69/ Порядок виправлення помилок в документах
При заповненні первинних документів та облікових регістрів можливі помилки. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп'ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються.
Помилки можуть бути:
o локальні - перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно проставлена дата);
o транзитні - якщо помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми у журналі регістрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості і балансі.
Найчастіше помилки трапляються:
o в тексті операції, що призводить до неправильної кореспонденції рахунків - бухгалтерської проводки;
o при записах сум, якщо записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває записати її в кредит другого рахунка і навпаки. Буває, що, записавши суму до журналу, він забуває рознести її по бухгалтерських рахунках. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного застосування методу подвійного запису.
Помилки виправляють:
1) коректурним способом виправляються помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом, тобто неправильні текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
2) способом"сторно" виправляються помилки в облікових регістрах за минулий звітний період. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (кореспонденція рахунків, сума) вписується червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис й відображаються правильні суми та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.
Виправлення помилки має бути супроводжено надписом "Виправлено" та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
У документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.
40… Фінансові звіти можуть подаватися окремо або разом з іншою інформацією - звітами керівництва, аудитора, аналізом показників діяльності тощо. Міжнародні стандарти фінансової звітності заохочують подання разом із фінансовим звітами фінансового огляду керівництва, в якому відображаються аналіз факторів, що вплинули на результати діяльності підприємства, оцінка джерел фінансування підприємства, аналіз статей, які мають особливий характер, звіт про дотримання екологічних норм тощо. Тому річні звіти складаються з двох частин і подаються, як правило, у вигляді ілюстрованих брошур, в яких підприємства розкривають напрямки, результати та перспективи діяльності і знайомлять користувачів зі станом своїх справ.
У першій частині дається адміністративно-управлінський огляд - це звіт президента компанії чи голови Ради директорів. Зміст цієї частини жорстко не регламентується. У ній міститься управлінський огляд та аналіз результатів роботи підприємства, оцінка ринкової кон'юнктури та її впливу на діяльність. Тут можуть розглядатись також події не фінансового характеру, які мали місце і позначились на діяльності підприємства у звітному періоді, стан та перспективи розвитку економіки, галузі і підприємства, план розвитку та очікуваний ефект від запровадження новітніх технологій на підприємстві.
У другій частині безпосередньо наводиться фінансова звітність підприємства.
Оскільки міжнародні стандарти стосуються лише вимог до відображення інформації у фінансових звітах, то необхідно чітко ідентифікувати таку інформацію.
Щоб фінансова звітність була зрозумілою користувачам, вона повинна розкривати всю суттєву інформацію, зокрема:
назву підприємства, що подає звіт;
місце знаходження підприємства (країна);
масштаби підприємства, охоплені звітом (одне підприємство чи група);
дату звітності та звітний період, який вона охоплює;
короткий опис характеру діяльності підприємства і його юридичної форми;
валюту звітності та одиницю її виміру.
Річні звіти корпорацій відкритого типу, перевірені і затверджені аудиторами, повинні бути опубліковані. Підприємства закритого типу завжди мають окремий завірений примірник звітності, який може бути наданий для ознайомлення будь-якому кредитору, інвестору чи представникові громадськості. Для невеликих та середніх підприємств є необов'язковим підтвердження звітності аудитором, а сама фінансова звітність може складатись за скороченою формою (баланс та звіт про прибутки і збитки).
Фінансова звітність включає в себе різну кількість звітів, що регламентується відповідними стандартами чи іншими нормативними актами окремих країн (табл. 2.3). У більшості країн застосовують типові форми звітності. Проте є також і країни, в яких типові форми фінансової звітності не розробляють і не затверджують (США, Великобританія, Канада та ін.). У цих країнах підприємства самостійно обирають форму подання фінансових звітів з дотриманням національних вимог до змісту та загальних принципів їх побудови.
Основним звітним періодом для подання фінансових звітів є рік. При цьому фінансовий рік не обов'язково збігається з календарним. У багатьох країнах звітний рік розпочинається з місяця або кварталу створення підприємства. Наприклад, як до підприємство було зареєстроване у вересні то його фінансовий рік завершується 31 серпня наступного року. Датою балансу є останній день звітного року. Проте в окремих випадках (банкрутство, ліквідація, реорганізація підприємства) дата балансу може змінюватися і річну фінансову звітність складають за період, який є довший або коротший за один рік.
Таким чином, фінансові звіти, підготовлені за загальноприйнятими стандартами, надають тиловий перелік інформації про діяльність підприємства, його фінансовий стан та зміни в ньому широкому колу користувачів для можливої оцінки поточного стану і прогнозування діяльності підприємства в майбутньому.