходы - это дополнительные расходы, связанные с приобретением, доставкой, разгрузкой, сопровождением материалов.

Фактическая с/с поступивших материалов точно может быть рассчитана не всегда сразу при их приобретении. Поэтому в текущем учете материалы могут приходоваться на счет 10 по покупным ценам или по учетным. При незначительной номенклатуре материалов они могут учитываться на счете 10 по их фактической с/с.

Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

- по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с законодательством;

- путем изготовление материалов самой организацией;

- путем внесения в счет вклада в уставный фонд организации;

- путем получение организацией безвозмездно.

Приходуются поступившие материалы на основании первичных документов:

1. товарно-транспортная или товарная накладные;

2. счет-фактура и сопроводительные документы;

3. приходный ордер;

4. акт о приеме материалов;

5. накладная на внутреннее перемещение.

Поступившие материалы материально-ответственное лицо принимает по количеству и качеству. Поступившие материалы должны быть оприходованы внутренними документами. Если при приемке не выявлено расхождений между фактическим количеством и указанным в накладной, то составляется приходный ордер. В нем указывается наименование, номер, количество и стоимость поступивших материалов. Разрешается приходовать материалы без выписки приходного ордера путем проставление штампа на товарной накладной. Если при приемке материалов обнаружена недостача или не соответствует качество, то создается комиссия, которая составляет акт о приемке материалов. В акте указывается количество, стоимость не достающихся материалов или бракованных материалов, причины недостачи и брака.

Списание в расход материалов осуществляется на основании письменного отчета материально-ответственного лица.

Документами, подтверждающими отпуск материалов со склада являются:

1. требование на отпуск материалов (выписывается, если материалы употребляются нерегулярно; выписывается в 2-ух экземплярах);

2. лимитно-заборная карта (выписывается, если материалы используются регулярно; выписывается в 2-ух экземплярах);

3. маршрутные листы;

4. раскройные карты и другие документы в зависимости от специфики производства.

Ответственность за прием, выдачу, списание материалов в расход несет заведующий складом или завхоз. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. В страховых организациях этой должности нет.

Синтетический учет материалов ведется на активном счете 10 «Материалы» и отдельных субсчетах. Субсчета с 10/1-10/8 используются для учета материалов, а субсчета с 10/9 и далее, для учета предметов учитываемых в составе оборотных средств.

Аналитический учет ведется по каждому материально-ответственному лицу по однородным группам; открывается карточка складского учета материалов. Учет осуществляется в натуральном выражении.

Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации товарно-материальных ценностей регламентируется законом «О бухгалтерском учете и отчетности», а также инструкцией «О порядке проведения инвентаризации активов и обязательств».

Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то они должны быть оприходованы на дату составления сличительной ведомости. Излишки приходуются как внереализационные доходы по оценочной стоимости и отражаются в учете Д10, К92/1.

Недостачи и порча материалов, выявленные при приемке материалов в пределах норм естественной убыли, определяются путем умножения количества испорченных, недостающих материалов на учетную цену поставщика (без учета НДС). Другие расходы, в т.ч. транспортные, при этом не учитываются. Недостачи и порча сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

Д94 К60 – отражена сумма недостачи, порчи в пределах норм естественной убыли;

Д98 К60 - отражена сумма недостачи, порчи сверх норм естественной убыли;

Д92 К98 – списана на внереализационные расходы сумма недостачи сверх норм естественной убыли;

Д76/3 К60 – отнесена сумма расходов сверх норм естественной убыли на счет поставщика.

По выданным предметам, находящимся в эксплуатации, ведется учет в специальных карточках. При выбытии или списании предметов из эксплуатации составляется акт на списание.

Д10/6 К79/2 – поступили бланки строгой отчетности из центрального аппарата в количестве 2000 шт.;

Д10/6 К60 – поступили марки от «Белпочта» в количестве 315 шт.;

Д97/2 К10/6 – стоимость календарей настольных «Стравита» отнесена на расходы будущих периодов.

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации. При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

В Представительстве РДУСП «Стравита» по г. Минску и Минской области к бланкам строгой отчетности относятся:

- квитанции 1-СУ;

- путевые листы;

- страховые полисы по правилам № 3;

- ТТН, ТН и др.

