8.13. Обчислення в excel. Формули і функції.

Формули

Формулою в Excel називається послідовність символів, що починається зі знака рівності "=". У цю послідовність символів можуть входити постійні значення, посилання на клітинки, імена, функції або оператори. Результатом роботи формули є нове значення, яке виводиться як результат обчислення формули за вже наявними даними.

Якщо значення в комірках, на які є посилання у формулах, міняються, то результат зміниться автоматично.

Як приклад наведемо формули, що обчислюють корені квадратного тричлена: ax2 + bx + c = 0. Вони введені в комірки A2 і A3 і мають такий вигляд:

= (-B1 + КОРЕНЬ (B1 * B1-4 * A1 * C1)) / 2/A1

= (-B1-КОРЕНЬ (B1 * B1-4 * A1 * C1)) / 2/A1

В комірках A1, B1 і C1 знаходяться значення коефіцієнтів a, b і с, відповідно. Якщо ви ввели значення коефіцієнтів a = 1, b =- 5 і з = 6 (це означає, що в комірках A1, B1 і C1 записані числа 1, 5 і -6), то в комірках A2 і A3, де записані формули, ви отримаєте числа 2 і 3. Якщо ви зміните число в комірці A1 на -1, то в комірках з формулами ви отримаєте числа -6 та 1.

Використання посилань і імен.

Посилання однозначно визначає комірку чи групу комірок робочого аркуша. Посилання вказують у яких комірках знаходяться значення, які потрібно використовувати в якості аргументів формули. За допомогою посилань можна використовувати у формулі дані, що знаходяться в різних місцях робочого аркуша, а також використовувати значення однієї і тієї ж комірки в кількох формулах.

Можна також посилатися на клітинки, які знаходяться на інших аркушах робочої книги, в іншій робочій книзі, або навіть на дані іншого додатку. Посилання на клітинки інших робочих книг називаються зовнішніми. Посилання на дані в інших додатках називаються вилученими.

Ім'я - легко запам'ятовується ідентифікатор, який можна використовувати для посилання на комірку, групу комірок, значення або формулу. Створити ім'я для комірки можна в полі імені. Використання імен забезпечує наступні переваги:

• Формули, використовують імена, легше сприймаються і запам'ятовуються, ніж формули, що використовують посилання на клітинки.

Наприклад, формула "= Активи-Пасиви" набагато зрозуміліше, ніж формула "= F6-D6".

• При зміні структури робочого аркуша досить оновити посилання лише в одному місці - у визначенні імен, і всі формули, які використовують ці імена, використовуватимуть коректні посилання.

• Після того, як ім'я визначено, воно може використовуватися в будь-якому місці робочої книги. Доступ до всіх імен з будь-якого робочого аркуша можна отримати за допомогою вікна імені в лівій частині рядка формул.

• Ви можете також визначити спеціальні імена, діапазон дії яких обмежується поточним робочим аркушем. Це означає, що ці імена можна використовувати лише на тому робочому аркуші, на якому вони визначені. Такі імена не відображаються у вікні імені рядку формул або вікні діалогу "Присвоїти ім'я", якщо активний інший робочий аркуш книги.

• Excel автоматичне створює імена на основі заголовків рядків і стовпців робочого аркуша. Детальних інформація про створення таких імен міститься в розділі "Бази даних".

• Після того, як ім'я визначено, ви можете:

• Замінити всі відповідні посилання цим ім'ям у всіх місцях робочого аркуша.

Наприклад, визначивши ім'я "Прибуток" як "= $ F $ 12", можна замінити всі посилання на клітинку $ F $ 12 ім'ям "Прибуток".

• Швидко перейти на пойменовану посилання, замінити посилання, вставити посилання у формулу за допомогою вікна імені в рядку формул.

Переміщення та копіювання формул. Відносні й абсолютні посилання.

Після того як формула введена в клітинку, ви можете її перенести, скопіювати або поширити на блок комірок.

При переміщенні формули в нове місце таблиці посилання у формулі не змінюються, а осередок, де раніше була формула, стає вільною. При копіюванні формула переміщується в інше місце таблиці, посилання змінюються, але комірка, де раніше знаходилася формула, залишається без зміни. Формулу можна поширити на блок комірок.

