Тема 8 Лекція 13: програмні засоби роботи зі структурованими документами. Табличні процесори

Анотація

Системи табличного оброблення даних. Електронні таблиці. Основні відомості про табличні процесори. MS Excel для Windows. Робоче вікно MS Excel. Призначення головного меню. Призначення панелі інструментів. Робота з файлами та аркушами. Системи табличного оброблення даних. Функції. Діаграми. Налаштування інтерфейсів програм на потреби користувача. Проведення аналізу. Робота із списками даних. Аналіз даних у списках за допомогою запитів. Аналіз даних у списках за допомогою таблиць. Використання функцій MS Excel для проведення аналізу даних у списках.

11. Поняття табличного редактора

Табличні редактори (іноді їх називають також електронні таблиці) на сьогоднішній день, одні з найпоширеніших програмних продуктів, що використовуються у всьому світі. Вони без спеціальних навичок дозволяють створювати досить складні додатки, які задовольняють до 90% запитів середніх користувачів.

Табличні редактори з'явилися практично одночасно з появою персональних комп'ютерів, коли з'явилося багато простих користувачів не знайомих з основами програмування. Першим табличним редактором, який отримав широке поширення, став Lotus 1-2-3, що став стандартом де-факто для табличних редакторів:

• Структура таблиці (перетину рядків і стовпців створюють осередки, куди заносяться дані);

• Стандартний набір математичних і бухгалтерських функцій;

• Можливості сортування даних;

• Наявність засобів візуального відображення даних (діаграм).

У СРСР отримали широке поширення два табличних редактора SuperCalc і Quattro Pro. З появою Microsoft ® Windows і його застосувань стандартом де-факто став табличний редактор Microsoft ® Excel.

Особливості Microsoft ® excel

Microsoft Excel – засіб для роботи з електронними таблицями, набагато перевищує за своїми можливостями існуючі редактори таблиць, перша версія цього продукту була розроблена фірмою Microsoft в 1985 році. Microsoft Excel – це простий та зручний засіб, що дозволяє проаналізувати дані і, при необхідності, проінформувати про результат зацікавлену аудиторію, використовуючи Internet. Microsoft ® Excel розроблений фірмою Microsoft, і є на сьогоднішній день найпопулярнішим табличним редактором у світі.

Крім стандартних можливостей його відрізняє такі можливості, він виводить на поверхню центральні функції електронних таблиць і робить їх більш доступними для всіх користувачів. Для полегшення роботи користувача спрощені основні функції, створення формул, форматування, друк і побудова графіків.

Ключові переваги

• Ефективний аналіз і обробка даних;

• Багаті засоби форматування та відображення даних;

• Наочний друк;

• Спільне використання даних і робота над документами;

• Обмін даними та інформацією через Internet і внутрішні Intranet-мережі.

Що дає Microsoft Excel

Ефективний аналіз і обробка даних

• Швидкий і ефективний аналіз, зручні засоби для роботи з даними (майстер зведених таблиць дозволяє швидко обробляти великі масиви даних і одержувати підсумкові результати в зручному вигляді);

• Механізм автокорекції формул автоматично розпізнає і виправляє помилки при введенні формул. Microsoft Excel уміє розпізнавати 15 найбільш поширених помилок, які допускаються користувачами при введенні формул в комірку. Наприклад, автоматично виправляються помилки, пов'язані з неправильними посиланнями, отриманими в результаті переміщення комірок. Введений помилково символ "х" автоматично перетворюється на знак множення і т.д. Природно, при цьому Excel спочатку запитує користувача, чи потрібно проводити виправлення;

• Використання природної мови при написанні формул;

• Проведення різних обчислень з використанням потужного апарату функцій і формул;

• Дослідження впливу різних факторів на дані;

• Рішення задач оптимізації;

• Отримання вибірки даних, які відповідають певним критеріям;

• Побудова графіків і діаграм;

• Статистичний аналіз даних. У Excel для Windows є настільки потужний апарат математичної статистики, що ви можете займатися статистичним моделюванням.

Багаті засоби форматування та відображення даних

Засоби форматування роблять оформлення таблиць яскравішим і зрозумілим (можливості злиття комірок в електронній таблиці, поворот тексту в комірці на будь-який кут, накреслення тексту в комірці з відступом);

Майстер створення діаграм дозволяє зробити подання даних у таблицях більш наочним (більш зручний і потужний майстер створення діаграм, крім стандартних, нові типи діаграм - діаграми у вигляді круглих стовпчиків, тетраедрів, у вигляді "бубликів" та ін.)

Наочна друк

Багато користувачів стикалися з проблемами під час друку складних електронних таблиць. Багато труднощів пов'язані з недостатньо точним визначенням області друку, тобто того, яка частина електронної таблиці буде надрукована. Тому Microsoft Excel забезпечує попередній перегляд границь друкованої області. Після включення режиму відображення меж друкованих областей поверх таблиці з'являється сітка, яка показує, яка частина таблиці буде надрукована на якій сторінці. При необхідності вмістити на одній сторінці додаткову кількість стовпців або рядків таблиці, досить просто перетягнути границю сторінки в потрібне місце і Microsoft Excel сам розрахує необхідну зміну шрифту та масштабу зображення для друку зазначеного діапазону комірок на одній сторінці.

Спільне використання даних і робота над документами

Тепер для користувачів Microsoft Excel доступний режим реальної багатокористувацької роботи. Кілька різних користувачів можуть одночасно працювати з однією і тією ж таблицею і навіть документувати внесені зміни. Аналогічно режиму виправлень у Microsoft Word, тепер можна залишати коментарі про те, хто і коли вніс зміни в дану комірку

Обмін даними і робота в Internet

• Можливість використовувати найсвіжіші дані. За допомогою Microsoft Excel Ви можете отримувати їх у вигляді електронних таблиць прямо Web-серверів в Internet. Microsoft Excel містить вбудовані функції, що дозволяють легко поміщати на Web-сервер документи, створені в середовищі Microsoft Excel. До їх числа належать: майстер збереження документа у форматі HTML, засіб перегляду вмісту документів Microsoft Excel для користувачів, які не працюють з цією програмою та ряд інших;

• Ви можете використовувати вбудований Internet Assistant для перетворення таблиці у формат HTML і публікації на Web-сервері. Microsoft Excel дозволяє імпортувати дані з HTML-документів, знайдених на Web-сервері, відновлюючи при цьому формат та оформлення таблиці. Після імпорту дані доступні для виконання будь-яких операцій в Microsoft Excel;

• Web Queries. У Microsoft Excel 97 є операція створення запиту до даних, що зберігаються на Web-сервері. Можна створити постійне посилання на сторінку в Internet і дані в таблиці будуть оновлюватися автоматично.

Майстри

Для полегшення роботи в Microsoft Excel передбачені різні засоби, що полегшують рутинну роботу. Одним з таких засобів є Майстри (помічники). Їх декілька:

• Майстер Діаграм, що дозволяє спростити побудову діаграм;

• Майстер Функцій, що дозволяє спростити написання функцій;

• Майстер Підказок, для швидкого пошуку інформації (хоча він і не є майстром, в строгому сенсі цього слова).

• Майстер Web-сторінок, для створення HTML-сторінки за допомогою Microsoft Excel.

• Майстер шаблонів, дозволяє створити новий шаблон чи базу даних.

• Майстер зведених таблиць дозволяє аналізувати не тільки будь-який зріз наявної інформації, а й упорядковувати стовпці, рядки та заголовки сторінок методом перетягнути і відпустити.

• Майстер перетворень, дозволяє конвертувати документи в Excel з інших форматів.