В любой страховой организации назначается лицо, которое несет материальную ответственность за сохранность бланков строгой отчетности. Так как Представительство РДУСП «Стравита» по г.Минску и Минской области, где я проходила технологическую практику, подчиняется непосредственно Унитарному предприятию РДУСП «Стравита», то и бланки строгой отчетности в представительстве получают оттуда. Для этого составляется заявка на получение БСО.

Бланки хранятся в специальном сейфе, ключ от которого находится у материально ответственного лица. Выдаются бланки агентам под роспись в приходно-расходной книге по учету БСО.

Бланки строгой отчетности, используемые организациями должны соответствовать типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, или формам, утвержденным иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством.

Экземпляры бланков строгой отчетности заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью). Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются.

Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленного текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Передача бланков строгой отчетности, предназначенных для использования в качестве первичных учетных документов, от одних организаций другим не допускается, за исключением бланков строгой отчетности, предназначенных для приема платежей в бюджет.

Поступившие БСО должны быть оприходованы материально ответственным лицом.

В случае расхождения фактического наличия книжек БСО с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности. В данном акте отражается количество не оказавшихся в наличии книжек бланков строгой отчетности с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт проверки наличия бланков строгой отчетности составляется в двух экземплярах: первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации.

Материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации.

Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности может вестись на машинных носителях информации. В данном случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии.

Учет движения (приход, расход, остаток) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам «приход», «расход», «остаток».

Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков.

В целях контроля за использованием бланков строгой отчетности бухгалтерией организации на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности.

В случаях утраты или хищения бланков строгой отчетности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации. При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации для принятия соответствующего решения.

Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности по соответствующей форме.

Учет бланков строгой отчетности ведется на счете 10 «Материалы» в стоимостном и количественном выражении. Параллельно аналитический учет организации обязаны вести по каждому виду бланков и местам их хранения за балансом на счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Поступившие бланки приходуют следующим образом:

Д10 К60- поступили бланки строгой отчетности.

В оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение, одновременно делается запись: Д006 «Бланки строгой отчетности»- по номинальной стоимости или условной оценке;

Списание бланков с подотчета материально-ответственного лица: К006- списаны БСО;

Выдача бланков: Д26 К10.

Таким образом, списание стоимости бланков, как и ранее, следует производить по мере передачи их ответственным исполнителям.

Если бланки испорчены и (или) аннулированы по причине сбоя в работе программных продуктов и оргтехники, отказа клиентов от покупки товара, неправильно представленных данных для заполнения, а так же различных чрезвычайных обстоятельств, произошедших при хранении бланков до передачи их материально-ответственным лицом ответственным исполнителям, то в бухгалтерском учете делаем запись:

Д92 К10, одновременно К006.

В случае наличия виновных лиц стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности с НДС следует списать на этих лиц записью: Д73 К94.

Используются бланки строгой отчетности строго по порядку номеров. При заполнении БСО не допускаются поправки и подчистки. Если агент при заполнении полиса допустил ошибку, то полис перечеркивается, делается запись «испорчено», агент, допустивший ошибку, проставляет свою фамилию и подпись. Страхователю выписывается новый полис.

Для контроля за использованием БСО страховые агенты раз в неделю сдают отчет о проделанной работе, который включает в себя:

- отчет о сданных страховых взносах и использованных бланках страховых полисов (свидетельств) и квитанций;

- копии использованных БСО (включая испорченные);

- неиспользованные БСО;

- документ, подтверждающий факт сдачи страховой выручки.

В Представительстве РДУСП «Стравита» по г.Минску и Минской области отчет о проделанной работе предоставляется страховыми агентами раз в месяц до 5 числа месяца, следующего за отчетным. Агент сдает отчет специалисту, за которым он закреплен. Специалист проверяет правильность заключения и оформления договоров и ставит свою подпись. Затем отчет сдается в бухгалтерию, где проверяется полнота и сроки сдачи страховой выручки, а также наличие неиспользованных БСО и копии использованных. После проверки бухгалтер ставит подпись, отчет остается в бухгалтерии и по окончании месяца все отчеты подшиваются в порядке возрастания по датам отдельно по каждому агенту.

В случае утраты БСО агент пишет объяснительную записку, за свой счет публикует объявление в средствах массовой информации о признании данных бланков недействительными, и только после этого они подлежат списанию в бухгалтерии.