При копіюванні формул виникає необхідність керувати зміною адрес комірок чи посилань. Для цього перед символами адреси осередку або посилання встановлюються символи "$". Змінюватися тільки ті атрибути адреси комірки, перед якими не стоїть символ "$". Якщо перед усіма атрибутами адреси комірки поставити символ "$", то при копіюванні формули посилання не зміниться.

Наприклад, якщо в запису формули посилання на клітинку D7 записати у вигляді $ D7, то при переміщенні формули змінюватиметься лише номер рядка "7". Запис D $ 7 означає, що при переміщенні буде змінюватися тільки символ стовпця "D". Якщо ж записати адресу у вигляді $ D $ 7, то посилання під час переміщення формули на цю адресу не зміниться і в розрахунках будуть брати участь дані з комірки D7. Якщо у формулі вказаний інтервал комірок G3: L9, то управляти можна кожним з чотирьох символів: "G", "3", "L" і "9", поміщаючи перед ними символ "$".

Якщо в посиланні використовуються символи $, то вона називається абсолютною, якщо символів $ на засланні немає - відносною. Адреси таких посилань називаються абсолютними і відносними, відповідно.

Абсолютні адреси при переміщенні формул не змінюються, а у відносних адресах відбувається зсув на величину переносу.

Функції

Функції в Excel використовуються для виконання стандартних обчислень у робочих книгах. Значення, які використовуються для обчислення функцій, називаються аргументами. Значення, що повертаються функціями як відповідь, називаються результатами. Крім вбудованих функцій ви можете використовувати в обчисленнях користувальницькі функції, які створюються за допомогою засобів Excel.

Щоб використовувати функцію, потрібно ввести її як частину формули в комірку робочого аркуша. Послідовність, в якій повинні розташовуватися використовувані у формулі символи, називається синтаксисом функції. Всі функції використовують однакові основні правила синтаксису. Якщо ви порушите правила синтаксису, Excel видасть повідомлення про те, що у формулі є помилка.

Якщо функція з'являється на самому початку формули, їй повинен передувати знак рівності, як і у всякій іншій формулі.

Аргументи функції записуються в круглих дужках відразу за назвою функції і відокремлюються одне від одного символом крапка з комою ";". Дужки дозволяють Excel визначити, де починається і де закінчується список аргументів. Усередині дужок повинні розташовуватися аргументи. Пам'ятайте про те, що при записі функції повинні бути присутніми відкриває і закриває дужки, при цьому не слід вставляти пробіли між назвою функції і дужками.

В якості аргументів можна використовувати числа, текст, логічні значення, масиви, значення помилок чи посилання. Аргументи можуть бути як константами, так і формулами. У свою чергу ці формули можуть містити інші функції. Функції, що є аргументом іншої функції, називаються вкладеними. У формулах Excel можна використовувати до семи рівнів вкладеності функцій.

Поставлені вхідні параметри повинні мати допустимі для даного аргументу значення. Деякі функції можуть мати необов'язкові аргументи, які можуть бути відсутні при обчисленні значення функції.

Типи функцій

Для зручності роботи функції в Excel розбиті по категоріях: функції управління базами даних і списками, функції дати і часу, DDE / Зовнішні функції, інженерні функції, фінансові, інформаційні, логічні, функції перегляду і посилань. Крім того, присутні такі категорії функцій: статистичні, текстові та математичні.

За допомогою текстових функцій є можливість обробляти текст: витягати символи, знаходити потрібні, записувати символи в суворо визначене місце тексту та багато іншого.

За допомогою функцій дати і часу можна вирішити практично будь-які завдання, пов'язані з урахуванням дати чи часу (наприклад, визначити вік, обчислити стаж роботи, визначити кількість робочих днів на будь-якому проміжку часу).

Логічні функції допомагають створювати складні формули, які залежно від виконання тих чи інших умов будуть здійснювати різні види обробки даних.

У Excel широко представлені математичні функції. Наприклад, можна виконувати різні операції з матрицями: множити, знаходити зворотну, транспонувати.

За допомогою статистичних функцій можливо проводити статистичне моделювання. Крім того, можливо використовувати елементи факторного та регресійного аналізу.

У Excel можна розв'язувати задачі оптимізації та використовувати аналіз Фур'є. Зокрема, в Excel реалізований алгоритм швидкого перетворення Фур'є, за допомогою якого ви можете побудувати амплітудний і фазовий спектр.

Операції з матрицями

Для операції над матрицями в Excel застосовують такі засоби:

1. Використання масивів

2. Вбудовані функції: ТРАНСП, МУМНОЖ, МОПРЕД, МОБР

Масив виникає як безперервна прямокутна область даних, яка є посиланням у зазначених вище операціях. Формули, що обробляють масив відрізняються від звичайних наступним:

1. перед введенням формули маркується вся область масиву;

2. завершується введення таких формул - натисканням SHIFT + CTRL + ENTER;

3. формула полягає у фігурні дужки і повторюється у всіх клітинах області

8.14. Побудова діаграм.

У Excel є засоби для створення високохудожніх графіків і діаграм, за допомогою яких можна в наочній формі представити залежності, відображені в числових даних. Кнопки побудови графіків і діаграм знаходяться в групі Діаграми на вкладці Вставлення.

Виділіть всі елементи таблиці, включаючи заголовки, перейдіть на вкладку Вставлення і в групі Діаграми клацніть на кнопці Графік. Виберіть клацанням потрібний тип графіка.

У результаті на лист буде поміщена область, в якій відобразиться створений графік

Якщо ви клацнете на області побудови або будь-якому компоненті графіка або діаграми, в таблиці з'являться кольорові рамки, що вказують на клітинки або діапазони, з яких були взяті дані для побудови. Переміщуючи рамки в таблиці, можна змінювати діапазони значень, які використовувалися при створенні графіка. На кордонах області побудови, легенди і загальної області графіка є маркери, перетягуючи які можна змінювати розміри їх прямокутників.

Щоб перемістити графік, підведіть покажчик миші до порожнього місця в правій частині графіка і, утримуючи кнопку миші, перемістіть графік у довільному напрямку.

Щоб змінити проміжок значень, що відображаються на вертикальній шкалі, клацніть правою кнопкою миші на області осі Y і виберіть команду Формат осі. У діалоговому вікні в розділі Параметри осі виберіть варіант мінімальне значення в положення фіксоване і в текстовому полі праворуч наберіть потрібне значення.

Встановіть перемикач максимальне значення в положення фіксоване і в текстовому полі праворуч наберіть необхідне значення.

Можна збільшити і ціну поділки, щоб сітка даних не захаращувала графік. Для цього встановіть перемикач ціна основних поділок в положення фіксоване і наберіть праворуч потрібне значення.

У розділах цього ж вікна ви можете вибрати формат для шкали, вказати заливку опорних значень шкали, колір або тип лінії осі. Натисніть кнопку Закрити. Графік прийме необхідний вид.

При виділенні області графіка на стрічці з'являється новий набір Робота з діаграмами, що містить три вкладки: Конструктор, Макет, Формат.

На вкладці Конструктор можна підібрати для графіка певний макет і стиль.

Щоб ввести назву осі і діаграми після застосування макета, виконайте подвійне клацання на відповідній написи і наберіть потрібний текст. Його можна форматувати, використовуючи відомі вас інструменти.

За допомогою інструментів вкладки Макет можна змінити розташування і вид підписів і осей діаграми.

У групі Стилі фігур вкладки Формат можна підібрати візуальні ефекти для області побудови та елементів діаграми, попередньо виділивши їх.

Щоб перенести з Excel у документ Word будь-який графік або таблицю, потрібно виділити її, виконати команду Копіювати контекстного меню. Потім перейти в Word, клацнути правою кнопкою миші в місці розташування об'єкта і вибрати команду Вставити.

Самостійна робота №13 – Табличний процесор Excel

Форматування робочих аркушів. Зберігання документа: формати зберігання. Вставка робочих таблиць; пошук та заміна даних; перевірка орфографії. [3, с. 191-201, ]. Діаграми: базові елементи діаграми; види діаграм; створення та редагування діаграм. Консолідація даних. [3, с. 233-255].

Питання для самоконтролю

1. Основні можливості та функції табличного процесора.

2. Особливості інтерфейсу вікна MS Excel 2007.

3. Типи даних, що підтримують електронні таблиці.

4. Відносна та абсолютна адресація.

5. Які способи введення, редагування, форматування та видалення даних в комірках Вам відомі?

6. Формат введення формул в комірки.

7. Застосування стандартних функцій в Excel.

8. Сортування даних в електронних таблицях.

9. Створення та застосування фільтрів та автофільтрів.